＜メンテナンスの時短術＞新機能紹介 | Confluence Cloud「コンテンツマネージャー + 自動化」

---本ブログは、Confluence Cloud のPremium プラン・Enterpriseプランで、
Confluence管理者向けの新機能情報です------

社内Wiki「Confluence（コンフルエンス）」 を導入した後、定期的にメンテナンスされていますか？

Confluence のメンテナンスとは、不要なページのアーカイブやページの更新といった棚卸し作業のことを指します。古いページが残り続けてしまうと、"ゴミ情報"としてユーザーが検索時に必要な情報に到達するのを邪魔したり、誤った情報を共有してしまうことも起こりえます。使いづらいツールはユーザー離れを起こしてしまうことも...。そのため、管理者には定期的なメンテナンスが作業が求められます。

今回は、すでに実施されている方も、「いつかやらないといけないと思っているけど..」とまだ未着手の方にも朗報です。

このたび、Confluence Cloud のコンテンツマネージャーに、自動化を実行できるメニューが新たに追加されました。

Confluenceのメンテナンスにかかる時間を短縮できる機能です！

本記事では

を紹介していきます！

新機能の概要

コンテンツマネージャーで、自動化を実行できるようになりました。

活用シーン：ナレッジメンテナンス｜ナレッジのアーカイブとアップデートの自動化

Confluence と Jira を組み合わせてナレッジ管理をされている方向けに、ユースケースを考えてみました。

メンテナンスが滞ってしまうと、不要なページやアップデートが必要なページがどんどん溜まってしまいます。メンバーが常に最新のページを検索できるように、定期的なナレッジメンテナンスは必要です。

ここでは一例として、コンテンツマネージャーで下記2つの棚卸し作業を行い、2. の手順を自動化を利用して一括で実行する方法をお伝えします。

1. 6ヶ月間も閲覧されていないページを一括アーカイブ
2. アップデートが必要なページに一括操作

   a. 所有者変更（ページを管理する人を指定する）

   b. ラベル追加（アップデート対象かどうか、その他補足情報などをタグ付けする）

   c. Jira 課題作成（ナレッジメンテナンスの進捗管理用タスクを作成する）

6ヶ月間閲覧されていないページを一括アーカイブ

コンテンツマネージャーの「フィルター」から（表示）「非アクティブページ」と（期間で絞り込み）「6ヶ月間非アクティブ」を選択して、6ヶ月間、閲覧やコメント、更新がないページを表示します。

該当ページが見つかったら、不要なページは「アーカイブ」から一括アーカイブします。

アップデートが必要なページに一括操作（所有者変更 + ラベル追加 + Jira 課題作成）

次に、アップデートが必要なページに対して、3つの操作（所有者変更 + ラベル追加を実行 + Jira 課題作成）を実行できる自動化ルールを作成します。

（ルールの全体像）

トリガー

コンテンツマネージャーから必要な時に実行したいので、「ページから手動トリガー」を選択します。

アクション 1

「ページ所有者を変更」から、変更したい所有者名を設定します。

アクション 2

次に、「ラベルを追加」から、「2024年アップデート」を設定します。

アクション 3

「Jira で課題を作成」から、課題の作成先プロジェクト、課題タイプ、要約、説明など、それぞれ入力します。

要約に{{page.title}}を入れておくことで、Jira 課題名を見ただけで、どのページのアップデートのメンテナンスが必要かがわかります。

また、説明欄に {{page.url}}を入れておけば、アップデートが必要なConfluence ページのリンクを添付できるので、担当者は添付リンクからすぐにアップデート作業に取り掛かることができます。

Jira 接続が初めての場合は、まずは「接続」から接続したいJira サイトを選択してください。

Confluence だけでナレッジ管理をされている方は、「Jira で課題を作成」の代わりに「ページのステータスを変更」アクションでページのステータスを「下書き」に戻す操作を実行させてもいいかもしれないですね。

最後にルールをオン（有効）にして、コンテンツマネージャーを開きます。

アップデートが必要なページを選択して、「自動化」から先ほど作成した自動化ルールを実行します。

注意：フィルター表示した状態では自動化メニューが選択できません。「フィルター」よりリセットしてからお試しください。 

アップデートするページが複数ある場合、ワンクリックでJira 課題を作成して担当者をアサインできるので、課題作成の手間が省けてメンテナンスの対応漏れを防ぐことができそうですね。

「2024年アップデート」のようなラベルを同時に追加しておくことで、いつ更新作業を行なったかが視覚的に分かるようになり、次のアップデート時期の目安になりそうです。

ぜひ参考にして、実際に手動トリガーを作成してみてください！

[番外編] スマートバリュー不要！「タイトル、ラベル、閲覧数、ユニーク閲覧者数」の条件指定が可能に

ここからは番外編です！

先日、Confluence Cloudのアナリティクス機能を活用した「スマートバリュー」を紹介しました。

ページの閲覧数やユニーク閲覧者数のスマートバリューを利用して、アクションを実行できる自動化を作成できるようになっています。

▶<閲覧数を自動化で活用>新機能紹介｜Confluence Cloud「アナリティクス機能を活用したスマートバリュー」－リックソフトブログー

今回は、スマートバリューを使わずにアナリティクス機能を自動化ルールで活用できるようになりましたので、少しだけ紹介させてください。

今回追加された条件「ページの状態」

• タイトル
• ラベル
• 閲覧数
• ユニーク閲覧者数

下記は、「毎週月曜日午前9時に、ページのラベルが「faq」且つ合計閲覧数が100より多い場合、「ナレッジ検討」ラベルを付与する」というルールを作成してみました。

スマートバリューを使わずにアナリティクス機能である閲覧数を基にルールを作成できるようになり、より作成のハードルが下がりましたね。

スマートバリューはできれば使わずにルール作成したいと思っていた方、ぜひ「ページの状態」を活用してみてください！

リリース時期

本機能は2023年5月にリリース済みです。まだお持ちの環境に機能が反映されていない場合でも、今後1～2ヶ月以内に反映されると思われます。

詳細は、アトラシアンコミュニティサイトでも公開されています。

• コンテンツマネージャー + 自動化
  Not 1, not 2, not 3, not 4, but 5 new features in Automation for Confluence
• アナリティクス機能 + 自動化
  Automation for Confluence - Page Condition is here!