AIエージェント×Workato Goで劇的変化！申請業務を効率化するDX最新事例

こんにちは、AI・DX室です！

AI・DX室は、社内課題の特定・改善とAI活用による業務改革を通じて生産性を高め、データ活用による迅速かつ質の高い意思決定を支援しながら、全社的な DX推進をリードしています。

複雑化した社内申請フローが生む課題

「この申請、どのシステムでやればいいんだっけ...」

あなたの会社でも複雑な社内申請フローが業務のボトルネックになっていませんか？

社内の申請フローは管理部署ごとに作られることが多く、とりわけ入社直後は「どのシステムでどの部署に申請するのか」「申請時に何が必須情報なのか」が分からず、先輩に都度聞いたり、過去の申請を参照しながら入力する運用が発生しやすいです。

特に私が初めて NDAの申請をしたときは、これらの理由からとても難しく感じました。

• 契約に関する基礎リテラシーがないと NDA申請フローの理解に時間がかかる
• 申請から締結までに Jiraや Slack、ジョブカンの3つのツールを使うため、都度次の手順を確認する必要がある
• 押印段階で追加情報が判明し、取引先への再確認など無駄なコミュニケーションが発生する

今回は、このような多くの企業が抱える課題に、「Workato」のAI機能「Workato One」 を用いて検証を行ったので、第一弾に続けてご紹介します。

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解決の鍵は「Workato One」

Workato Oneとは？

Workatoが提供する、生成AIを活用した業務自動化のための新機能です。

• Workato：Jiraや Salesforceなどを連携させ、ワークフローを自動化できるプラットフォームです。
• Workato One：ユーザーの負担を減らすために設計された AI自動化機能です。ユーザーは複雑な手順を覚えず、チャットで依頼するだけで処理が進みます。
  Genie（ジーニー）と呼ばれる AIエージェントがユーザーからの指示に合わせて最適なスキル（事前に作成されたワークフロー）を自動的に選び、実行します。
• Workato Go：Workato Oneの Genieとユーザーを繋ぐチャットUIです。ユーザーはここからGenieを選択し、自然言語で会話が進められます。

Workato Goの画面

なぜ Workato Oneを選んだのか？

今回 Workato Oneを選んだ理由は、Workato Oneの検証を実務観点で進められるためです。

複雑な社内申請でもガバナンスと SLAを担保しながら、現場が短期間で「使える形」に落とし込めます。

他ツールとの比較としては、Difyは LLMアプリ開発に強みがある一方、社内申請のような多段ワークフローや承認・監査まで含む業務運用は不得手です。

これらのガバナンスや SLAを要する領域では、Workatoが優位と判断しました。

AIエージェントが実現する新しい申請体験

活用ユースケースの1つとして、当社の「与信・反社チェック」の業務フローの AI化を検証したところ、良い効果が期待できることがわかりました。

今回構築した Genieの仕組みについて説明します。

仕組み（Genie）の概要

今回はバックオフィスの申請に特化したAIエージェントとして、「申請エージェントGenie」を作成しました（図1）。

Genieは、あらかじめ用意した複数のスキルを保有し、ユーザーからのチャットの指示に対して最適なスキルを自動で選択、実行してくれます。

図1 申請エージェントのイメージ図

Before：従来の与信・反社チェックフロー

従来のフローは次のとおりです。

1. 申請者が取引先DBで与信・反社の実施有無を確認
2. 未実施の場合、申請者が Jiraで与信反社チェック依頼を起票
3. 担当者が情報収集・チェック実施 → 上長承認 → 結果連絡（待ち時間が発生）

この運用では、一連のフローに約40分/件を要していました。

After：Workato Oneで再設計した新フロー

Workato Oneでフローを再構築した結果、次のようになりました。(図2)

1. Genieを選択：申請エージェント
2. 依頼を入力：「与信・反社チェックの Jira課題を作成して」と入力すると、命令②（図1）が呼び出され、必要な情報の入力を求められる
3. 必要情報に回答：企業名／代表者／概要URL 等の必要な情報を回答する
4. 自動実行：既存チェックの有無判定→未実施なら AIによる一次チェック＋Jira起票
5. 結果通知：一次チェックの結果と課題URLを通知。人の最終確認が必要な場合は担当者へアラートする

図2 新しい与信・反社チェックの図

導入により見込まれる効果

Workato Oneでフローを再設計した結果、従来は1件あたり約40分かかっていた作業を、80%削減できる見込みです。

ユーザーは担当者の対応を待たずにそのまま手続きを進められ、申請者は業務スピードが上がります。

この検証では、与信・反社チェックの運用担当者から「実務で使えそう」と評価を得られました。

検証の成果と気づき

Workato Oneを活用することで、様々な申請フローのルールや手順書を探す手間がなくなり、各種申請を一つの Genieで AI化できることがわかりました。

一方で、同一の指示文でも異なるスキルが呼び出される場合がありました。

今後は、スキルの呼び出し条件や Genieの設定について見直し・調整を行うことで、意図したスキルが安定して選択されるよう改善していきます。

今後の展望

今回の検証を踏まえ、他の申請フローの自動化、他の業務への横展開を進める予定です。

用途ごとに特化した Genieを設計することで、全社的な生産性向上につながると見込んでおり、正式リリース後に速やかに本格導入できる体制を整えていきます。

個別最適が積み重なったレガシーな業務フローに課題を抱える企業にとって、Workato Oneのような AIエージェントは有効な選択肢になり得ます。