【設定編】Comala Document Managemant/ Comala Publishing アプリを活用したドキュメント公開承認ワークフローの事例・設定方法をご紹介!

リックソフトブログ

2021年06月04日

【設定編】Comala Document Managemant/ Comala Publishing アプリを活用したドキュメント公開承認ワークフローの事例・設定方法をご紹介!

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安原 朋哉 yasuhara tomoya

安原 朋哉</mt:Var>

こんにちは。リックソフトヘルプデスク担当の安原です。

弊社リックソフトのサポートドキュメントサイトでは Confluence を利用しておりますが、Comala Document Managemant(旧 Comala workflows)と Comala Publishing の2つのアプリを導入し、承認ワークフローをもとにドキュメントの公開処理を行っております。

前回は、 Comala Document ManagementComala Publishing を用いて作成した、弊社ドキュメントサイトで実際に使用している承認ワークフローの使い方をご紹介しました。
使い方のイメージをしていただけたところで、今回はワークフローの設定方法についてご紹介します!

■設定方法、設定手順

《Comala Document Management 側の設定》

Comala Document Management では、直感的にワークフローを作成することが可能ですが、スクリプトを記述してワークフローが作成することも可能です。

今回、サンプルといたしまして、実際にドキュメントサイトで利用しているワークフローのスクリプトを一部改変したものを添付致します。(サンプルスクリプト.txt

以下より設定手順を記載しますが、前提として事前に「複製元のドラフトスペース(TESTA)」と「複製先の公開用スペース(TESTB)」を作成しておきます。

1.ワークフローを作成

Comala Document Management では、Confluence 全体で利用可能な「グローバルワークフローテンプレート」をそのまま利用するか、複製してスペース固有のワークフロー設定にするかのいずれかを選択可能です。
今回は、既存のグローバルワークフローテンプレートを複製する形でスペース固有のワークフローを作成していきたいと思います。
※「グローバルワークフローテンプレート」を複製せずそのまま利用した場合、設定変更した内容が同じテンプレートを使用している他のスペースにも反映されますのでご注意ください。

①Confluence 画面右上の歯車>「システム」> COMALA DOCUMENT MANAGEMENT の「グローバル テンプレート」ページに移動し、「ワークフローを作成」ボタンをクリックします。

②「名前」や「説明」等の情報を記載し、「適用」ボタンをクリックします。

③今回は、サンプルスクリプトをご用意しておりますので、右上の「{}」ボタンよりスクリプトを表示します。

④「description」より下の行に、サンプルスクリプトの内容を貼り付け、「保存」をクリックします。※環境に合わせてカスタマイズいただいて問題ございません。

⑤ワークフローを保存したら、ワークフローを適用したいスペース(今回は「TESTA」)の「スペースツール」>「ドキュメント管理」に移動します。

⑥「ワークフローを追加」ボタンをクリックし、先ほど作成したワークフローを選択します。

⑦グローバルテンプレートをそのまま利用する場合は「グローバルテンプレートにリンク」、複製する場合は「スペースワークフローを複製」を選択します。

⑧「適用」または「適用とカスタマイズ」をクリックし、適用します。※編集する場合は「適用とカスタマイズ」をクリックします。
⑨アクティブをクリックすることで、ワークフローがスペースに適用されます。

2.パラメータを設定

今回適用したワークフローでは、「ワークフローパラメータを使用して事前に値を設定しております。

Approvers
(承認者)
上図の場合は、ユーザー「yasuhara」が承認者となるように設定されています。設定次第ではパラメータをユーザーに自由に変更させることも可能です。
Reviewers
(レビュワー)

承認者とは違い、値として「グループ名」を指定しているため、レビュー依頼時にグループ内のユーザーをひとり、または複数人選択してレビュー依頼を行います。

※上記は一例となりますので、もちろん「Approvers」にグループ名を指定したり、「Reviewers」に個人ユーザーを指定することも可能です。


《Comala Publishing 側の設定》

Comala Publishing の機能により、ドラフトスペースと公開用スペースを設定します。設定手順は以下のようになります。

①ドラフトスペース(TESTA)の「スペースツール」>「公開」>「スペースを公開」に移動します。

③「ここをクリック」をクリックし、「他スペースに公開」もしくは「他スペースから公開」を選択します。

④今回は「他のスペースに公開」を選択したので、公開先スペースとして作成したスペース(TESTB)を選択して「リンク」をクリックします。※「他スペースから公開」を選択した場合、ここで選択したスペースがドラフトスペースとなります。

■まとめ

設定は以上となります。いかがでしたでしょうか?

ワークフローは Comala Document Managemant 単体で作成することは可能ですが、 Comala Publishing も併用して活用することで、より自由度が高まります。

また、上記で説明できなかった機能として、Comala Document Managemant では、他にも以下の内容が実現可能です。

No.

機能

No.

機能

01 代理起案者をページに設定可能
02 ページ管理者での初期ステータスへの戻し処理が可能
03 ステータスごとの閲覧および編集権限を自動設定可能
04 任意のステータス時での共同ページ作成可能(タスク機能)

Add a task

05 起案者での特定ステータスへの遷移が可能
06 特定スペースに対してワークフローを設定可能
07 特定テンプレートに対してワークフローを設定可能
08 電子署名を使用する

ぜひ、この機会におためしいただけますと幸いです。

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