Alfresco Governance Servicesを使ってレコードマネジメントを簡単に実現

リックソフトブログ

2021年05月27日

Alfresco Governance Servicesを使ってレコードマネジメントを簡単に実現

Author

阿部 真紀子 abe makiko

阿部 真紀子</mt:Var>

  

■はじめに

こんにちは。リックソフト Alfresco製品担当の阿部です。

みなさんは、レコードマネジメントという言葉を聞いたことがありますか?
ビジネス文書には、作成されてから廃棄されるまでの流れを表すライフサイクルがあります。

ビジネス文書の中には、各企業独自のルールに基づいてライフサイクルを管理するものや、法令で定められた内容に従って管理するべきものなどが存在します。

法令に遵守するため、また情報漏洩や紛失等のリスクを回避するために、それぞれ一定のルールに従って保管や廃棄される必要があります。

これらの文書量は、昨今のデジタル化推進の流れで、増え続ける一方です。

しかし、文書の種類ごとに管轄部門が異なっていたり、電子化されているものもあれば紙文書として残されているものもあったり、また保存媒体・保管場所もさまざまな場合が多いかと思います。

このような大量文書をどのように管理し、どのように的確に処理するかについて、検討されている方や悩まれている方も多いのではないでしょうか。

そこで、これらのビジネス文書をレコード(記録情報)として保管し、一括管理することができるレコードマネジメント ソフトウェアとして「Alfresco Governance Services」を紹介します。

■Alfresco Governance Servicesとは

Alfrescoには、ビジネス文書などの電子コンテンツを保管するAlfresco Content Services(以下ACS)があり、Alfresco Governance Services(以下AGS)はこのACSと組み合わせて使用します。

ACSでは文書を「コンテンツ」として管理する(コンテンツ管理)のに対して、AGSではそれらのファイルを「レコード」として管理(レコードマネジメント)します。

具体的には、ACS上のコンテンツをAGS上にレコードとして紐づけて定義し、そのコンテンツ(ビジネス文書)の作成~廃棄までのライフサイクルを管理することができます。※1※2

レコードとして定義されたコンテンツは、AGS上にあらかじめ設定されている「保管スケジュール」というものに従って、最終的に廃棄されるまで管理されます。

また、電子化されていないビジネス文書をAGS上に単独でレコードとして定義し、そのライフサイクルを管理することも可能です。

※1 レコードマネジメントサイトに、コンテンツを直接アップロードし、レコードとして定義するということもできます。

※2 AGSでは、最終的にコンテンツを廃棄または他の場所への転送のいずれかを選択できます。

【AGSを使用するには】

AGSを使用するためには、先ずレコードマネージメントサイト(「ファイルプラン」と呼ばれるサイト)を作成します。

ACSではコンテンツを文書ライブラリに保存するのに対して、AGSではレコードをファイルプランに保存します。

ファイルプランは、カテゴリーやフォルダを作成し、その中にレコードを保管することができる仮想キャビネットのようなものになります。(カテゴリーは、引き出しのようなものと考えると分かりやすいです)

  • ファイルプランの最上位には「カテゴリー」のみを作成することができ、ここに配下のフォルダやレコードの「保管スケジュール」を設定することができます。(レコードに対するアクションを設定できる)
  • カテゴリー下には、さらに「カテゴリー」や「フォルダ」を作成することができ、レコードを種別ごとに保管・整理することができます。
  • フォルダには「レコード」のみを保存することができます。フォルダは開け閉めが可能であり、閉じたフォルダにはレコードを追加できません。
  • レコードには、通常の「レコード」と「バイタルレコード」の2種類を定義できます。「バイタルレコード」として定義すると、上位のカテゴリーやフォルダに設定された期間に基づいて、定期的なレビューを実施することができます。

■保管スケジュールの設定

レコードマネジメントサイトを立ち上げ、カテゴリーを作成すると、レコードの保管スケジュールを設定することができるようになります。

保管スケジュールには、各レコードが廃棄されるまでのアクションや、そのアクションを実行するタイミングなどを一連のステップとして設定します。

保管スケジュールで設定できるアクションには下記の5種類があります。

ステップ

説明

Cut off (カットオフ) 保管スケジュールの最初のステップです。 レコードがカットオフされると、レコード保管期間がトリガーされます。カットオフされたフォルダにレコードを追加することはできません。
Retain (保管) 選択した期間またはイベントが終了するまで次の保管ステップを遅らせる「プレースホルダー」ステップの代替の最初のステップです。
Transfer (転送) レコードは、ある場所から別の場所に転送されます。 これは、電子記録と非電子記録の両方に適用でき、たとえば、組織からアーカイブに記録を転送するときに使用されます。
Accession (受諾) 通常、組織間の特定の法的および物理的な記録の転送を伴う高度な形式の転送。
Destroy (破棄) 電子記録はレコードマネージメントシステムから削除・破棄されます。非電子記録については破棄する必要があります。

例えば、あるカテゴリーに次のような保管スケジュールを作成するとします。

この場合、このスケジュールに関連付けられているレコードは1ヵ月後にカットオフされます(締め切られます)。

その後、2年間または不要になるまでのいずれか早い方でファイルプランに保持され、その時点で廃棄されます。

カットオフされたフォルダはクローズされ、レコードを追加することはできません。※3

コンテンツが廃棄されると内容の閲覧はできません。

※3 保管スケジュールは、フォルダ レベルまたはファイル レベルに適用できます。ファイル レベルに適用した場合、そのファイルが格納されているフォルダはクローズされません。

カットオフ、廃棄などのイベント履歴は監査ログにて確認できます。

監査ログには、ファイルプランに追加された時点からのオブジェクトのすべての履歴が含まれており、オブジェクトのライフサイクルの中で発生した特定のイベント、および関与したユーザーを見つけるのに役立ちます。

監査ログのすべてのエントリーにはタイムスタンプが付けられ、メタデータが変更された場合は、元の値と変更された値が記録されます。

ビジネス文書のレコードマネジメントについて、少しは興味を持っていただけたでしょうか。

もっと詳しく聞きたい、実際の動きを見てみたいなどのご要望などありましたら、リックソフトまでお問い合わせください。

                                         

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