Jira Service ManagementでProForma: Forms & Checklist for Jiraを活用してみよう

今回は、Jira Cloudにバンドルされる予定と話題の「ProForma：Forms ＆ Checklist for Jira」について説明いたします。

以前、こちらのブログでも「ProForma：Forms ＆ Checklist for Jira」の使い方を説明させていただきましたが、

今回は、Jira Service Managementと組み合わせて活用する具体的な事例から

をご説明させていただきます。

■顧客へ追加でフィールドを開示する活用例

顧客に作業結果などのフィールドの公開・非公開を切り替えられるようにしたいという要望をProFormaを活用することで実現することができます。

• まず、公開したいフィールドを入れたフォームの設定の、提出時の設定を「フォームを送信してロックする」にしておきます。
  
• ロックしてフォームを外部公開に切り替えることで、顧客にリードオンリーでフィールドを公開することができます。
  
  
  
  
• 外部か内部か、編集可能か不可能かについては課題のフォーム一覧の左右の表記から一瞥することができます。
  
  左側の I が内部、 E が外部設定です。
  右側の 開いている が編集可能、 ロック済み が編集不可能設定です。
  
  
• フォームを送信してロックし、外部公開設定に切り替えることで顧客に追加でフィールドを開示することができます
  

コメントでのやり取りだけではなく、フォームの形式で整理された状態で開示することで顧客とのやりとりをより円滑にすることができます。

また、追加の質問項目を乗せたフォームをロックせずに外部公開し、コメントなどから回答を促すことで、単にコメントをやり取りするよりも高度な回答を誘導することができます。

■フォームの自動化を使ってフォームを必要なタイミングで追加する活用例

フォームの自動追加を設定することで、自分で追加する手間を省略することができます。
上記の顧客への追加開示用のフォームも自動で追加しておくことで必要な動作を減らすことができます。

ここでは特定のステータスにトランジション時にフォームが自動追加される自動化について説明いたします。

• ステータスの変更時にフォームが自動的に追加されるようにする。
  
  
  指定するステータスは変更先のステータスです。
  
  
  
• 対象のリクエストタイプや課題タイプを選択します
  
• 同じフォームが複数添付されることを防ぐために「このフォームがまだ添付されていない場合」を選択します。
  
• 顧客へのフィールド開示用の場合は「フォームを内部に設定します」を選択します。
  顧客への追加質問用のフォームの場合は「フォームを外部に設定します」を選択します。
  
• 「保存する」を押して設定を完了してください。
  

この自動化を使うことで、毎回追加することが決まっているフォームを追加する手間を省略することができます。

他にも、ここでは紹介しませんでしたが、タイミングを「このフォームが送信される」にすることでトランジション画面の代わりとして使うことができます。

今後はAutomation for JiraでFormの自動化が行えるようになる予定とのことでますます便利な使い方ができるのではないかと期待されます。

■まとめ

ProForma: Forms & Checklist for Jiraの便利な使い方の事例を2つ紹介させていただきました。

ProForma: Forms & Checklist for Jiraを使うことで、

使い方も直感的でわかりやすく、Jira Cloudでは標準で追加される予定のAPPとなります。

顧客とのやりとりやエージェントの操作と様々な用途で使えます。ぜひご活用ください。