株式会社メドレー様|導入事例

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Confluence導入事例 - 株式会社メドレー様

株式会社メドレー


株式会社メドレー株式会社メドレーは、組織を崩壊させかねない「組織急拡大に伴う問題」に先手を打つため、組織パフォーマンスを最大化させ続けることを可能とする業務基盤の整備に着手。そのソリューションとして社内のあらゆる情報を集約する社内WikiのConfluenceを導入。社内に存在するあらゆる業務手順、企画文書、個人のナレッジ、業務記録などを一元的に蓄積・集約することで、単にナレッジを共有するためのツールに留まらず、社内のコラボレーションが自然発生するコアプラットフォームとして確立させることに成功した。ナレッジ共有システムの導入・運用の際に課題となりがちな、社内カルチャーの形成、利用ルール、利用目的の浸透などに向けた数々の仕掛けについて、執行役員/コーポレート管掌の兼松 孝行氏に話を聞いた。

メドレーは、2009 年6 月に創業した、医療ヘルスケア分野を中心に事業を展開するインターネット企業。「医療ヘルスケアの未来をつくる」をミッションに掲げ、オンライン診療・電子カルテなどの機能を搭載したクラウド診療支援システム「CLINICS」や、医療介護業界の人材不足解消を目指す採用システム「ジョブメドレー」など5つの事業を展開している。

背景・課題

ビジネスの拡大に伴い情報の管理が煩雑化 情報共有プラットフォームの刷新が必要に

2009 年の設立以来、「納得のできる医療」の実現に向けてさまざまな事業を展開し、2019 年12 月には東証マザーズ市場に上場した株式会社メドレー。創業時に開始した「ジョブメドレー」は、医療介護業界で利用者数No.1 を誇るサービスに成長している。

また、2016 年2 月にリリースした「CLINICS オンライン診療」は、新型コロナウイルスの感染防止策の一つとして注目を浴びている。

さらに2020 年9 月には調剤薬局窓口支援システム「Pharms」の提供を開始。医療機関と調剤薬局のスムーズな連携を実現し、患者さんにとっても利便性の高い医療プラットフォームへと進化を遂げている。

そんなメドレーでは、ビジネスの成長と共に会社の規模も急速に拡大させてきた。同社 執行役員/コーポレート管掌の兼松孝行氏によると、とくにここ最近は毎月約10 〜20 名、年間約200 名ほどの入社があるという。そうした中、組織の急拡大に伴い、直面するであろう様々な発展上の問題に対し、これを一挙に解決すべく着目したのが、情報資産の在り方だった。

「当社はこれまでも社内Wiki を利用してきましたが、組織が急拡大するにつれ、情報があちこちに散在したり、チームにタイムリーに情報が共有されないなどという問題が顕在化しつつありました。このような状態を続けていると、やがて社内の情報が無意識に分断され、組織のサイロ化が起こることにより、チームパフォーマンスを高められない、非効率な組織になってしまうことを懸念していました。」(兼松氏)

導入プロセス

長期的な継続利用を目指して社内説明を徹底 経営陣トップの活用コミットをはじめとした啓蒙・ 推進がカギに

メドレーでは、今後さらに会社が成長していくことを見越し、同社の行動規範でもある「未来志向」に基づいた情報の在り方を検討していた。兼松氏は「継続的な事業規模の拡大を志向する中で、社内のあらゆる情報を1 つのプラットフォームで一元管理、統制し、徹底した合理化を図ろうと考えました。情報の“巡り”が悪いと組織のパフォーマンスは最大化されません。社内で情報を上手く循環させるとともに、情報を一元管理し、社員全員が自らの意思で、成果を出すために必要な情報を掴みに行けるオープンな環境を目指しました。

また、こういった取り組みや投資を早い段階から行っていかないと、人員が増える度にますます非効率な組織運営となり、負のスパイラルに陥ってしまう可能性があるため、全社共通となるコアプラットフォームの構築は急務でした」と強調する。

メドレーが新しい社内Wiki の検討に入ったのは、2017 年末ごろのこと。そこから半年以上の期間をかけ、理想的なUI/UX の実現可能性、カスタマイズの柔軟性、ユーザーの利便性、将来の成長に合わせてスケールできる拡張性、さらに導入・運用コストも含めて入念に比較検討を行ったという。

「これまで使っていたツールは、用途は限定的であるものの、必要に応じた詳細なアクセス権限を設定できないところなどに懸念がありました。組織規模拡大に伴って取り扱いに配慮が必要な情報も増えてくる中で、新しいプラットフォームの要件にはこのアクセス権限設定のほか、ユーザーインターフェース(UI)を柔軟にカスタマイズできるものを選ぶことにし、最終的に自由度の高さを決め手にConfluence を採用することにしました。」(兼松氏)

Confluenceの導入を決めたメドレーでは、上記の狙いを実現するために様々な仕掛けを施していった。まず、社内Wikiに対して経営層の強い意思があり、経営層による活用に対するコミットが前提にあったという。これを受け、プロジェクトの組成においても、CTO、人事責任者、事業部門のマネージャー、デザイン部長、エンジニア、情報システムマネージャーなど、全社横断的に実力を発揮できるメンバーでチームが作られた。

長期的な継続利用を目指して社内説明を徹底 経営陣トップの活用コミットをはじめとした啓蒙・推進がカギに 図1

長期的な継続利用を目指して社内説明を徹底 経営陣トップの活用コミットをはじめとした啓蒙・推進がカギに 図2

次に設計では、例えばUIについて、社内のデザイナーが参加し、「BtoBもしくはBtoCのプロダクトを作るくらいのクオリティイメージ」として、自社のニーズに合致するように見た目と操作性に相当なこだわりを持ちながらカスタマイズしていったという。

