Jira Work Managementで実現する「脱 Excel!」を目指した営業案件リストの管理方法

リックソフトブログ

2021年12月15日

Jira Work Managementで実現する「脱 Excel!」を目指した営業案件リストの管理方法

Author

大薗 輝久 teruhisa ohzono

大薗 輝久</mt:Var>

  

様々な用途で利用できるExcel。
機能が豊富で、使いやすいUI。

便利すぎるが故に何かを管理するマスターを作成する際、Excelをついつい使いがちになってしまいます。

そんなついついExcelで作ってしまい、そこから脱却しづらい一例として営業案件リストが挙げられます。

Excelで作った営業案件リストでは・・

【列】

 案件状況を把握するための必要な項目単位

 (例えば:「いつ・誰が・どのお客様に・どんなアクションをしたか・見込みはあるのか・いつまでにするのか」など)

【行】

 案件単位

で作成し、日々、営業チームが更新。そして週次などのMTGで、必要に応じてソートし、上から順に確認をしていく。

このようなイメージになると思います。

しかし、いくら便利なExcelでも、営業案件リストをExcelで管理しつづけるのはやはり限度があります。

例えば・・・

  • 案件状況を俯瞰してみることができない
  • 案件対応状況が遅れているのかどうなのかがすぐ判断できない
  • 他の案件と依存関係がわからない
  • セルの中に報告内容が入りきらないので、前の情報を仕方なく消してしまう
  • 同様の案件があった場合に探しづらく、ナレッジ活用できない
  • 更新が大変
  • 人によって報告内容の粒度がバラバラ

といった問題点が発生し、どんどん複雑なExcelになっていってしまいリストの管理が難しくなっていってしまいます。

理想的な案件リスト管理を行うためにExcel管理が複雑になっていってしまう。
まさに本末転倒な状況です。そしてこれらは、Excel管理あるあるだと思います。

実際に、リックソフトにお問合せいただくお客様で、このようにExcelから中々脱却できずに困っている。というご相談を受けることが多く、適切なツール導入のご提案させていただくことがあります。

そして、効率よく営業案件リストを管理するツールの判断基準として

  • 案件1件ずつを課題/タスクのように管理でき情報を集約する
  • その課題/タスク管理が持っている項目は任意で追加できる
  • ロードマップ機能があり、課題/タスクのスケジュールが俯瞰的に見れる
  • カンバン機能があり、容易にステータスを変更でき、かつステータス毎に件数が把握できる
  • 適切な課題/タスクだけを抽出することができる高度な検索機能
  • 他の課題/タスクとの関連性を作成でき、可視化できる仕組みがある

上記のような機能を実装しているツールを推奨しております。

これらの推奨機能を持っているAtlassian製品でとしては「Trello」または「Jira Work Management」という製品があります。


【「Trello」とは?】

アトラシアンが開発、提供しているタスクをカード(かんばん方式)で視覚的に管理し、チームでの効率的なタスク共有を強力に支援するコラボレーションツールです。

クラウド型でスマートフォンやパソコンを使っていつでもどこでも簡単にアクセスでき、さまざまな就業環境下にある複数のチームメンバーが必要な情報を共有し、チームの誰もがタスクの進行状況をすぐに把握することができます。


【「Jira Work Management」とは?】

マーケティング、人事、財務、法務、設計、営業、運用などのビジネスユーザー向けのタスク管理ツールです。
20以上のテンプレートからチームやプロジェクト間のタスク管理を簡単に実現することができ、ツール導入初日から早速タスク管理を開始可能、簡単に業務効率化が実現できます。


ここでは、Jira Work Managementに焦点を当てて、いくつか機能をご紹介させていただきたいと思います。

■案件状況をカンバン機能で俯瞰的に確認する

Jira Work Management では上図のように案件状況をステータス(列)毎に、列にカードとして案件が表示され俯瞰して確認することができます。

どの案件がどんなステータスなのか、またその案件の要約情報がカードに表示されているのため、一目で状況を把握することができます。

案件のステータスも変更することも簡単で、案件カードをドラッグ&ドロップで適切なステータスに移動させることができます。

また、案件カードをダブルクリックすることで案件情報を詳細を見ることができます。

  • 案件の詳細な情報
  • お客様情報
  • 関連する添付ファイル
  • 議事録などの関連リンク
  • この案件に対する社内のやりとり(コメント機能)

などを確認することが可能です。

■ロードマップで、案件のスケジュールを把握する

表示した日付を中心として黄色いラインが引かれるため、案件毎にスケジュール感を一目では把握することができます。

また、案件毎に何か依存関係がある場合に、案件毎に依存関係ラインを設定することができます。
(上図ガントチャート上の灰色ライン)

■高度な検索から適切な案件だけを抽出

Jira Work Managementでは、高度な検索機能として「フィルター」機能を設けています。
このフィルター機能を利用し、適切な情報だけをリストとして表示させ、確認することが可能です。

■案件状況を可視化する

Jira Work Managementのダッシュボード機能を利用すれば、簡単操作で案件情報をグラフなどに可視化することができます。

■まとめ

Jira Work Managementのようなツールを導入することにより、Excelから脱却できるだけではなく効率の良い案件管理や、案件状況確認のMTGもスムーズに行うことできるようになります。

また、もちろん他の目的としてご利用いただくことも可能ですし、他のAtlassian製品と組み合わせることで、営業から例えば納品業務まで一気通貫で、Jira Work Managementで管理することも可能ですし、様々な情報を1つの課題/タスクに集約し、作業の効率化も計ることができます。

様々な使い方が可能なJira Work Managementですので、みなさまの課題解決にも、きっとお役に立てると思います。

ぜひ、リックソフトへご相談くださいませ。

                                         

製品について詳しくはこちらをご覧ください。

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