テンプレート機能で簡単返信!Canned Responses Pro Templates for Jiraでよりスピーディーなカスタマー対応を(前編)

リックソフトブログ

2021年02月08日

テンプレート機能で簡単返信!Canned Responses Pro Templates for Jiraでよりスピーディーなカスタマー対応を(前編)

Author

大薗 輝久 teruhisa ohzono

大薗 輝久</mt:Var>

皆さんこんにちは! リックソフト プリセールスエンジニアの大薗です。

このシリーズは、Atlassian社のMarketplaceで掲載されていて使ってみたい!気になる!というAPPをどんどん紹介するシリーズです。

本日ご紹介したいAPPはこちら!

Jira Service Managementを使って、カスタマー対応を行っている時にこんな悩みはございませんか?

  • 同じような返信で、過去の対応状況を毎回コピー&ペーストして大変
  • 返信内容を作るときに、Jiraの項目の値をかき集めて作るのが大変

そんな悩みをサクッと!解決してくれる「Canned Responses Pro Templates for Jira」をご紹介させていただきます。(※Free trial は30日

以前、弊社澤田からも「Canned Responses Pro Templates for Jira」をご説明させて頂きましたが

バックナンバー

前回「Canned Responses Pro Templates for Jira」の記事はこちら

今回は、より詳細な部分に踏み込んだ内容となっております。

前編・後編と分かれていますのが、ぜひ、最後までご覧ください!

Canned Responses Pro Templates for Jiraは何ができる?

Canned Responses Pro Templates for Jiraのご紹介として、今回は・・・


プロジェクトに固有のテンプレートを作成することができる

・マクロを使用してコンテキストテンプレートを生成する

・応答を自動化して生産性を向上させる

上記3つの視点から説明していきたいと思います。それでは早速行ってみましょう!

1.プロジェクトに固有のテンプレートを作成することができる

Canned Responsesは個人、プロジェクト、グローバル、またはグループなどのいずれかのスコープを使用してテンプレートの使用を制限することにより、テンプレートの使いやすさを向上させます。

まずはCanned Responses Pro Templates for Jiraのインストールから実際にテンプレートを使うところまでご説明します

インストール:

Canned Responses Pro Templates for Jira

https://marketplace.atlassian.com/apps/1211016/canned-responses-pro-templates-for-jira?tab=overview&hosting=cloud

上記ページから、インストールを行ってください。

インストール後:

canned-responses-pro-templates01.png

APPメニューに「CANNED REAPONSES」が追加されます。

初期設定:

canned-responses-pro-templates02.png

・Context(環境)

Restrict visibility(可視性の制限をする)

チェックをつけると、Canned Responsesは、選択したプロジェクトのissuesに対してのみ表示されます。

 ・Permissions(権限)

Restrict access(アクセス制限)

チェックをつけると、選択したユーザーグループのみに、Canned Responsesのコメントボックスが表示されます。

課題画面での見え方:

canned-responses-pro-templates03.png

通常のコメント欄とは別に、「Canned Responses」が表示されます。

設定例:

canned-responses-pro-templates04.png

上記の場合の設定の場合

プロジェクトは、「Mobile Team」というプロジェクトのみで利用可能で、ユーザーグループは、「ricksoft-users」と「jira-servicedesk-users」のみになります。

補足:ユーザーグループは・・・

ユーザー設定の、グループでON/OFFとなる。

canned-responses-pro-templates05.png

コメント返信の概念:

canned-responses-pro-templates06.png

上記のようにコメントをしてみると・・・・

canned-responses-pro-templates07.png

アクティビティログに反映されます!

注意点:カスタマーに返信のみになる。

テンプレートを作ってみよう!

方法1:入力した内容をテンプレート化する

1.コメントを入力する

canned-responses-pro-templates08.png

2.Addボタンを押下。

canned-responses-pro-templates08-2.png

3.Creare template画面が表示されるので

canned-responses-pro-templates09.png

■Template Name

テンプレートの名前を設定できます。

■Visibility Scopeの設定

作成するテンプレートを利用できる対象が以下から選択できます。

  • Personal(個人単位)
  • Project(プロジェクト単位)
  • Global(全員)
  • Group(グループ単位)

(上記の設定を行うことで、プロジェクトや、個人・グループ単位で固有テンプレートを作ることができます。)

■Response content

テンプレート本文を入力

上記の情報を入力、選択し、Saveボタンで保存します。

方法2:Manage Canned Responses 画面から作成する

1.Manageメニューから、+Add templateボタンを押下。

canned-responses-pro-templates10.png

canned-responses-pro-templates11.png

2.Create template画面から文章を作成!

canned-responses-pro-templates12.png



テンプレートを使う:

canned-responses-pro-templates13.png

テンプレートはCanned Responsesの、「Select responses」から検索・選択できます。

canned-responses-pro-templates14.png

テンプレートを選択すると、Canned Responses本文に反映されます。

canned-responses-pro-templates15.png

このように、コメントボタンを押下することで、テンプレートを使ったコメントが簡単にできるのがお分かりいただけたと思います、

Canned Responses Pro Templates for Jiraの前編パートはここまで!

後編では、

「マクロを使用してコンテキストテンプレートを生成する」機能とAutomation機能と組み合わせた

テンプレートの自動応答処理の作り方について触れていきます。ぜひ、後編もご覧ください。


後編はこちら

後編

「Canned Responses Pro Templates for Jira」の後編記事はこちら

                                               

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