2017/02/23
ちょっと気になるアドオンシリーズ：承認ワークフローを利用したConfluenceの情報共有術とは
Author
川間 潔Kiyoshi Kawama
こんにちは、リックソフトの川間です。
今回のテーマでは、企業様から以下の沢山のご要望を頂いたConfluenceのページにワークフローを適用できる 「Comala Workflows」アドオン を紹介します。
背景
以前より下記のようなご要望をいただいておりました。
- 「ページ内のコメントではなく、ユーザーインターフェースを通してチーム内でページを共同作成したい。」
- 「Confluenceで作成した設計ドキュメントにレビュー者を設けたい」
- 「ページのステータスによって閲覧と編集権限を制御して欲しい」
- 「ワークフローは作業用スペースで行い、最終決定されたページを公開用のページに複製したい」
「Comala Workflows」アドオンはこれらのご要望を実現することができます!!
JIRAの課題にConfluenceのページをリンクし、課題のワークフローで進行する方法もありますが、Confluenceのページ自体にワークフローを適用することによりページの閲覧および編集権限を制御することが可能です。
また、Confluenceのページ自体にワークフローを設けることにより、ページ作成後にすぐに申請および承認が開始でき非常に便利です。
尚、Confluenceページのワークフロー承認は以下の利用シーンが想定され、様々なページで活躍可能です。ページに躍動感を追加してみませんか？
| 利用シーン | 対応 |
|---|---|
| 営業見積り書 |  |
| 議事録 | |
| 規定文書 | |
| 設計書 | |
| マニュアル | |
| 作業手順書 (作業指示書) | |
| 稟議書 | |
上記利用シーンは弊社で想定しています内容です。お客様のご要望内容をもとに実現可能かの調査も可能です。
営業見積り書、稟議書には金額計算が含まれます。
以下のアドオンを使用してページ表内の項目計算を実現予定です。
Comala Workflow 概要
Confluenceのページでワークフローを実現
基本動作
ページのレビュー申請
- 起案者がページにレビュー者を用いるワークフローを追加
- ページにステータスが割り当てられます。
- 起案者はレビュー者を設定
- ※起案者は「Workflow」の一覧よりページの状況を確認可能です。br>
ページのレビュー実施
- レビュー対象者はダッシュボードの「My Comala Workflows Task」または「メール」のリンクから対象のページを起動します。
- レビュー対象者がページ承認します。
- レビュー対象者がページ承認次第、ステータスが変更されます。また、「Activity」よりページの活動状況が確認可能です。
独自ワークフローの作成
企業様によっては、独自のワークフローが存在します。その場合、Comala Workflowアドオンの管理画面より独自のワークフローが作成可能です。
※Comala Workflowアドオンインストール後に上記3つのワークフローが使用可能です。
サンプル画面
Comala Workflow アドオンで実現可能なこと
以下の内容が実現可能です。
| No. | 機能 |
|---|---|
| 01 | 予めきめられたグループまたはユーザーをステータスごとにレビュー者として設定可能 ※グループの場合、グループ内のメンバーからレビュー者を選択します |
| 02 | 代理起案者をページに設定可能 |
| 03 | ページ管理者での初期ステータスへの戻し処理が可能 |
| 04 | ステータスごとの閲覧および編集権限を自動設定可能 |
| 05 | 任意のステータス時での共同ページ作成可能（タスク機能） |
| 06 | 起案者での特定ステータスへの遷移が可能 |
| 07 | 特定スペースに対してワークフローを設定可能 |
| 08 | 特定テンプレートに対してワークフローを設定可能 |
Comala Publish アドオンとの連携
Comala Publish アドオンとの連携により、すべての承認が行われた後に特定のスペースにページ複製が可能です。
Metadata for Confluence アドオンとの連携
Comala Workflow アドオンバージョン4.15 よりMetadata for Confluence アドオンとの連携が可能となりました。
What’s new in 4.15
Comala Workflowアドオン専用のマクロよりワークフローを作成します。
What’s new in 4.15
Metadata for Confluence Value Reference Support
Metadata for Confluence アドオンは、ページまたはテンプレート内にテキスト、ドロップダウン、ユーザー選択、リンクフィールド等を設けページの利用度を拡張するアドオンです。
Comala Workflow アドオンとMetadata for Confluence アドオンとの連携により、以下の内容が実現可能です。
| No. | 機能 |
|---|---|
| 01 | ワークフローの過程でユーザー選択フィールドで選択されたユーザーに対しページの閲覧編集権限の制御が可能 ※ Comala Publish アドオン の連携にて発行先のページにも選択されたユーザーの閲覧編集権限を引継可能 |
| 02 | ページの有効期限をユーザーがページ毎に指定可能 |
| 03 | フィールド内の情報に応じて、ワークフローの処理を制御可能 |
いかがでしょうか。
もし企業様でConfluenceのページで ”独自ワークフロー”を実現したい場合は、弊社に一度コンタクトしていただければ幸いです。
ではでは。
