Trelloの利用は本当に危ない?-Trelloの利用におけるリスクの把握と対策-

リックソフトブログ

2021年04月07日

Trelloの利用は本当に危ない?-Trelloの利用におけるリスクの把握と対策-

Author

古守 komori

古守</mt:Var>

こんにちは、Ricksoftプリセールス担当の古守です。

現在、タスク管理ツール「Trello」で個人や企業の情報が意図せず公開されていたことが話題となっています。
Yahooなどの大手ポータルサイトでも報じられているので、ニュースをご覧になられて不安を感じた方も多いと思います。

TrelloはSNSツールとして開発された経緯があり、操作性が良く手軽に情報を共有できるところが魅力です。
また、無償で利用できるFreeプランが用意されていて、簡単に利用を開始できることから、ここ数年で一気にシェアを広げてきました。

今回は、Trelloで意図しない情報公開が発生してしまった原因と対策について考えてみました。

まず、Trelloのデフォルトの公開範囲は、「ワークスペース」または「非公開」が設定されます。
いずれの場合もインターネット上の不特定多数から閲覧されることはありません。

ユーザがボードの公開範囲を変更する際には、ボードの公開による影響について説明が表示されます。


trello_risk01.png

ボードが公開されると、画面上部にボードが公開されている旨の警告が表示され、ユーザに確認を促します。

trello_risk02.png

このように、ボードの公開時と公開後にそれぞれ注意喚起があるので、ユーザがボード公開/非公開の仕様を正しく理解して少し注意するだけで意図しないボードの公開による情報の流出は防げます。

この「少し注意する」が欠けてしまったのは何故でしょうか?
画面上に表示される説明を注意深く読むか読まないかについては、利用者の性格的によると思いますが、企業で利用しているツールなので、簡単にインターネットに情報が公開されることは無いという先入観があったかもしれせん。
「公開」という表示を見て、関係者に情報が公開(共有)できると思い込んでしまった人もいると思います。

いずれにしても、ツールの仕様に対する理解不足が原因と考えます。
Trello Freeプランを利用している場合は、ボードの公開範囲の見直しTrelloのボード公開における仕様の周知を徹底することをお奨めします。

意図しない情報漏えいのリスクを抑えるためには、ツールの機能や運用ルールの教育が必要です。
しかし、企業で多くのユーザがTrelloを利用している場合、すべてのユーザが仕様を正しく理解して運用するのは現実的に難しいものです。
このため、IT部門などの管理者が運用ルールを定めて、必要な操作制限を設定した上で利用することをお奨めしています。

Trelloでは企業向けにBusiness、Enterpriseの2つのプランが用意されています。
これらのプランを適用することで、管理者側でボードの公開範囲をコントロールし、セキュリティを強化できます。
具体的なイメージは下記の動画にてご確認ください。

本ブログでは、複数のチームを一元管理できるEnterpriseプランの管理機能について紹介します。

Trelloの利用者を把握する

Trelloはアトラシアン社が提供するAtlassian Cloudと呼ばれるサービスの一つです。
Atlassain Cloudの組織管理機能を使って、企業のドメインメール(例:xxxx@ricksoft.jp など、@以下のドメイン名を使って判定)を使っているすべてのTrelloユーザを洗い出すことができます。
また、アカウントの詳細画面からユーザが利用しているTrelloのプランを確認できます。

trello_risk03.png

Trello Freeプランで利用しているチームを把握する

Trello Enterpriseでは、複数のチームとチーム内のボードを管理するために、管理者向けのメニュー(Enterprise Admin Dashboard)が用意されています。
Enterprise Admin Dashboardでは、企業のドメインメールを使っているユーザが管理者となっているFreeプラン利用のチームを洗い出し、
必要応じてEnterprise管理下に置くことができます。

