2022年03月08日
デジタル時代の文書管理はどう変わる？新しい文書管理の2つのポイント花渕 麻南 Mana Hanabuchi
こんにちは。
マーケティング部の花渕です。
文書管理は電子帳簿管理法の改正や国の公文書管理も紙からデジタルに移行するといった発表など、大きく変化しようとしています。
2022年1月に公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIMA）の「DXコンセプト立案委員会」から提言された「デジタル時代の文書情報管理業務に関する提言」のこれまでの文書管理とこれからの文書管理についてご紹介します。
30ページ程ですので、是非ご一読ください。
また、この「DXコンセプト立案委員会」には、リックソフトの大塚が委員として参画しています。
デジタル時代において、データの重要性は高まっていますが
これまでの文書データや情報は各部門で管理されていることはありませんか？
提言の中でも、組織が違うことで別の規定で管理されている場合が圧倒的に多いと言われています。
そのため、企業として統一的な文書情報管理の体制を構築するのは難しいのが現状です。
つまり「管理制度の分断」が大きな問題となっています。
例えば、電子メールやビジネスチャットといったコミュニケーションツールで文書をやり取りしている場合。
コミュニケーションツールはコミュニケーションを目的としたもので、文書情報の管理にはあくまで追加的なものです。
そのため、ここに添付された文書は、必要になった時の検索対象から漏れていたり、最新バージョンがわからない、アクセス権の制御が 曖昧で流出するリスクが生まれるといった課題が生まれてしまいます。
DXが進み、企業で多くのツールを活用するようになったことで
より業務を効率化し、組織として統一的な文書管理制度を整備する必要性が増してきました。
これまでの文書管理から変化し、「紙文書を組織的に管理する」という新たな考え方を実現するにはどうすれば良いのでしょうか。
ポイントのひとつめは文書情報の作成過程やメモ、承認レビューに至るまでのコミュニケーションなどの蓄積された情報も含めた管理にしなければならないということです。
具体的には、文書情報そのものについては以前は保存されなかった作成編集過程のドラフトやメモが電子的に追跡可能になりました。
文書のオンライン共同編集や電子メールはデジタル時代到来よりもか なり以前から存在している技術ですが、
現在ではこれらに加えてクラウドストレージやビジネスチャットなどのツールが急速に普及しています。
デジタル時代に普及したビジネスチャットなどのコミュニケーションツールやクラウドストレージは、 基本的にはクラウド上に構築されています。
これまでは紙媒体などで物理的に社内に抱え込むことが可能であった従来の文書情報管理とは変化してきました。
ポイントのふたつめは情報は個人起点で共有されていくということです。
従来型の文書情報管理システムなどのITツールの多くはピラミッド型の組織とそこに所属するユーザーという形で人と組織をモデル化し、組織単位でのアクセス権付与というのが一般的でした。
しかしこれからの新しいツールはあくまでも個人が主役であり個人同士のグループやプロジェクトなどのフラットな人の集まりを情報集約の単位としています。
あくまで情報を個人が「共有」するのであり、例えば異動があって業務ルール上は当該文書に対する関与がなくなっても、システム的な共有状態は維持されたままになります。
柔軟でスピーディな情報共有を実現するためには、こうした文書管理の設計が可能なツールであることが重要です。
(参照：デジタル時代の文書情報管理業務に関する提言_第1.1版)
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