SFA・Excel・データ整形の限界を突破！Workatoで予実管理を自動化する方法｜月末の「あの作業」がなくなる

--この記事は、複数の SaaS・ITツールを導入している現場で、
予実管理の際に Excelでのデータ整形をしている方に向けてお届けします--

予実管理に何らかの課題を感じている管理職の方は、少なくないのではないでしょうか。

「データ収集・整形の手間が大きい」「見込みの精度が上がらない」「担当者しかわからない業務がある（業務の一部が属人化している）」
こういったお悩みをお持ちの会社様も多いのではないでしょうか。
特に Excelで管理されている場合、「入力・集計作業が手動で時間がかかる」というケースも珍しくありません。

予実管理の課題と手作業の現状

毎月・毎週、CSVダウンロード → Excelでデータ整形という作業が社内のどこかで繰り返されていませんか？

「SFAや基幹システムから CSVをエクスポートして、表計算ツールで月別・カテゴリ別に集計して、上長にメールを送る。」

慣れれば大きな負担ではないかもしれません。
ただ、Excelマクロのエラー対応に思わぬ時間を取られたり、担当者が不在のときに誰も対応できなかったり....そういった経験をお持ちの方はいらっしゃいませんか。

手作業による予実管理の問題点：データ整形に毎週30分の工数

実は、私たちのリックソフトの Workatoチームも同じ課題を抱えていました。
利用している SFAは売上管理には強い一方、予算管理の機能が限られており、どうしてもSFAだけでの完結が難しい状況でした。
そのため、売上データと予算データの突合せ・集計作業に毎週30分を費やしていました。

しかし、Workatoでこの業務を一気通貫で自動化できてからは、その作業自体がなくなりました。

Workatoを活用した業務プロセス自動化のメリット

Workatoとは？特徴とできること

Workatoは、さまざまな SaaSやオンプレミスシステムをノーコードで連携・自動化できるクラウド型iPaaS（Integration Platform as a Service）です。Workatoは「SaaSとSaaS・オンプレミスツールをつなぐシステム連携ツール」と紹介されることが多いですが、Workatoの強みはデータ連携だけではありません。

1,000以上のコネクタを備え、プログラミング知識がなくても業務プロセスの自動化やデータ連携が簡単に実現できます。

データを取得して → 集計・変換して → 届ける

この一連の流れを、プログラミング知識なしで自動化できるプラットフォームです。
1,000以上のコネクタを備えており、オンプレミス・クラウドを問わず、既存のシステム・ツールとすぐに連携できます。
そして単にデータをつなぐだけでなく、取得したデータを加工・集計する機能も備えています。

Workatoを活用した予実管理業務の自動化事例

例として、以下の業務フローを考えてみます。

＜現状＞

1. SFA・基幹システムにログインしてCSVをエクスポート
2. CSVを表計算ツールへインポートし、月別・カテゴリ別に集計
3. 上長に報告メールを送信
   
   

＜Workatoで自動化後＞

手動作業はゼロになり、毎朝最新データが自動で反映されます。

Workatoの機能「SQL Collection」で実現するデータ集計の効率化

Workatoの強みは、データをつなぐことだけではありません。
取得したデータを加工・集計する機能も備えています。
その機能の１つが SQL Collectionです。

SQL Collectionは Workato内で完結するため、別途データベースを用意する必要がありません。
SFAや CSVなど連携元システムのデータに対して、取得したそのままの状態でクエリを実行できます。

できることの例

• 月別の売上を合計する
• 受注済みとオープン案件を分けて集計する　など

VBAでやっていたことが、Workato内で完結します。

「SQLなんて書けない」という方も心配不要です。普段お使いの生成AIに「こういう集計をしたい。SQLを書いて」とリクエストをすると、必要なクエリを生成してくれます。
あとは Workatoに貼り付けるだけです。（画像参照）

予実管理自動化による業務改善の導入効果

手動によるデータ収集・集計作業がなくなり、Excelでの属人的な管理から脱却できます。
複数部門にまたがるデータも自動で一元集約できるため、リアルタイムで数字を把握でき、「今月の数字は？」と聞いたらすぐ答えが返ってくる状態になります。

こちらの記事をご覧になって「Workatoがうちの業務にも使えるのか知りたい」と思われた方は、ぜひお気軽にご相談ください。

Workato（ワーカート）導入・活用支援 | リックソフト 国内トップクラスの実績を持つリックソフトが、貴社の業務自動化・iPaaS導入を強力にサポートします。 workato.ricksoft.jp 公式サイトを見る