2024年02月28日
＜分散した情報の一元管理＆活用！＞新機能紹介｜Confluence Cloud「データベース機能（ベータ版）」富澤（カスタマーサクセスチーム） tomizawa
コラボレーションツール"Confluence（コンフルエンス）"に「データベース機能」がベータ版としてリリースされました。
Confluence のページに情報を記載するけれど、あっちで修正、こっちで修正、「あれ？同じ情報のはずなのに内容が違って整合性がない」といったお困りの経験はありませんか？データベース機能を使うと、各所に分散した情報を一覧化し、Confluence ページや Jira 課題の進捗・更新状況をまとめて確認できるようになります。情報の一元管理・リアルタイムの整合性が保つことができます。
※2024年2月時点ではベータ版ですので、一般公開時には機能や画面が異なる可能性があります。
本記事では
を紹介します！
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Confluence ページ、Jira 課題、所有者、期限、ステータスなど作業に関わる要素を任意に設定し構造化された１つの表で管理します。
利点・特徴
データベース機能の有効化設定
画面右上歯車マーク ＞ 設定 ＞ ベータ版の機能 ＞ 「同意して有効化」
※Confluence 製品管理者以上の権限が必要
＜注意＞
データベースを作成してみましょう。作成方法は主に２つあります。
試しに、カスタマーサクセスチームで行っているお客様ミーティングの管理をイメージしてデータベースを作成してみました。
「＋」ボタンから好きな属性を指定して列の追加、並び替えができます。
Jira 課題やConfluence ページ情報（最終更新日・ラベル・ステータスなど）と連携し表示もできました。
「更新日が古く、最新情報が反映されていない」、「ミーティング直前なのに未作成のまま」or「ミーティング日程調整中」など、状況がデータベース上で確認できます。
「あのページ作成終わった？管理用ページだと未着手だけど」「終わってます！すみません管理用ページの更新モレです」といった確認の手間がなくなりそうですね。
個人的にいいなと思った機能は、ビュー形式を変更＋タグ属性を利用しデータの変更操作ができることです！
Confluence でカンバンボードのように管理ができるのは画期的です。
また、他のページ内にデータベース表を表示させるにはデータベースのURLをコピー＆ペーストもしくは「/Embed database」マクロを使います。
あらかじめフィルタリング指定した表示のURLもコピーできるので、カスタマイズした表示ビューを個人・チームで利活用できます。
データベース特有のエントリリンクフィールドで他のデータベースの項目を引用することもできます。
下図では、「メンバー別おすすめランチ」データベースにお店の情報をまとめた「ランチマップ」データベースの情報をリンクしています。
操作は直観的で分かりやすく、フィルタリングやソート、インポートエクスポート機能も揃っています。
Confluence を通じた生産性向上、データを利活用した取り組みが広がるな～と、今後の機能拡張が楽しみです ^‐^
上記でミーティング管理の例をお見せしましたが、例えば、開発チームの場合には機能要望リクエストの管理、機能の優先順位付けができます。
下図では、バグ課題を管理する Jira 課題と、調査用の Confluence ページをデータベース化しています。
ほかビジネス部門にもデータベース機能はおすすめです！
営業チームで顧客管理や契約の管理
人事部門で、採用プロセス管理や、新入社員のオンボーディング管理
マーケティング部門で、広告効果の追跡、キャンペーンの実施管理、アイデアだし などなど
皆様の業務において、様々なシーンでデータベース機能をご活用いただけると思います。
私は個人的にラーメンデータベースを作成してみました♪
本機能はベータ版として2024年1月にリリース済みです。まだお持ちの環境に機能が反映されていない場合でも、今後1～2ヶ月以内に反映されると思われます。
詳細は アトラシアンサイト にて公開されています。
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