【38.5時間の工数削減】Salesforce × Confluence × Rovoで商談経緯を自動要約！「書かない議事録」を実現

「Salesforce商談を入力し、Confluenceで議事録を作成、さらに過去の商談議事録を読み返す。この繰り返し、もっとスマートにできないか？」

営業組織において、Salesforceと Confluenceの二重管理に悩むケースは少なくありません。

情報の断絶は、検索コストの増加だけでなく、意思決定のスピードも鈍らせます。

今回は、この課題を Atlassian Rovo（AI）を活用して解決し、3ヶ月で38.5時間の削減に成功した事例をご紹介します。

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1. 現場を疲弊させる「二重管理」と「情報のブラックボックス化」

当社の営業活動が増加する中で、3つの課題が深刻化していました。

• 入力負荷の増大： Salesforceと Confluence、両方に同じような内容を入力する手間。
• 情報の分断： 商談レコードと議事録が紐付いておらず、後から探すのが一苦労。
• キャッチアップの壁： 複数回にわたる商談の経緯を把握するために、過去の議事録を全て読み返す膨大な時間。

これらを「仕組み」と「AI」で解決することにしました。

2. 構築した「自動連携・AI要約」の仕組み

私たちが構築したフローは以下の通りです。

AI活用フロー

① Salesforceから Confluence議事録ページを「ワンクリック」で作成

Salesforceの商談ページ上に「議事録作成ボタン」を設置しました。

これをクリックすると、Confluenceの APIが走り、salesforceの「商談名、顧客名、商談背景、顧客の課題」などが最初から埋め込まれた「議事録の雛形」が自動生成されます。

② 双方向の自動リンク

Confluenceページが生成された瞬間、Salesforce側にはそのページの URLが、Confluence側には Salesforceの商談URLが自動で書き込まれます。

これで「あの商談の議事録どこ？」という迷子が発生しません。

③ Rovo「商談サポートAI」による過去経緯の要約

ここが最大の特徴です。Confluenceページが作成されると、Rovoの AI Agent（商談サポートAI）が自動で起動します。

AIは、そのページに紐付いている「過去の議事録」を参照し、以下の4つのポイントに絞って時系列のサマリを出力します。

1. 商談の背景： なぜこの商談に至っているのか
2. 顧客の課題（ボトルネック）： 何が障壁となっているのか
3. 提案した内容： これまで何を提示してきたか
4. ネクストアクション： 次に何をすべきか

営業担当は、新しい議事録を書き始める前に、この4点を確認するだけで「これまでのあらすじ」を簡単に把握できるようになりました。

商談サポートAIのアウトプット

3. 3ヶ月で「38.5時間」を創出！

2025年9月から12月12日までの実績を振り返ると、以下のような成果を上げることができました。

• 稼働実績： 累計 462 件
• 1件あたりの短縮時間： 5分（営業メンバへの実測確認）
• トータル削減時間： 約38.5時間（462件 × 5分）

時間短縮だけではなく、過去の経緯を即座に把握できるため、引き継ぎのスピードが上がり判断の質が向上しました。

営業メンバーからも自分が案件にアサインされた時の確認として利用できるという声を得られました。

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4. AI活用で変わる、これからの働き方

今回の取り組みを通じて確信したのは、「AIが人に代わって業務を行うこと」の真の価値です。

「文書作成・情報整理・定型的な判断」は AIが得意とする領域です。

これらをAIに任せることで、私たちは以下のような「より難易度の高い仕事」に時間を割くことが可能になります。

• 本質的な「問い」を立てること
• 不確実な状況下での意思決定
• 周囲を巻き込み、成果まで責任を持つこと

私たちはすでに、議事録作成だけでなく、「顧客調査」や「提案資料の構成アイデア作成」についても、AIが実施できる仕組みを導入し、運用を始めています。

営業活動のあり方は、AIをパートナーにすることで劇的に変わります。まずは小さな「入力負荷の削減」から、大きな「働き方の変革」へと繋げていきませんか？

おわりに

Salesforceと Confluence、そして Rovoを連携させることで、情報は「探すもの」から「提示されるもの」へと変わります。

 皆さんも「AIによる営業活動の自動化」の第一歩を踏み出してみてください！

また、リックソフトでは、AI ツールの効果的な利活用に力を入れており、その知識をもとにお客様の環境に合わせたご提案が可能ですので、お気軽にご相談ください！