新入社員がJiraとWBSガントチャートでプロジェクト管理をしてみた【前編】

リックソフトブログ

2022年11月16日

新入社員がJiraとWBSガントチャートでプロジェクト管理をしてみた【前編】

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夏橋 美佐 Misa Natsuhashi

夏橋 美佐</mt:Var>

  

こんにちは、夏橋美佐です。
来月で新卒としてリックソフトに入社し、早一年になります。社会人一年目はあっという間でした。

私は入社時にIT系の知識が特別あったわけではありませんでした。
そのため、入社後はJiraやWBS Gantt-Chart for Jiraのユーザー向け研修を受講して、これらのツール利用目的や基本的な操作の仕方は学びました。

しかし社会人経験が全くなかったので、なぜ/いつJiraやWBS Gantt-Chart for Jiraが必要で、実際にどう役に立つのか?と言う具体的なイメージを理解することが難しかったことをよく覚えています。実は今でも自信があるわけではありませんが。(小声)

20221115a_01.png

そこで思ったのです。「JiraやWBS Gantt-Chart for Jiraがなんとなく業務の効率化に役立つことは分かるし業務に導入してみたいのだけど、実際にどのようなプロジェクトに利用できて(開発系だけなの?)、どのようにチームの負担を減らして生産性を上げてくれるツールなの?」と私のように思っていらっしゃる方って結構多いんじゃないかと。

入社後に同期の花渕も「【非開発者でもJiraで仕事管理】Jira初心者はこう使う!新入社員のJiraのすすめ」という記事を書かせていただいていますが、今回の記事は、プロジェクトマネジメント目線を少し加えて、JiraとConfluenceにプラスしてWBS Gantt-Chart for Jiraというアプリも活用し、プロジェクト管理を具体的にイメージしてみましょう!が目的の記事になります。

では、実際に架空のプロジェクトを想定し、プロジェクト管理を体験してみましょう!

まずはしっかりしたプロジェクトの計画を立てましょう!

まずプロジェクトマネージャーとして、最初にしなくてはいけないことは、成功させようとしているプロジェクト、その方法、およびプロジェクトの結果として起こりうることを正確にチームに伝えること。
これら全て、進捗情報や報告事項をチームに明確にするため、プロジェクトの具体的なロードマップを示しておく必要があります。


ではイメージをしやすくするため、会社からブースを出展し参加する「イベント出展プロジェクト」を例に進めていきましょう。
まずはプロジェクトにかかるタスク(課題)を洗い出し、それからJiraで課題を作っていきます。

(注意:このブログに出てくる「課題」とはJiraで使われる用語で主に作業やタスクのことを指します。)

<タスクの洗い出し例>

  • 目標と目的:望ましいプロジェクトの結果と、実際にどのように結果を評価するか
  • 課題:カタログの制作、準備物の発送、当日お客様対応をする現場スタッフのシフト作成、スタッフ着用Tシャツの作成、デモ準備などイベントにかかる全てのタスク
  • 担当者:該当する課題の担当者をアサイン
  • 各課題間の依存関係を可視化:それぞれの課題が持つ関係性を可視化します。例えば、「当日、ブースでお客様対応ができるスタッフ最低参加人数5名を確保しないと、出展の申し込みができない」というルールがあるとしたら、「ブース出展の申し込み」という課題は、「スタッフ最低参加人数5名を招集する」というタスクが終わらないと始めることができません。つまり、「ブース出展の申し込み」という課題は、「スタッフ最低参加人数5名を招集する」という課題に依存する、ということになります。
  • マイルストーンと期限:このイベントの実行にあたり確保されているリソース量を基に、各課題の終了日を見積もります。イベントの日付によって、プロジェクトの期間も決まります。しかし、各課題の期間は、最終的に絶対守らなければいけない期限を絶対に超さないように、気をつけてスケジュールを立てる必要があります。
  • 予算とリソース:イベントの費用が予算を超えないように、予算を特定の支出カテゴリに割り当てます。特に現場のイベントスタッフに同等の作業負荷を割り当てるために労働量も考慮する必要があります。

このように、計画を詳細に書き出した結果を記録しておくと、今後他のイベントを実施する時にも役立ちます。

今回の流れをテンプレート化しておくことで、次回からはよりスムーズにイベントの計画ができるようになるでしょう。(これがナレッジの蓄積というやつですか!)

このようにして、複雑なソフトウェアの開発に取り組む場合でも、上記のようなイベントプランを計画している場合でも、Jiraのようなプロジェクト管理ツールはリアルタイムでプロジェクトの動向を監視できる機能を備えているので、プロジェクト開始前から出来るだけ詳しいプロジェクトロードマップを作成することができるのです!

