ドキュメント管理とは？
ツールを導入するメリットや製品を選ぶ際のポイントについて解説

ドキュメント管理とは議事録や契約書など多くの部署で使用するものから、基本設計書、運用マニュアルなど部署ごとでしか使用しないような書類まで社内で業務上発生する全てのドキュメントを管理することです。

この「管理」という言葉には主にドキュメントの作成と保管だけを指していません。
ドキュメントの作成（および取得）処理（編集・承認・送付・受領など）、保存（記録）、処分（破棄、延長など）プロセス全体を指し、組織の生産性向上やコンプライアンスの確保などの要件を含みます。

ITツールがビジネスの場で普及する以前は、書類はすべて紙でファイリングし、社内の物理的な倉庫に入れていたというケースが多数でした。しかし2024年１月に施行する電子帳簿法保存法にあわせてドキュメント管理を総合的に見直し、ドキュメント管理の効率化を目指し電子化を進めようという動きが多くの企業で見られています。

ITツールを組み合わせたドキュメント管理が煩雑になってしまう理由

社内では日々業務を行う上で数多くのドキュメントがさまざまな形式（Word、Excel、Powerpointなど）で作成され、あらゆる場所（申請書原本ファイル、デスクトップ、会社サーバー、メールなど）に保存されます。

この状態を放置しておくと、同一文書の世代違いや最新ファイルが分からないといった問題が避けられません。
また各部門がそれぞれ同じようなファイルを別々に管理しており、会社全体で一元管理が出来ないなども問題視されています。

こうした課題を解消するためには、場所やデバイス問わずアクセス可能なクラウド型のドキュメント管理ツールを導入することがおすすめ。利用する人数や機能、何にこだわるかによってツールの選び方は変わってくるため、自社や目的に合ったものを選択することが大切です。

<ドキュメント管理の失敗あるある！>

バージョン管理の失敗

• 部の予算管理表、編集しているときに別のメンバーも開いたため、競合ファイルが作成されてしまった。
• 全社の共有サーバだとアクセスするのに時間がかかる。よく閲覧するマニュアルなのでダウンロードしてローカルデスクトップに置いて使っていたが、知らない間に最新バージョンになっていた。

アクセス管理の不備

• 「ここを参照してください」とファイル保管場所を指示した相手は、閲覧権限を持っていなかった。一時的にフォルダごと閲覧権限を付与したが、本来は閲覧してはいけないファイルにも閲覧できるようになっていた。

ペーパーレス化の推進、DX推進への対応といった現代の社会課題に適応すべく、ドキュメント管理の一元化を目的に開発されたツールがあり、導入している企業が増えています。

ドキュメント管理ツールを導入することで「業務効率化」や「情報のアップデート」などが可能になります。ここでは代表的なメリットについて解説します。

必要なタイミングで簡単に最新版にアクセスできる

ドキュメント管理に特化したツールには基本機能として検索機能があります。この検索機能によって、社内及び社外（ツールによる）でも目的の資料や契約書へ簡単にアクセスし編集することが可能です。ナレッジ管理やコミュニケーションの活性化、社内Wikiとしての役割も果たします。

またバージョン管理機能によって旧バージョンの書類を誤って使用するなどのリスクを回避でき、きちんと最新版のファイルにアクセスすることもできます。さらに「過去バージョンの参照」や「ロールバック機能」を用意している場合が多く、変更経緯の確認や旧バージョンへ戻すなどの対応も行えます。

高いレベルのセキュリティでドキュメントを保管できる

顧客情報や契約書など情報に合わせてアクセス権を変えられるためセキュリティレベルを調整することが可能です。アクセス制限はフォルダ、ファイルそれぞれに対して部門、個人単位での権限設定を細かく設定できます。

ドキュメントの閲覧、編集履歴を記録、管理することができるため、社内における情報漏洩やデータの紛失、改ざんなどの防止対策にもつながります。

情報の共有からワークフロー申請までを一括で行える

従来のドキュメント管理ツールはワークフロー申請を基本機能として搭載していないものが多く、ツール導入の際に両者を切り分けて検討することが当たり前でした。

近年ではワークフロー申請に対応しているツールもいくつか登場しており、情報の管理と申請を同一環境で行えることを大きなメリットと捉えて選択する企業が増えています。

ドキュメント管理ツールの導入をする際に、自社の業務課題を明確にした上で必要な機能要件を満たすツールを選ぶ必要があります。ここではツールを選ぶポイントについて解説します。

管理＋αの機能があるか

ツールの導入を成功させるには現場が使いやすいことも大切な要素です。そこで、ドキュメント管理ツールの基本機能以外にどのような補助機能が用意されているかに着目してみましょう。

複数のツール（ソフトウェア）で作業を分けていると、ツール間のデータ移動が手間になります。一つのツールで複数の作業ができるのはやはり魅力的でしょう。ただし、ツールが複雑化しすぎて使いこなせないといった声もよく聞かれます。自社にはどのような機能が必要なのかをしっかり見極めることが大切です。

デジタル時代の文書管理はどう変わる？
新しい文書管理の2つのポイント

複数の検索機能があるか

ドキュメント管理ツールでは膨大な情報量を管理するため、いかに目的の資料や契約書をすばやく簡単に見つけることが出来るかが大切です。検索対象に文書のファイル名だけでなく、文書の中身も含まれるものを選べば、「あのことが書いてあるファイルってどれだっけ？」と、データを探す手間が省けます。

ツール内では主に「キーワード検索」を使用して目的の情報を検索します。キーワード検索では「ライブサーチ」によって候補となる情報を即座に表示してくれるものや「あいまい検索」という誤字脱字や不足する情報の中でもアシストしてくれるような検索補助機能もあります。

他のツールやアプリと連携できるか

今や日本企業の半数以上が10以上のSaaSツールを使っていると言われています。ドキュメント管理ツールを選ぶ際に、自社で導入済みの業務効率化ツールやその他システムと連携できるか確認をする必要があります。特に業務プロセスにおいて関係性が深いシステムと連携ができない場合、手間が発生し運用面での重要な課題が残してしまいます。例えば「ワークフローシステム」「顧客管理システム（CRM）」などとの連携は特に重要です。

また拡張性が高いツールであるかを確認しておくことも大切です。その時のニーズに合うアプリやプラグインを追加するなど自由度の高い機能拡充ができれば、一から新しいツールの導入を検討する手間を省くことができるでしょう。

体系的なドキュメント管理ができるツールを検討しているならConfluenceがおすすめ。Confluenceは国内外合わせて75,000以上の利用者を抱えるグローバルスタンダードなビジネスサービスで、ナレッジ管理、社内Wikiとしての役割に適していて「テレワークでも使いやすいチームコラボレーションツール」として人気です。Confluenceの特徴を紹介します。

• レイアウトやパーツをカスタマイズしてページ作成が可能。テンプレート機能＆テンプレートのカスタマイズ機能もある。作成したページはPDF、Wordファイルへのアウトプットもできる
• 高度な検索機能（キーワード検索、絞り込み検索、あいまい検索、“作者別検索” “閲覧履歴”など）
• ページの変更履歴でバージョンの管理ができる
• メンション、コメント、インラインコメントなどでコラボレーションなワークスタイルが実現可能
• ナレッジを種類別や用途別に分類できるスペース機能
• ファイルのビューワー機能があり、元のファイルを開かなくてもすぐに添付ファイルにアクセス可能

Confluenceならノウハウやナレッジを体系的にまとめ、効率的なドキュメント管理を実現できます。