【月6時間削減】人事総務の残業申請チェック業務をノーコードで自動化｜ジョブカン×Workato

こんにちは、AI・DX室です。

AI・DX室は、社内課題の特定や改善、AI活用による業務改革を通じて生産性を高め、データ活用で迅速かつ質の高い意思決定を支援しています。各部署と連携しながら DX推進をリードしています。

今回のブログでは、Workatoを用いて労務管理業務を自動化した事例を紹介します！

バックオフィス部門の業務課題

リックソフトでは残業時に事前に申請が必要ですが、実際には「残業しているのに申請が出ていない」というケースが少なくありません。 

これまでは、担当者が以下の3つのツールを使って確認、連絡をしていました。

1. ジョブカン勤怠（勤務実績、残業申請の確認）
2. エクセル（テンプレートでデータの整形・照合）
3. Slack（未提出者へのリマインド連絡）

複数ツールを横断して確認や連絡を行う作業は負荷が高く、毎月約6時間もの工数を費やしていました。

この課題を解決するために Workato（ワーカート）を使い、自動化をしました。

現場主導で自動化を実現できる Workatoとは？

Workatoは、社内で利用している様々なアプリケーションやデータベースを連携させ、業務プロセスを自動化する iPaaS（統合プラットフォーム）です。

プログラミングの知識がなくても、「レシピ」と呼ばれる直感的な操作でワークフローを構築できるため、IT部門だけでなく現場のビジネスユーザー主導で業務改善ができる点が大きな特徴です。

Salesforceや Slackなど数千種類のアプリを繋ぎ、データ入力などの手作業を自動化することで、組織全体の生産性向上とDX（デジタルトランスフォーメーション）の加速を実現します。

Workatoについて：Workato クラウド型の業務自動化ツール｜リックソフト 

たったの3ステップ！Workatoの仕組み

こちらが今回作成したレシピの全体図です。

レシピは一見複雑に見えるかもしれませんが、実はやっていることは非常にシンプルで「取得 → ループ → 条件判定」の３ステップだけです。

以降、各ステップを順に解説します。

レシピの全体像

1. データの取得 ジョブカン勤怠から、全社員の先週分の「勤務実績データ」と「残業申請データ」を取得します。 以降のステップで扱いやすくするために、Workatoのルックアップテーブルに追加しています（勤怠実績データは、残業しているもののみを追加）。

   

   データ取得の部分

2. ループ処理 全従業員に対して、ステップ３を回します。

   

   ループ処理の部分

3. 条件判定 ステップ１で取得したデータを照合し、「残業をしている」かつ「残業申請が出ていない」データだけを抽出。条件に該当した対象者へメールを送信します。

   

   条件判定&アクション部分

4. 運用設計（モニタリング） 送信先・件数をSlackに自動投稿します。実行状況を可視化し、改善のPDCAに活用できます。

   

   モニタリングの部分

確認作業をWorkatoで自動化した結果

自動化の結果、月6時間の工数を削減できました。

週次の確認作業は完全に不要となり、担当者は本来注力すべき業務に集中できるようになりました。

まとめ

今回は、人事総務の定型業務「残業申請チェック業務」の自動化事例を紹介しました。

Workatoを活用すれば、このような定型業務をスピード感を持って自動化し、組織全体の生産性を上げることが可能です。

Workatoの最高位パートナーであるリックソフトは、Workatoの専門知識を持つプロフェッショナルがしっかりとサポートします。

ご興味のある方はこちらからぜひお気軽にご連絡ください。

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