ミーティングのワークフローを強化し生産性を向上!Meetical Meetings for Confluenceの使い方(前編)

リックソフトブログ

2021年02月19日

ミーティングのワークフローを強化し生産性を向上!Meetical Meetings for Confluenceの使い方(前編)

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大薗 輝久 teruhisa ohzono

大薗 輝久</mt:Var>

皆さんこんにちは! リックソフト プリセールスエンジニアの大薗です。

このシリーズは、Atlassian社のMarketplaceで掲載されていて使ってみたい!気になる!というAPPをどんどん紹介するシリーズです。

今回は、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとConfluenceをリンクさせてミーティングのワークフローを強化することができるMeetical Meetings for Confluence」(通称:Meeticla)をご紹介させていただきます。

Meetical Meetings for Confluenceでは何ができるの?

Meeticalを利用し、ConfluenceとGoogleカレンダー、OutlookカレンダーをAPIでリンクすることで、大きく3つのメリットがあります。

  1. Googleカレンダー・Meeticalカレンダーからスケジュールに対して、Confluenceページを作成し、リンクが自動でスケジュールに記載
    →該当スケジュールに関するConfluenceページを探さなくて済むようになり効率化!
  2. MeeticalカレンダーでConfluenceページが作成済かどうか色判別が可能に
    →該当スケジュールの議事録作り忘れ防止に繋がります
  3. テンプレート次第で、いろいろなバリデーションのページを簡単に作成可能
    >議事録クオリティの統一化につながります。

ここからは、Googleカレンダーを使った例で、前編後編に分けてもう少し具体的に説明をしていきたいと思います。

ぜひ、最後までお読みくださいませ。

1.初期設定で、Application同士をリンクさせる

Meeticalを使用するためには、以下の手順で各アプリケーション同士をリンクさせる必要があります。

  • ConfluenceとMeeticalのApplicationリンクを設定
  • Chrom(Google ユーザー)とMeeticalをリンクさせる
  • Chromに拡張機能をインストールする

難しく感じるかもしれませんが、設定は専用ウィザードに沿って行えばできる簡単仕様となっているので手順通りに進めて行けば問題ありません。
また、5分ほどの時間で完了させることができるボリュームとなっております。

2.ConfluenceとMeeticalのApplicationリンクを設定

専用ウィザードの一例。基本的に青色のボタンに沿って設定すれば問題ありません。

meetical-meetings-for-confluence01.png

どの項目に入力が必要なのか、各項目にどんな値を入力すればいいのかなどは、Meeticalで全て用意されているドキュメントを見ればOKです!

meetical-meetings-for-confluence02.png

meetical-meetings-for-confluence03.png

meetical-meetings-for-confluence04.png

3.Chrome(Google ユーザー)とMeeticalをリンクさせる

Meeticalをインストールすると、Confluenceのアプリメニューに「Meetical」が追加されます。

meetical-meetings-for-confluence05.png

まだ、MeeticalとChrome(Googleユーザー)のリンクが設定されていない場合設定ウィザードが表示されます。

meetical-meetings-for-confluence06.png

この設定ウィザードも基本的に青色になっているボタンを押下していけばOKです。

meetical-meetings-for-confluence07.png

途中で、Google ユーザーの指定を求められます。Meeticalに反映させたいユーザーを選択してください。

(状態によってはログインを求められます。)

4.Chromeに拡張機能をインストールする

Chrome(Googleユーザー)のリンクが終わったら、その後、Chromeに拡張機能インストールを求められます。

meetical-meetings-for-confluence08.png

こちらも同様に青色のボタンで進めていけば問題ありません。

meetical-meetings-for-confluence09.png

インストール後、上記のウィザードが表示されれば設定は完了となります。

Meeticalカレンダーを使ってみる!

設定が完了し、Meetingメニューを開くと

meetical-meetings-for-confluence10.png

ConfluenceのMeetical Meetingsページに、Google カレンダーの情報が表示されます。

meetical-meetings-for-confluence11.png

※Meeticalカレンダーから、スケジュール登録はできないようです。

すでに登録されているスケジュールをクリックすると、Confluenceページの作成または、該当スケジュールを開くことができます。(Google カレンダー)

meetical-meetings-for-confluence12.png

Create New PageからConfluenceページを作る

Meetical カレンダーからConfluenceページを作ってみましょう。

「Create New Page」を押すと、以下のウィザードが立ち上がります。

meetical-meetings-for-confluence13.png

作成したいConfluenceのスペースを選択。また、ページのテンプレートを選択し、「Create Page」を押下。

meetical-meetings-for-confluence14.png

Confluenceページが作成されました。Confluenceページ作成済だとスケジュールの色が変わります。

この色の違いで、該当スケジュールのConfluenceページ有無が判断できます。作成忘れ防止に役立てられますね!

作成されたConfluenceページを確認してみましょう

meetical-meetings-for-confluence15.png

Meeting Notesのページツリーが自動作成され、その中にページが生成されるようです。


後編はこちら

後編

「ミーティングのワークフローを強化し生産性を向上!Meetical Meetings for Confluenceの使い方」の
後編記事はこちら

                                               

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