リックソフトブログ

2023年03月07日

Confluence(コンフルエンス)からの大量のメール通知を停止したい!「ウォッチ」機能と仕組みを解説

Author

前原朋子 maehara.tomoko

前原朋子</mt:Var>

  

こんにちは。カスタマーサクセスの前原です。

2023年2月に入社したばかりの私はAtlassian(アトラシアン)製品初心者なのですが、「Confluenceって便利だなぁ」と使えば使うほど実感しています。今後は皆様に、たくさんの便利機能や活用方法をご紹介させていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします!

さて、今回のテーマは「Confluenceから通知される大量のメールへの対処法」についてです。

ご存じの通り、Confluenceは一言でいうと "社内Wiki(ウィキ)"。コンテンツを簡単に作成し、メンバー間でコメントし合いながら内容をブラッシュアップしつつ、日々大量に作成されるコンテンツ群を一元管理できるツールです。検索も高速、お気に入りのページは「ウォッチ」することで、更新時にメール通知を受けることができます。

私も入社した直後に研修で参照したページを「ウォッチ」しまくっていたのですが、メールが大量に届くようになってしまいました・・・。これでは見逃してはならない大事なメールが埋もれてしまいそうです。なんとかならないものか・・・。

1.そもそもConfluenceの「ウォッチ」機能とは?

ページ、ブログ、またはスペース全体をウォッチすることができます。自分の業務に参考にしたいページ、いつも面白い記事をアップしてるメンバーのブログをウォッチすることで、該当コンテンツが更新された時に通知を受け取ることができます。

最新情報がタイムリーに確認できて便利ですね!

通知
タイミング
ウォッチしたコンテンツが追加、編集、または削除された時(コメントを含む)
通知方法
  • メール通知
  • 通知ボックス(Confluence 右上のベルマーク)

2. Confluenceの「メール通知」設定の仕組み

「、」から「。」に修正されただけでも編集は編集、通知があります。そのため、ウォッチページが多いほど当然ながらメール通知数が多くなります。メールボックスが溢れてしまうほどになると、大事なメールが埋もれてしまうなど、業務に支障をきたしてしまいそうですね。

その場合は以下をご確認ください。

対策 1.  スペース全体をウォッチしていませんか?その場合、配下の全てのページがウォッチ対象となっています。本当に必要なページのみウォッチしましょう。

対策 2.  本当にお知らせが必要なのか、改めてウォッチページの精査をしてみましょう。

3.ウォッチした覚えの無いページの更新情報がメール通知されてくる!?

デフォルト設定では、[自動ウォッチ機能]が ON になっています。この時、以下が自動的にウォッチの対象となります。

  • 自分が作成 / 編集したページやブログ
  • 自分がコメントを追加した、他メンバーのページやブログ

これらに対してウォッチが不要な場合、[自動ウォッチ]を解除することでメール通知を停止することができます。

自動ウォッチ解除の手順

1.ナビゲーションの右側にあるプロフィール写真をクリックし、 [設定]を選択します

2.左側のパネルで[メール] をクリックします

3.[編集] をクリックします

4.[自動ウォッチ]のチェックを外し、[送信]ボタンをクリックします

[メール設定画面]にあるその他の項目については、以下の通りです。

メール設定 説明 コンテンツ
自分の操作を通知 他のユーザーの変更に加えて、自身の変更のメール通知を受信します。
  • ウォッチしているすべてのページおよびスペース
  • すべての配信登録設定に影響します( 配信登録しているメール通知がない、またはウォッチしているページやスペースがない場合は、「自分の操作を通知」を選択しても何も通知がありません)
自分のコンテンツに「いいね!」が付くかリアクションがあった際に通知を受信 自分が作成したページに「いいね!」が付くかリアクションがあると、メール通知を受信します。
日次ダイジェストを配信登録 ウォッチしているページとスペースのアップデートやアクティビティの概要が記載されたメールを毎日 1 通受信します。個別のアップデートメールを受信したい場合は、このチェックボックスをオフにします。
  • ページやブログ投稿に追加された更新、編集、反応、コメントの概要と数。
日々の更新を配信登録 閲覧権限のあるすべてのスペースのコンテンツにおける変更を要約したメール レポートを毎日受信します。
  • ページとブログ投稿の編集更新の要約
    (添付ファイルに関する情報は含まない)
新たに注目しているユーザーの通知を購読 誰かが自分のフォローを選択した際にメール通知を受信します。
変更されたコンテンツを表示 コンテンツに行った変更の詳細を通知に記載します。
  • このオプションを選択していない場合、通知にはページタイトルとページ更新時に作成者が追加したコメントのみが記載されます。
  • このオプションを選択すると、現在と以前のページの差異を通知に記載します。
  • ページおよびブログ投稿に行われた編集
ネットワークに参加する 閲覧権限があるコンテンツに、フォローしているユーザーが変更を行った際にメール通知を受信します。
  • 追加、編集、削除が行われたページ
  • 追加、編集、削除が行われたブログ投稿
  • 追加、編集、削除が行われたコメント
すべてのブログ投稿を購読 閲覧権限のあるすべてのブログで変更があった際のメール通知を受信します。
  • 追加、編集、削除が行われたブログ投稿
Subscribe to attachment notifications
(添付ファイル操作の通知を受信)
ウォッチしているページ、またはウォッチしているスペース内のページに添付ファイルが追加または削除されたときに、メール通知を受信します。
  • ウォッチしているすべてのページおよびスペースに追加または削除された添付ファイル

4.Confluence からの自動メール通知設定に頼らない場合

Slack はいわゆる企業向けのグループチャットツールであり、導入されている企業様も多いと思います。
様々なWebサービスと連携できますが、ConfluenceもまたSlackとの連携が可能です。
Confluenceで行われている作業の最新情報を Slack チャンネルから直接入手できます。
以下は、
「議事録」スペースに記事がアップされるたびに、Slackの「Confluence_議事録」チャンネルに通知する設定例です。

そうだ、Slack と連携しよう!

1.通知を受けたいスペースのサイドバーから[スペース設定]-[統合]を選択、[Slack Notifications]内の[Add Subscription]をクリックします

2.通知を受信したいSlackのワークスペースとチャンネルを指定し、設定内容を確認したら[Save]ボタンをクリックします

途中、以下のようなメッセージが表示された場合には[許可]ボタンをクリックしてください。

上記設定を完了すると、今後は議事録が作成されるたびにSlackへ通知がとびます。

Slackのようなチャットツールはほとんどの方がリアルタイムで見る傾向にありますし、
Confluenceのページのリンクをクリックするとすぐに該当ページへ遷移できるので、生産性も上がりそうです!

さて、今回は「大量に届くConfluenceからのメール通知」についての対処法をご紹介しました。

みなさんの業務環境が快適になり、作業の効率がアップすること間違いなしです(!?)ので、ぜひお試しください!!

                                   

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