2022年08月12日
使い方シリーズ 第12回 ちょっと優しいConfluenceの使い方Author
小山 康由 Yasuyuki Koyama
はじめに
読者のみなさま、ごきげんよう。
久しぶりの使い方シリーズブログの時間です。
季節の順序を忘れたような天候が続きますが、お元気でお過ごしでしょうか？
珍しいことに私は体調を崩すこともなく過ごしています。いやあ、後が怖い。
さて、今回は「ちょっと優しいConfluenceの使い方」と題してお送りします。
正確には「Confluenceを使うほかのユーザーにとって優しい使い方」をご紹介いたします。
これから紹介するいくつかのポイントを押さえてもらえれれば「気配りのできる人」との評価間違いなし（※筆者調べ、サンプル数 1）です。
１、ページの先頭で自己紹介
新しいページを作るときにはわかりやすいタイトルをつけていただいていると思いますが、それでもたった一行では表現できる内容には限りがあります。
作成した日付も入れておきたいとか、整理番号も入れようとか思うとさらに余裕は少なくなります。
そこで、新しいページを作ったら先頭に「情報」マクロなどを使って「このページは？」のようなページの自己紹介を加えてみましょう。
ページを作った意図、更新してほしいタイミングなどを書いておけば、あとで「ちょっとページの方向が変わっちゃった」という事態も防げます。
同じような用途のページが複数作られるのを防ぐこともできるでしょう。
初めてConfluenceを触るユーザーにとっては「こう使えばいいのか」と安心してもらえると思います。
２、ページを編集したら「何を変更しましたか？」を記入
バージョンや環境によって多少差はありますが、Confluenceではページを編集したときにコメントを残せる仕組みがあります。
この機能を利用して「どこを変更したのか」「なぜ変更したのか」をコメントしておくようにしてみましょう。
Confluence Cloudであれば編集画面右上の「...」ボタンをクリックして表示されるメニューから「バージョン コメント付きで公開」をクリックします。
そうしたらダイアログボックスにコメントを入力して「公開」ボタンをクリックします。
「どこを変更したのか」はConfluenceの特徴でもあるページ変更履歴で差分を見ればわかりますが、人員名簿のような上下に長いページでちょっとだけ変更したときなどは、変更点を見つけるのもなかなか難しいもの。
そんなときに「◯◯を●●に変更。」とメモしてあれば変更点を探す手間を省けます。
さらに「なぜ変更したのか」もメモにあれば「......なんでこんな変更をしたんだっけ？」という事態を防げます。
ほかのユーザーが見た場合には「......なんでここを変更したの？」という疑問に答えを提供できます。
ページを見ただけではわからない、あなたが変更を加えた理由を書いておくのがポイントです。
３、ファイルのコメントを活用
Confluenceの便利機能の一つである添付ファイル機能。
ページで「T」キーを押して表示される添付ファイルの管理画面で、ファイル単位にラベルやコメントを設定できることをご存じでしょうか。
ファイルのリストでアクション欄の「プロパティ」をクリックすると編集できるようになります。
ファイルのコメント機能を使って、そのファイルが何のために添付されているのかを教えてあげるようにしましょう。
例を挙げてみます。
あるアプリケーションの機能を検討しているページに画像ファイルが添付されました。
そのままでは「こんな画面が欲しい」なのか「この画面は悪い例」なのか、あるいは「他社のサンプル事例」なのかわかりません。
そこでファイルのコメントに「○○社の製品の例」と書いてあれば、もう誤解することはありませんよね。
この方法であれば添付ファイルマクロでファイルリストを作ったときにも説明を表示させられます。
おわりに
さて、Confluenceのちょっと優しい使い方、いかがだったでしょうか。
ちょっとした気配りが時としていちばん嬉しかったりするもの。
読んでもらう人、使ってもらう人のことを思って機能を使ってみてください。
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