私のTrello活用術8：会社に欲しい設備・備品リスト

このブログは、Trelloを愛するリックソフト社員がタスク管理ツールを超えたTrelloの活用方法をご紹介するコーナーです。

第8弾は「会社に欲しい設備・備品リスト」をご紹介いたします。

「会社に欲しい設備・備品リスト」とは？

会社のオフィスフロアが増床することになり、オフィスにあったらいいなと思うものをカードに作成し、良いと思ったものを社員みんなで投票するボードを作成しました。

投票数が多かったものは、実際に会社に提案し、幾つかは採用される予定だったのだが、Covid-19の影響でどうなることか。。。

最初は、Confluenceでひっそりと、他社のオフィスの良い所をまとめていました。ある日某AUGのリーダーが、「会社を移転する際にTrelloを使って、アイデアを募集した」という話を伺ったので、見様見真似で実施してみました。

投票だけでなく、カードにコメントも記入できるので、社員同士で意見を言えたりして良かったです。

また図のようにカードにサンプルの画像も表示できるのでイメージもし易かったと思います。

どのように使うの？

カードが増えていくと「どの要望が一番多いのか？」や「似たような要望が増える」と言った課題が出てきました。

これを解決するためにVote数を活用して、Vote数巡に並べたり、一定以上のVote数が得たら別のレーンに移すなどの運用を行いました。

このボードの参加者が使い方に困らないように、まず一番左のリストでボードの使い方を説明しました。

カードの中に具体的な説明を記載しています。

カードを開かなくてもボード画面でカードの「いいね」をクリックした人数もわかります。

Butler というPowerUpを使ってトリガーとアクションを定義すると、例えば「レーンにカードが追加されたら、レーンのカードをVote巡に並び替える」や「Voteしたら、そのカードを別のレーンに移動する」といったことが出来たので、こまめにボードをチェックする必要が無くなるので便利でした。

使ってみた感想

最初はこのような要望をSlackで受け付ける予定だったのですが、Trelloだと一つ一つの要望をカードでまとめられ、かつコメント欄で意見を出し合ったり、前述のように「どんな要望が多いのか？」ということが一目で分かるのでTrelloで運用して良かったと思います。

またボードを全社員に公開したことで色々な要望や意見を交わすことが出来たことはもちろん、ボードの使い方にも気付きや変化が生まれたのでTrelloの活用の幅が広がりました。