Jira Service ManagementでProForma: Forms & Checklist for Jiraを活用してみよう

2021年11月19日（2023年05月08日更新）

野澤翔太

野澤翔太 Shota Nozawa

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今回は、Jira Cloudにバンドルされる予定と話題の「ProForma：Forms ＆ Checklist for Jira」について説明いたします。

以前、こちらのブログでも「ProForma：Forms ＆ Checklist for Jira」の使い方を説明させていただきましたが、

今回は、Jira Service Managementと組み合わせて活用する具体的な事例から

をご説明させていただきます。

■顧客へ追加でフィールドを開示する活用例

顧客に作業結果などのフィールドの公開・非公開を切り替えられるようにしたいという要望をProFormaを活用することで実現することができます。

まず、公開したいフィールドを入れたフォームの設定の、提出時の設定を「フォームを送信してロックする」にしておきます。
ロックしてフォームを外部公開に切り替えることで、顧客にリードオンリーでフィールドを公開することができます。
外部か内部か、編集可能か不可能かについては課題のフォーム一覧の左右の表記から一瞥することができます。

左側の I が内部、 E が外部設定です。
右側の開いているが編集可能、ロック済みが編集不可能設定です。
フォームを送信してロックし、外部公開設定に切り替えることで顧客に追加でフィールドを開示することができます

コメントでのやり取りだけではなく、フォームの形式で整理された状態で開示することで顧客とのやりとりをより円滑にすることができます。

また、追加の質問項目を乗せたフォームをロックせずに外部公開し、コメントなどから回答を促すことで、単にコメントをやり取りするよりも高度な回答を誘導することができます。

フォームの自動追加を設定することで、自分で追加する手間を省略することができます。
上記の顧客への追加開示用のフォームも自動で追加しておくことで必要な動作を減らすことができます。

ここでは特定のステータスにトランジション時にフォームが自動追加される自動化について説明いたします。

この自動化を使うことで、毎回追加することが決まっているフォームを追加する手間を省略することができます。

他にも、ここでは紹介しませんでしたが、タイミングを「このフォームが送信される」にすることでトランジション画面の代わりとして使うことができます。

今後はAutomation for JiraでFormの自動化が行えるようになる予定とのことでますます便利な使い方ができるのではないかと期待されます。

ProForma: Forms & Checklist for Jiraの便利な使い方の事例を2つ紹介させていただきました。

ProForma: Forms & Checklist for Jiraを使うことで、

フォームを介して顧客に追加でフィールドを公開できる。
→ ・コメントとは違ったより機能的な作業報告が可能
　　・フィールドとリンクしておくことで改めてコメントに書き直す必要が無く、簡単な操作だけでok
フォームを介して顧客により洗練された追加の質問を行うことができる。
→ ・顧客はフィールドを埋めるだけでよく、エージェントは狙った回答を得やすい
フォームの自動化で必要なフォームが課題に自動で追加できる。
→ ・工数の削減・ミスの低下

使い方も直感的でわかりやすく、Jira Cloudでは標準で追加される予定のAPPとなります。

顧客とのやりとりやエージェントの操作と様々な用途で使えます。ぜひご活用ください。

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