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リックソフトブログ

＜承認プロセスの効率化＞新機能紹介｜Jira Service Management Cloud「新しいワークフローエディターでの承認設定」

2025年01月24日（2025年02月07日 更新）

富澤（カスタマーサクセスチーム）

富澤（カスタマーサクセスチーム） tomizawa

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--この記事は、Jira Service Managementの設計者・管理者向けの新機能情報です--

このたび、 Jira Service Management Cloud の新しいワークフローエディターで「承認」が設定できるようになりました。

承認依頼が来ると承認者に通知が届くため、申請者は別のチャットツールで上長に連絡する手間が省けます。承認者も通知を見逃さずに迅速に対応できます。

ワークフローに承認ステップを追加することで、責任の所在が明確になり、不正やミスの抑止につながります。

※ 本機能は企業管理対象プロジェクトのみご利用可能です

本記事では

を紹介していきます！

新機能の概要

■ワークフローの承認設定について

承認設定を行うと、次のステータスに進むためには、承認者の「承認」操作が必須になります。

承認依頼を行うと、指定されたユーザーに承認依頼のメールが届きます。

承認者は、メール内のボタン、カスタマーポータル、またはJira課題（※ライセンス保有者の場合）から「承認」または「却下」を実行できます。

申請者はステータスを遷移させるだけで承認依頼が可能となり、承認プロセスが迅速化されます。

＜新機能＞新しいワークフローエディターでの承認設定について

これまで従来のワークフローエディターでのみ設定可能であった承認設定が、新しいワークフローエディターでも設定可能になりました。

■新しいワークフローエディターとは

新しいエディターでは、従来のエディターから、UI やカスタマイズ仕様が大きく改善され、編集や公開がより簡単にできます。

従来のエディターでは、ワークフロー編集時に以下のステップが必要でした。

  1. ワークフローをコピー
  2. コピーしたワークフローを編集
  3. 編集したワークフローをワークフロースキームに割り当て（付け替える）
  4. ワークフロースキームの公開

新しいエディターでは、利用中のワークフローをそのまま編集するなど、直感的に操作できます。

詳細は、アトラシアンドキュメント（新しいワークフロー エディターとは）をご参照ください。

■新しいワークフローエディターへの切り替え

従来のエディターの方は、既定のカスタマイズ画面を新しいワークフローエディターにすることで、新しいエディターで簡単にワークフローに承認設定ができます。

操作：［エディターを切り替える］＞［既定のエディターを変更］＞［新しいエディター］を選択

⚠️

新しいエディターでは一部の機能（アプリや高度な設定など）が未対応の場合があります。その場合は、従来のエディターに戻すことができます。

設定方法・活用シーン<物品購入リクエストで承認ステップを追加する例>

■設定方法

物品購入のリクエストにおいて、新しいワークフローエディターで承認設定をしてみましょう。

【承認者カスタムフィールドの作成】

はじめに承認者を指定するフィールドを作成します。

操作：右上歯車マーク ＞［課題］ ＞ ［カスタムフィールド］＞［カスタムフィールドを作成］からユーザーピッカー（単一ユーザー）を作成

フィールド例：承認者　自部門長　など

カスタムフィールドを作成後、フィールドを表示させる画面を選択します。

【ワークフローの編集】

ワークフローを編集し承認設定を行います。

操作：［プロジェクト設定］＞［ワークフロー］＞［ワークフローを編集］をクリック

承認ステップを追加したいステータスに、承認された場合、却下された場合のトランジションとステータス先をそれぞれ追加します。

設定後、画面右側の承認メニューにある「＋」をクリックします。

（従来のエディターの場合は、「承認ステップを含めます」のチェックボックスをクリックします）

用意したカスタムフィールドを指定した後、承認または却下された場合のトランジションを選択します。

「担当者」と「報告者」を承認者から除外するかどうかも設定します。

最後に、「ワークフローを更新」して設定完了です。

（従来のエディターの場合は、下書きを公開します）

活用シーン

サービスプロジェクトにおいての承認ワークフローは様々なシーンで使えそうですね。

活用例を考えてみました。

  • 採用管理で、最終的な採用決定は関係者全員の承認を得る
  • 経費管理で、〇〇万以上の出張費が発生する場合は、自部門長の承認を得る
  • カスタマーサポートで、顧客向けマニュアルをリリース前に、チームリーダーの承認を得る
  • カスタマーサポートで、顧客環境にリモートアクセスする際に、顧客（カスタマー）の承認を得る
  • IT システム部門で、ソフトウェアの導入前に、セキュリティ担当者の承認を得る
  • IT システム部門で、データベースのアップグレードやサーバー構成の変更作業は、変更マネージャー（チームリーダー）の承認を必須とする
    • ITSM（ITサービス管理）ツールにおける変更管理で承認機能を利用します

活用シーンを考える中で、ドキュメント公開後に内容の間違いに気付き、慌てて訂正作業をした自身の経験を思い出しました。

コンテンツ公開前にレビュアーが承認するステップを追加することで、事前に間違いを発見しやすくなります。

承認ワークフローは、今回ご紹介した企業管理対象サービスプロジェクトのほか、Jira Cloud（※Premium プラン以上）のチーム管理対象ビジネスプロジェクトでも利用可能です。

業務で承認ステップが必要なシーンでは、ぜひ本機能をご活用ください！

\\Jira Service Management要チェック機能//

◼️＜AIで顧客対応の効率化＞新機能紹介｜Jira Service Management Cloud「顧客への返信の下書き作成と仮想サービスエージェントのチャンネル拡大（電子メール）」（ベータ版）

◼️Jira Service Management の管理者になる道のりは遠い...？どこからスタートすべき？【１日半でJiraとJSMの設計者になれる研修、はじめました】

◼️絞り込み表示が可能に＞新機能紹介｜Jira Service Management Cloud「フォームの連動ドロップダウンフィールド」


リリース時期

本機能は2025年1月にリリース済みです。まだお持ちの環境に機能が反映されていない場合でも、今後1～2ヶ月以内に反映されると思われます。

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おすすめ記事✨＜JSM×AIの底力を見て！＞リクエスト管理の回答作成までの手間を（１）手動
（２）Atlassian Intelligence （３）Atlassian Rovo で比較してみた

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富澤（カスタマーサクセスチーム）

富澤（カスタマーサクセスチーム） tomizawa

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