監査や法的要件への即時対応！「Alfresco Governance Services」で実現するレコード管理

2024年12月12日

川間潔

川間潔 Kiyoshi Kawama

こんにちは。リックソフト Alfresco製品担当の川間です。

金融業や医療、製薬など、業界規則に従って一定期間文書を保存し、必要に応じてすぐに提出する義務が課せられている企業にとって、ドキュメントの適切な管理は重要な課題です。監査や法的要件により特定の文書を迅速に提示する必要がある場面では、手間や混乱が生じることも少なくありません。日常業務に追われる中で、どの文書がどこにあるのか、承認はいつ・誰がしたのか、誰が最終的な責任を持っているのかを、文書のライフサイクルに合わせて明確にしておく必要があります。

こうした課題に対応するために、文書を記録情報として一元管理し、効率的に活用できるツールが注目されています。リックソフトは、ビジネス文書をレコード（記録情報）として保管し、一括管理することができるレコードマネジメントソフトウェア「Alfresco Governance Services」を取り扱っています。「ドキュメントに対してのアクセスコントロールと文書ライフサイクルの管理およびイベントの取得」が実現できるツールです。記録管理規格であるISO15489およびその日本版JISX0902-1に適応し、業務プロセスの透明性と信頼性を向上させることができます。適切なツールの導入で、ドキュメント管理の課題を解消し、安心して本来の業務に集中できる環境を実現しませんか？

今回はユースケースのイメージ付きでご紹介します。みなさまの業務にフィットするイメージができれば幸いです。

<目次>

◼️Alfresco Governance Servicesの画面イメージ
◼️Alfresco Content Services VS Alfresco Governance Services　2つの違い
◼️主な機能紹介
◼️事前準備
◼️ユースケース実施

■Alfresco Governance Servicesの画面イメージ

Alfresco Governance Servicesは文書を、「レコード管理」用のサイトに、ドキュメントをレコードとして登録します。その後、レコードはドキュメントライフサイクルに従って管理されます。

■Alfresco Content Services　VS Alfresco Governance Services　２つの違い

Alfresco Content ServicesとAlfresco Governance Servicesの違いを以下に記載します。

■主な機能紹介

では実際に「Alfresco Governance Services」を操作します。今回は下記ユースケースに基づいて機能紹介いたします。

ざっくりというと、ドキュメントライフサイクルのプロセスは以下のフローとなっています。

・サイト利用者のユーザーがサイトへドキュメント登録後、関係者のみにドキュメント含むコンテンツを閲覧可能とするセキュリティ分類を実施します。（図①）

・サイト利用者のユーザーコンテンツが整い次第、「レコード管理サイト」にレコード登録を行います。（図②）

・「レコード管理サイト」のレコード管理者がレコード承認を行った後、レコードはライフサイクル（保管スケジュール）に従い整理されます。（図③④）

・「レコード管理サイト」のレコード管理者はAlfresco Content Service内のイベントを取得し、監査人に情報を提出します。（図⑤⑥）

■事前準備

①レコード管理サイト作成

レコード管理用のサイトを作成します。

②レコードカテゴリおよびレコードフォルダの作成

レコード管理サイト作成後、レコードカテゴリおよびレコードフォルダを作成します。
レコードカテゴリの保管スケジュールに従い配下のレコードフォルダが「保管」対象や「破棄」対象になります。
なお「カットオフ」は保管スケジュールの一番最初のステップで「カットオフ」のステップになり次第配下のレコードフォルダへのレコードの追加が出来なくなります。