【事例編】Comala Document Managemant / Comala Publishing アプリを活用したドキュメント公開承認ワークフローの事例・設定方法をご紹介！

2021年06月03日
【事例編】Comala Document Managemant / Comala Publishing アプリを活用したドキュメント公開承認ワークフローの事例・設定方法をご紹介！

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安原朋哉 yasuhara tomoya

安原朋哉</mt:Var>

こんにちは。リックソフトヘルプデスク担当の安原です。

2021年が始まってもうすぐ半年が経ちますね。
コロナ禍の影響か、時の流れが早く感じます。(個人差あり)

突然ですが、弊社リックソフトのサポートドキュメントサイトでは Confluence を利用しておりますが、Comala Document Managemant（旧 Comala workflows）と Comala Publishing の2つのアプリを導入し、承認ワークフローをもとにドキュメントの公開処理を行っております。

今回は、Comala Document ManagementとComala Publishingを用いて作成した、弊社ドキュメントサイトで実際に使用している承認ワークフローと、その設定方法をご紹介します！

■Comala Document Managemant , Comala Publishing とは

それぞれの製品の概要につきましては、過去のブログでも紹介しておりますので、こちらも併せてご参照ください。

お時間の少ない方に簡単に概要をご紹介しますと、

Comala Document Managementとは...
Confluenceページ上でワークフローを実現するアプリです。
Comala Publishingとは...
Confluence ページを複製元スペースから複製先スペースへページ発行を可能とするアプリです。

これらの製品を組み合わせることで、Confluence 上で "WCM（ウェブコンテンツマネジメント)" が実現可能となります。

"WCM（ウェブコンテンツ　マネジメント)"とは、「Webコンテンツ(ページ)の作成・編集を行い、ワークフローなどの承認機能のチェックを経由後、Webコンテンツ(ページ)を公開する」そのプロセスを管理するシステムのことです。

そのため、前提として Confluence 上に「複製元のドラフトスペース」と「複製先のスペース」の２つのスペースを用意する必要があります。

それでは、実際にどういった設定を行いWCMを実現しているか、弊社サポートドキュメントサイトで使用しているワークフロー設定を例に見ていきましょう。

■どのような承認ワークフローを回しているか・・・

弊社ドキュメントサイトでは、少々複雑（でもない気がしますが）、以下イメージのような承認ワークフローを導入しております。

下書き⇒レビュ⇒依頼⇒承認依頼⇒公開 という承認フローとなっており、ページを再編集した場合は「下書き」、却下された場合は「返却済」ステータスとなるように設定しております。

それぞれのステータスの詳細は以下になります。

下書き	ユーザーがページを編集している状態。
レビュー依頼	編集後、レビュー担当者をアサインしてレビュー依頼を行う。担当者にメール通知とワークボックス通知とが送信され、却下した場合は下書きに戻る。
承認	最終決定を行う上長に承認依頼を行う。承認者にメール通知とワークボックス通知が送信され、却下した場合は下書きに戻る。
公開	上長より承認を得た場合、ドラフトページが公開用スペースに複製され、公開される。※Comala Publising を使用
返却済	レビュー依頼、または承認依頼で「却下」された場合、「返却済」ステータスに変更される。