プロジェクトの基本情報をConfluenceに記録する

プロジェクトの範囲を定義する

プロジェクトの範囲はそのプロジェクトの要件に基づきます。上記のイベント計画例のように、目標と目的、その目標を達成するのに必要なタスク、各タスクを担当するチームメンバー、このプロジェクトを実行するために必要なリソースと予算などなど、、、プロジェクトマネージャーは様々な要素を注意しなければいけないのですね。いくらツールを使うとはいえ、これらの計画を戦略的に立ててこそ、ツールを使う効果が表れるもの。みなさんもぜひ、以下の質問を自問してみてください。
「このプロジェクトが完了した時に、期待する結果は何だろう?」「誰がプロジェクトに参加するか?」「主要なマイルストーンや、特定の課題が完了するまでにどれくらい時間がかかりそうか?」「プロジェクトの成果に影響を与えうるリスクは何だろう?」などなど。ちなみにこのような記録はJiraと連携できるConfluenceにログとして残し、基本情報としてチームメイトに共有しておくのが理想です。

20221115a_02.png

Jiraで課題を作成してみる

では、洗い出した課題たちをJiraで作成してみましょう。

20221115a_03.png

Jiraではこのように課題間の関係(親子関係や依存関係)をリンクさせることができます。

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作成した課題は、カンバンボードという表示の仕方にすることで、一目である程度の進捗情報が確認できちゃいます。

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誰がどの課題を担当していて、優先度や作業前・進行中・完了といったステータスも課題毎に分かるようになります。課題を1つ1つ開いて確認しなくて良いのでとっても便利ですねー!カンバンボードは私がJiraで一番お気に入りな機能の一つでもあります。

プロジェクトをWBS方式に整理してみる

しかし、もっと分かりやすい管理方法があるのです!ここでWBS Gantt-Chart for Jiraがどのように活用できるかをご紹介します。

Jiraである程度プロジェクトの方向性が決まり、チームメイトとビジョンが共有できた後は、上記でやったように洗い出したタスクを個人に割り当てられるレベルまで細分化しました。
そこでオススメなのが、各課題をWBS(Work Break-down Structure:作業分解図)上に分解してみます。
WBS上に分解することのメリットは、プロジェクトにかかる課題とプロジェクトの進捗状況を一目で俯瞰できるようになるだけでなく、主要課題を複数レベルのサブタスクに分割し階層型で表示してくれるところです。

うーん、、そう言われても、何だかイメージしづらくなってきましたね。では上記のイベントプロジェクトを例に簡単なWBSガントチャートを作成しましょう。

イベント出展プロジェクト
プロダクション 準備 マーケティング
  • I.イベントのアジェンダ
    • 1.1 テーマを決める
    • 1.2 予定を書く
    • 1.3 イベントのスケジュールを決める
  • II. ゲストスピーカー
    • 2.1 ゲストスピーカーを探す
    • 2.2 ゲストスピーカーの確定
      • 2.2.1 セッション内容を決める
      • 2.2.2 スピーカーの応募を止める
    • 2.3 エンターテインメント
      • 2.3.1 司会進行役を決める
      • 2.3.2 当日流す音楽のプレイリストを決める

  • I. 会場の予約
    • 1.1 会場の候補を調べる
    • 1.2 現地調査
  • II. 会場の決定
    • 2.1 会場の構成を決める
    • 2.2 追加機材の有無を確認
  • Ⅲ. ケータリング
    • 3.1 メニューの候補を調べる
    • 3.2 メニューの試食
    • 3.3 ケータリング業者の決定
  • Ⅳ. 災害などの緊急時の計画
  • I.招待
    • 1.1 招待状のリスト
    • 1.2 Eメールテンプレートの設定
    • 1.3 スケジュールの送信
  • II. マーケティング準備物
    • 2.1 カタログ準備
    • 2.2 メディアキットの作成
  • Ⅲ. パートナーとスポンサー
    • 3.1 パートナー契約のガイドラインの作成
    • 3.2 他リリースイベントのカタログ
    • 3.3 招待状テンプレートの作成

このように、WBS上に課題を配置してみるだけで、ワークフローや各課題がどのように主要マイルストーンに関与しているかが一目で分かるようになったと思いませんか?

では次回の記事で、実際にWBS Gantt-Chart for Jiraを使って上記の課題を整理してみます!!

この記事は、2019年4月18日に公開されたものを、2022年11月15日に再編集したものです。

              
                                                       

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本ブログのカテゴリ: Jira WBS Gantt-Chart for Jira

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