また、兼松氏は、「ドキュメントによって未来の自分やチームの能動的な行動を促す“ドキュメントドリブン” のカルチャー」を社内により強く根付かせることを意識し、Confluence の導入に取り組んだ。

「Confluence を導入するにあたっては、社内のすべての情報を集約・一元化し、それをオープンに共有し、情報を浴びられる環境をつくることでコラボレーションが『自然発生』することを狙いました。そのために全社員の業務の中心にConfluence があると位置づけ、情報の独占や属人化を禁止し、ナレッジとして蓄積していくということを行動原則としました」(兼松氏)

次に、全社展開の段階では、中長期的な利用を見据えた、利活用の推進活動にも注力したと兼松氏は語る。内発的動機付けと外発的動機付けの両面でアプローチしたことがポイントだという。

「『Confluence を深く理解し、使い倒そう』という意識のもと、当時の社員230 人程度の全員に対し、フェイスto フェイスでの説明会を計20 ~ 30回ほど実施しました。そこでとくに重要視したのが、単なるツールの使い方説明ではなく、『なぜConfluence を導入するのか、Confluenceによって将来的にどのような組織にしていきたいのか』という、Confluence 導入における組織としての狙いの共有を行ったのです。そして、Confluenceを導入する意義を確実に理解してもらうことで、内発的動機付けを行い、全社的に活用をドライブさせるとともに、形骸化の予防に努めました」(兼松氏)

さらに工夫していたのが、導入の順番だ。「こうしたことを組織文化としてより確実に強く浸透させていくためには、社員の『理解』に加え、部門長が率先して活用していることを一般社員に見せ、その体現を周囲に求める状態をつくることが重要で、複数の仕掛けを同時に行っていくことが必要だと考えました。

そこで、一般社員向け説明会とは別に、部門長向けにも説明会を実施し、それぞれの部門での利活用リーダーとして活動してもらい、ドキュメントドリブンというカルチャーを自ら体現し、部門内でも習慣となるように説明することで、全従業員において外発的動機付けが機能するようにしました」と兼松氏は話す。

また、リリースのタイミングにも意図があるという。本社のオフィス移転に揃えて同時にリリースしている。現実の「働く場」と同じタイミングで、デジタルな「働く場」(社内Wiki)を同時に新しく機能的なものに変化させることにより、組織が次のフェーズにシフトした感覚を作り出した。

なお、インターネットサービス企業として技術力のあるメドレーでは、Confluence のカスタマイズや設定をすべて内製化している。リックソフトにはわずかな疑問点を問い合わせた程度だが、リックソフトのサポートは問い合わせに対する回答が非常に早く、その内容も的確なものだと高く評価する。

導入効果

社内情報の集約により情報共有、統制、教育などあらゆる活動が効率化 ドキュメントドリブンのより強い文化醸成に寄与

社内情報の集約により情報共有、統制、教育などあらゆる活動が効率化 ドキュメントドリブンのより強い文化醸成に寄与

メドレーでは、当初の予定どおり2018 年8月の新オフィス移転とともにConfluenceの本番稼働を開始。プロジェクトチームの取り組みが功を奏し、Confluence を中心にしたドキュメントドリブンのカルチャーは瞬く間に強化されていったという。

「利用開始当初はConfluence の中を頻繁にパトロールし、設計や意図どおりに使われていなければ、その旨をユーザーおよび部門長に対して直接口頭での説明やConfluence上でオープンにフィードバックすると共に、逆にConfluenceの設計や仕様に縛られて合理性が損なわれる場合には設計から見直すといった取り組みを根気強く続けました。今は導入当初よりパトロールの必要性は減っていますが、それはConfluenceの浸透が社内全体で進み、個々人が体現者になっていることを示している結果だと捉えています。」(兼松氏)

導入効果については、あらゆる情報が残されるようになり、情報の場所が集約・一元化されてオープンになっていることで必要な情報にたどり着く時間が短縮され、業務のスピードは間違いなく向上していると実感しているそうだ。また、企画立案、社内統制、従業員教育など、あらゆる社内活動が効率化しているという。

Confluence の導入効果について兼松氏は「情報共有、企画推進、社内統制、従業員教育の効率化など多岐に渡ります。また、例えば業務で何かわからないことがあれば、『まずはConfluenceで確認する』という行動原則が浸透しています。その結果、多くのことが自己解決可能となり、上司や他部門への問い合わせが大幅に減り、個々人の自己解決能力も高まることで、当人や周囲がより価値の高い仕事に時間を使うことが可能となっていると思います」と話す。

今後の予定

将来の発展的な活用を見据え さらなる機能拡充に期待

将来の発展的な活用を見据え さらなる機能拡充に期待

メドレーでは今後も、社内の業務基盤としてConfluence を使い続けていく方針であり、今後の機能拡張、向上に期待を寄せているという。

「Confluence には、検索機能の向上や外部を含めた情報共有などといった機能が改善されていくことに期待しています。また、現在当社ではConfluence は、社内のすべての情報の入り口的な位置づけになっており、日々、資産が蓄積されていっています。ナレッジ共有のプラットフォームとして維持するのはもちろんですが、将来的な高度化を目指して、データ収集・分析など、より利活用につなげる取り組みを行っていきたいと考えています。」と兼松氏は、今後の展望を語る。

医療ヘルスケア領域のIT化が進む中、ビジネスと事業規模を急速に拡大しつつあるメドレー。同社の成長は、今後もConfluenceを中心としたドキュメントドリブンのカルチャーが支えていくことだろう。

本事例の内容は2020年12月取材時のものです。
本事例に記載されている会社名、製品名は各社の商標または登録商標です。

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