【事例編】Comala Document Managemant / Comala Publishing アプリを活用したドキュメント公開承認ワークフローの事例・設定方法をご紹介!

リックソフトブログ

2021年06月03日

【事例編】Comala Document Managemant / Comala Publishing アプリを活用したドキュメント公開承認ワークフローの事例・設定方法をご紹介!

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安原 朋哉 yasuhara tomoya

安原 朋哉</mt:Var>

こんにちは。リックソフトヘルプデスク担当の安原です。

2021年が始まってもうすぐ半年が経ちますね。
コロナ禍の影響か、時の流れが早く感じます。(個人差あり)

突然ですが、弊社リックソフトのサポートドキュメントサイトでは Confluence を利用しておりますが、Comala Document Managemant(旧 Comala workflows)と Comala Publishing の2つのアプリを導入し、承認ワークフローをもとにドキュメントの公開処理を行っております。

今回は、Comala Document ManagementComala Publishingを用いて作成した、弊社ドキュメントサイトで実際に使用している承認ワークフローと、その設定方法をご紹介します!

■Comala Document Managemant , Comala Publishing とは

それぞれの製品の概要につきましては、過去のブログでも紹介しておりますので、こちらも併せてご参照ください。

お時間の少ない方に簡単に概要をご紹介しますと、

  • Comala Document Managementとは...
    Confluenceページ上でワークフローを実現するアプリです。
  • Comala Publishingとは...
    Confluence ページを複製元スペースから複製先スペースへページ発行を可能とするアプリです。

これらの製品を組み合わせることで、Confluence 上で "WCM(ウェブ コンテンツ マネジメント)" が実現可能となります。

"WCM(ウェブ コンテンツ マネジメント)"とは、「Webコンテンツ(ページ)の作成・編集を行い、ワークフローなどの承認機能のチェックを経由後、Webコンテンツ(ページ)を公開する」そのプロセスを管理するシステムのことです。

そのため、前提として Confluence 上に 「複製元のドラフトスペース」と「複製先のスペース」の2つのスペースを用意する必要があります。

それでは、実際にどういった設定を行いWCMを実現しているか、弊社サポートドキュメントサイトで使用しているワークフロー設定を例に見ていきましょう。

■どのような承認ワークフローを回しているか・・・

弊社ドキュメントサイトでは、少々複雑(でもない気がしますが)、以下イメージのような承認ワークフローを導入しております。

下書き⇒レビュ⇒依頼⇒承認依頼⇒公開 という承認フローとなっており、ページを再編集した場合は「下書き」、却下された場合は「返却済」ステータスとなるように設定しております。

それぞれのステータスの詳細は以下になります。

下書き ユーザーがページを編集している状態。
レビュー依頼 編集後、レビュー担当者をアサインしてレビュー依頼を行う。
担当者にメール通知とワークボックス通知とが送信され、却下した場合は下書きに戻る。
承認 最終決定を行う上長に承認依頼を行う。
承認者にメール通知とワークボックス通知が送信され、却下した場合は下書きに戻る。
公開 上長より承認を得た場合、ドラフトページが公開用スペースに複製され、公開される。※Comala Publising を使用
返却済 レビュー依頼、または承認依頼で「却下」された場合、「返却済」ステータスに変更される。

■実際の「ページ作成」から「ページ公開」までの一連の流れを見てみよう

本ワークフローは「ドラフトスペース」でページを作成し、レビュー、承認を経て「公開スペース」に公開されるまでが一連の流れとなります。
実際にどういった動きになるか、見てみましょう。

①Comala Publising を使用して作成したドラフトスペースにてページを新規作成し、保存します。
※ドラフトスペースの作成方法は後ほど説明があります。

②ページ保存後、ページタイトル直下の「下書き」ボタンをクリックし、「送信」をクリックします。

③「+レビュー担当者を追加」ボタンをクリックし、担当者ユーザーを選択してアサインします。
※「メモを追加」よりコメントを追記できます。

⬇︎

アサインされたユーザーには Jira のワークボックス通知、 メール通知が送信されます。
※メール通知は別途設定が必要です

⬇︎

④レビュワーによりページが「承認」された場合、次の承認ステップに移行します。

承認者として設定されたユーザー(上長)に、先ほどと同様に Jira のワークボックス通知、 メール通知が送信されます。

⬇︎

⑤上長より承認を得た場合、該当ページが公開スペースに複製されます。

⬇︎

■まとめ

今回は、Comala Document ManagementComala Publishingを用いて作成した、弊社ドキュメントサイトで実際に使用している承認ワークフローの使い方をご紹介しました。
次回は、もう1歩踏み込んで、製品画面を交えながら具体的な設定方法についてご紹介いたします。

ぜひ、こちらも合わせてご覧ください!

本情報はブログを公開した時点の情報となります。
アプリ(アドオン)を開発提供するベンダーによって製品仕様や提供方法などが変更になる場合があります。

                                         

また、この機会におためしいただけますと幸いです。

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