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Confluence（コンフルエンス）管理者向け新情報："グローバル自動化"ができるようになりました
2023年03月31日（2023年06月26日 更新）
リックソフトは、サポートプラス・サポートプラスproをご利用の方向けに、各月のアトラシアンクラウド新機能をまとめたドキュメントを公開しています。 2023年2月に追加された機能から、ブログで一部抜粋してご紹介します。
【Confluence】(Premium/Enterpriseプラン管理者向け）グローバル自動化ができるようになりました
こちらはPremium/Enterpriseプランを契約されている方のアップデート内容です。
サイト管理者が"グローバル自動化"を使用できるようになりました。
具体的に
- サイト管理者はグローバル自動化ルール（スペースをまたいでコンテンツ全体に動作する自動化ルール）が作成できる。
- サイト管理者は各グローバル自動化とスペース単位の自動化の監査ログや使用量を確認できる。
の２つです。
自動化のトリガーとアクションは以下になります。
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＜自動化のトリガー＞
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＜自動化されるアクション＞
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では、どんな使い方ができそうか、、、リックソフトのケースで提示します。
<ユースケース１> メーリングリストに「承認」送信
ページのステータスが「レビュー待ち」に変更されると、承認者グループが使っているメーリングリストにページ URL 等を載せたメールが送信される。
<ユースケース２>期限切れタスクの通知
未完了のタスクが期限切れになったら担当者にメールで通知する
<ユースケース３> コンテンツに特定のラベルを付与すると特定の Slack に通知する（例：テックブログ）
Confluenceを利用しているテック企業は、テックブログを更新している企業も多いのではないでしょうか。
会社全体で Confluence を利用していて、社員全員が個人スペースを持っており、部署問わず個人スペースでユーザーが知見を貯めている場合...
「月イチの作業を hogehoge を使って簡略化してみた」
「新しく fugafuga 機能がリリースされたので検証してみた」
というように、「テクニカルな知見をメモしてみたけど、もう少しきれいに整えればテックブログのネタになりそうだな」というぺージに「テックブログネタ」のようなラベルを付与すると、「ラベル付与」がトリガーとなって Slack のブログ担当グループチャンネルに通知されるようになります。
すると、テックブログ編集者がその内容をもとに編集し、テックブログに公開する...というスムーズなワークフローができそうです。
以上は一例ですが、
そのほかにも「メンテナンスされていないページをクイック検索からなくすために、ドキュメントの最終更新日が●年以上のページを自動でアーカイブする」などもできそうです。
*無関係のスペース・ページに被害が行かないように、管理対象になるものはスペースを分けたりラベルを付けたりするなど工夫をした方が良いです。
サイト管理者側で各ルールの使用量を確認できるようになりました
Enterpriseプラン では自動化の実行回数に制限ありませんが、Premium では実行回数に1ユーザーあたり月1000回という制限回数があります。
サイト管理者側が自動化の使用量を確認できれば「あるスペースの特定のルール実行回数が他と比べてやけに多い」...というように、スペースごとの自動化利用率を検知することができます。
監査ログで成功/失敗や条件でスルーされた等も確認できるので、ルール内容の精査ができるようになります。
業務フローの改善やユーザー社員の隠れた悩み解決のために、機能を使いこなしていただければ幸いです。
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