リックソフトブログ

2024年06月13日

<全てのスペースの棚卸し>新機能紹介|Confluence Cloud「スペース詳細情報のレポート出力」

Author

富澤(カスタマーサクセスチーム) tomizawa

富澤(カスタマーサクセスチーム)</mt:Var>

  

--この記事は、社内Wiki「Confluence(コンフルエンス)」の製品管理者向けの新機能情報です--

スペースディレクトリの整理がしたいけれども、どのスペースが使用されていないか、または大きなファイル容量を占めているかが分からず、困ったことはありませんか?

Confluence (コンフルエンス)管理者の皆様に朗報です!この度、サイト内の全スペースに関する詳細情報リストをダウンロードできる新機能が追加されました。

オンプレミス版Confluenceでは、データベースへアクセスしてスペース内の詳細情報を確認することが可能でしたが、クラウド版ではこれができませんでした。本機能を待望されていた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では

を紹介していきます!

新機能の概要

スペースレポート

サイト内に存在する全てのスペースの詳細情報をリスト化した CSV をエクスポートできます。

操作:右上歯車>データ管理>スペースレポート>レポートの作成>ダウンロード

(※ Confluence 製品管理者の権限が必要です)

レポート CSV イメージ

ダウンロードした CSV ファイルを見てみましょう。

CSV ファイルは、文字コードが「UTF-8」で出力されるため、 「Shift-JIS」へ変換してください!

変換方法についてはリックソフトブログ記事Jira(ジラ)のバックログ(課題)一覧をエクセルにエクスポートすると文字化けしてしまう...対処法は?を参照ください。CSV エクスポートしたUTF-8のファイルの文字化けを修正する方法についてまとめています。

下図のように出力されました!

CSV に含まれる情報列は次の通りでした。

  • スペース ID
  • スペースキー
  • スペース名
  • スペースタイプ( グローバル / 個人)
  • スペースステータス ( 現在 / アーカイブ済み / 削除済み )
  • 作成日
  • スペース作成者のアカウント ID
  • スペース作成者氏名 ※非アクティブな場合、 Unlicensed 表示がされます
  • 公開リンクの許可(オン/オフ )
  • 公開リンク数
  • 匿名アクセスステータス(オン/オフ)
  • 最後のアクティビティ日
  • コンテンツ数(アクティブなコンテンツ項目の数)
  • 添付ファイル(ファイル数)
  • 使用ストレージ容量 (MB)

※2024年6月7日時点での情報です

リリース時期

本機能は2024年5月にリリース済みです。まだお持ちの環境に機能が反映されていない場合でも、今後1~2ヶ月以内に反映されると思われます。

活用シーン

管理者とって各スペース状況をチェックできる有益な情報が取得できるので、以下のような棚卸し作業ができそうです。

使われていないスペース、パーソナルスペースをアーカイブ/削除する

コミュニティ記事によると、ある管理者は 30 個以上の非ライセンスユーザーのパーソナルスペースを削除したそうです!

それだけごっそり減ると、スペースの検索画面も整理されより使いやすくなりますね

(Standard プランの方向け)容量ファイルサイズをチェックし、容量サイズが大きいファイルを別のストレージツールへ移動する

Standard プランでは、容量制限が 250 GB となっています。そのため、各スペースの容量をチェックし、容量を超えないように対処することができます。

公開リンク/匿名アクセス関連のセキュリティチェック

各スペースの最終アクティビティ日とセキュリティ上気を付けるべき機能のオン/オフ状況がリスト化されます。これにより一定期間以上閲覧されていないけど、公開リンク機能がオンのままである、など注意すべき状態のスペースが分かります。

そのような状態のスペースは、定期的にチェックし必要に応じて機能をオフにすることで、Confluence を安全に利用することができます。

(補足/ Premium プラン以上の方向け)自動化機能である「スケジュールどおりにすべての非アクティブ ページ上の公開リンクを無効にする」のテンプレートルールを利用することが可能です。

自動化により、1か月公開リンクページが閲覧されていない場合は、自動的にそのページの公開リンクをオフにする、などの管理者の手間を削減する処理が自動的に実行されます。

詳細は アトラシアンサイト(See and learn about all of your spaces with the new Space Reports feature! (all editions)) でも公開されています。

今後一年半後くらい目安に、更なる情報をレポート出力できたり、任意のアクションが実行できる機能のアップデートが予定されているそうです!楽しみですね♪


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