参考:エンタープライズワークスペースのアップグレード

trello_risk04.png

ボードの公開範囲を制限する

Enterpriseで管理されているチームに対して、新たにボードを公開することを禁止し、既に公開中のボードがあれば、該当ボードの件数と内容が確認できるようになっています。

trello_risk05.png

Enterpriseプランを導入することにより、業務利用しているボードの公開範囲を管理者が適切にコントロールできます。
今回はTrelloのボード公開の問題にフォーカスしましたが、Enterpriseプランには、ユーザ管理やセキュリティの強化に関する機能が多数盛り込まれています。

まとめ

今回、様々なメディアで大々的に取り上げられたことにより、Trelloの利用に関する危機感が急激に高まっていますが、ボードのインターネット公開の問題は突然降って湧いたものではなく以前から指摘されていました。また、このようなリテラシーの不足による情報漏えいは、Trelloに限ったものではありません。今年の1月頃にソースコード管理サービス「Github」にて、業務向けのコードがGithubに公開されていることが判明して話題となりましたが、問題が顕在化していないだけでツールの仕様の理解不足による情報漏えいは様々なところで起こり得ます。

今回、不安を煽るような内容になってしまいましたが、道具は正しく使うことにより利益をもたらしてくれます。

Trelloは直感的に操作でき、関係者間で気軽に情報を共有できます。例えば、リモートワークなどで各メンバーが離れて作業をしている環境でも、Trello上でミュニュケーションをとりながら業務を円滑に進めることができます。情報漏えいなどのリスクばかりに目を向けて利用を禁止するのは合理的とは言えません。

ユーザが間違った使い方をしないよう、コンプライアンスやツールの運用に関する教育を強化し、ツール側で制約できる部分はきちんと設定して管理することが重要だと考えます。

リックソフトでは、Trelloの導入や有償版へのアップグレード、企業内で利用する場合のノウハウや管理機能についてなど、企業様向けの個別相談会を開催しております。
各回、1社限定で実施しておりますので、皆様のITシステムに関するお悩みや課題をご相談ください。

                                          Trello個別相談会

Trelloについて詳しく知りたい方はこちら。

Trelloの製品紹介

技評に寄稿した関連記事

第7回 TrelloとSlackではじめる,楽しいチームコラボレーション(前編) 第8回 TrelloとSlackではじめる,楽しいチームコラボレーション(後編)

お問い合わせ

本情報はブログを公開した時点の情報となります。製品に関するご質問やデモを希望される場合は、下記よりお問い合わせください。

Trello お問い合わせ               
                    
                                                        
  
本ブログのカテゴリ: Trello

カテゴリ一覧

最近の記事

年別アーカイブ

アトラシアン製品の導入と活用を
成功させたいなら
リックソフトのサポートが
必要です。

サードパーティ製のアドオンもサポート

サードパーティ製のアドオンもサポート

RS標準サポート

アトラシアン社ではサポート範囲外となっているサードパーティ製のアドオンをリックソフトのRS標準サポートではサポートします。

  • アトラシアン製品とサードパーティ製のアドオンとの事象の切り分け
  • 海外のアドオンベンダーとのやり取りを代行(日→英/英→日)

リックソフトのRS標準サポートは開発元が提供するサポート以上の価値があります。

サポートについて

ツールの活用を促進するアイテム

ツールの活用を促進するアイテム

各種ガイドブック

ツールを導入しただけでは成功とはいえません。利用者が効果を感じていただくことが大切です。独自で制作した各種ガイドブックはツール活用を促進します。

リックソフトからライセンス購入を頂いたお客様にはガイドブックを無料進呈いたします。

ガイドブックについて

価値あるツールの使い方

価値あるツールの使い方

研修・トレーニング

ツール操作の研修だけでなく「ウォータフォール型開発」「アジャイル型開発」のシミュレーション研修も提供。

日本随一の生産性向上にも効果のある研修サービスです。

リックソフトからライセンス購入を頂いたお客様には無料招待や割引特典がございます。

研修について

PAGE TOP