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2019/01/15

タスク機能でお仕事管理するクマ~!?:りっくまのお便り投稿シリーズConfluence編8

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山本 敏裕Toshihiro Yamamoto

山本 敏裕

こんにちは。リックソフトの山本です。
Jira初心者の新米プロジェクトリーダーの「りっくま」くんが、今度はConfluenceを使用してプロジェクトでの情報共有を円滑に進め、効率よく仕事をし、Confluenceの機能や使い方を習得するために、リックソフトヘルプデスクへ悩みを相談しながら成長していく物語です。
今回は、りっくまくんからヘルプデスクにこんなお便りが届きました。

りっくまさん、今回もお問い合わせいただきありがとうございます。本年もよろしくお願いいたします。
Confluenceでページやブログを作成し文字を入力する場合、文章のほかにも見出しやタスク機能といった入力があります。
このタスク機能は個人のTo Do管理には最適な機能の1つで、日報の作成やミーティングで決まったアクション事項などに使うのに適しています。今回はタスク機能について紹介させていただきます。
でも、いつものごとくクマ語が多いので質問内容を整理すると、

  • Confluenceのタスク機能でTo Do管理をしたい
  • Confluenceのタスク機能の使い方を知りたい

それでは下記手順にてConfluenceのタスク機能と使い方についてご紹介いたします。

  1. タスクの作成方法
  2. タスクに担当者、期限を追加する
  3. タスクを管理する
  4. TIPS

1.タスクの作成方法

タスクはページ、ブログに作成することができます。標準で用意されているミーティング議事録のアクション事項にも使われています。作成方法は編集モードで下図のアイコンをクリックするか、ショートカットキーで[]と入力します。

タスクの作成

タスクには文字列の先頭にチェックボックスが表示されます。これによりConfluenceはチェックボックス以降の文字列をタスクと判断します。

チェックボックス

2.タスクに担当者、期限を追加する

タスクには作業項目のほかに担当者や期限を追加することができます。
作業項目を入力後、@メンションでユーザを指定します。これでこの作業に担当者が追加されます。このとき@メンションでユーザの候補が出てこないときは半角スペースを入力し、その後に再度@メンションすると候補が表示されますのでユーザを指定してください。担当者は複数入力することができます。

担当者

次に期限を追加します。作業項目、担当者を入力後、キーボード入力を半角英数にしてスラッシュを2回入力します(//)。
するとカレンダーが表示され、日付を選択することができます。該当する日付を選択します。

指定した日付を変更したい場合は日付をクリックすると再度カレンダーが表示され変更することができます。

日付

タスクを作成し保存します。下図のように表示されます。
このようにタスクに期限を指定して作成すると日付に色が付き、期限の目安を教えてくれます。

  • 赤:期限切れ
  • オレンジ:期限まで1週間以内
  • 青:期限まで1週間以上

日付に色が付き、期限の目安

チェックボックスにチェックを入れるとそのタスクは完了とみなされます。タスク機能を使うと、このような形で個人のTo Do管理をすることができます。

またステータスマクロを利用して進捗状況を視覚化するのも良いかもしれません。他の方が見たときにどのような状況か把握しやすいと思います。ただし、連動はしていませんのでステータスマクロで完了を付加したからといってタスクも完了になるわけではありません。あくまでもステータスマクロは装飾系のマクロで見た目を見やすくするだけですのでご注意ください。

ステータスマクロ

3.タスクを管理する

タスクはページ上で確認する以外にもプロフィール内で確認することができます。

タスクを管理

プロフィール内のタスク画面では下記のように自分に関連している全てのタスクを確認することができます。
ここでは自分に割り当てられたタスクのうち未完了のものを確認できます。

全てのタスクを確認

タブを「完了」に切り替えると、さきほどページ上でチェックを入れたタスクがあることが確認できます。「タスクの表示先」欄にあるリンクをクリックするとそのタスクが配置されているページに遷移することができます。このようにプロフィール内のタスクではタスク管理をすることができます。ここで自身のTo Doを確認することができます。

タスク管理

また、プロジェクトやチーム内で複数のユーザでタスク管理を行いたい場合には、標準で用意されているタスクレポートブループリントを利用するのがお勧めです。特定のユーザ、スペースを指定することができます。

タスクレポートブループリント

タスクレポートブループリントには3種類のメニューがあり、「自分のチームに割り当てられたタスク」では特定のユーザを指定してタスクレポートを作成します。「プロジェクト中のタスク」では特定のスペースを指定してタスクレポートを作成します。「カスタム」は自身でパラメータを指定してカスタマイズすることができます。

3種類のメニュー

タスクレポートブループリントの中身はページ内にタスクレポートマクロを配置しているだけです。カスタマイズしたい場合は、タスクレポートマクロのパラメーターを変更します。パラメーターは下記のとおりです。ご自身で使いやすいようにカスタマイズしてタスク管理を行ってみてください。

パラメータ 備考
スペースとページ タスクが配置されている場所でフィルタリングします。ここで指定したスペースとページにあるタスクを表示します。
ラベル ラベルでフィルタリングします。ここで指定したラベルが付加されたページにあるタスクのみが表示されます。ラベルは複数入力することができます。
担当者 担当者でフィルタリングします。ここで指定したユーザに割り当てられたタスクのみを表示します。
作成者 作成者でフィルタリングします。ここで指定したユーザが作成したタスクのみを表示します。
以下の日付以降に作成されたタスク ここで指定した日付以降に作成されたタスクを表示します。入力は「dd-mm-yyyy」のように入力します。(例:2018年12月28日以降の場合、28-12-2018)
タスクステータス 完了、未完了のタスクを表示します。入力必須項目となります。
1ページのタスク件数 ページ内に表示されるタスク数を指定します。10、20、40から選択します。
表示する列 表示するカラムを指定します。「説明」、「期限」、「担当者」、「場所」、「完了日」、「ラベル」を指定できます。
並び替え順序 タスクを期限、担当者、ページ名でソートします。
「逆順ソート」にチェックを入れると、逆順でソートします。

4.Tips

タスク管理をしている場合によくある事例として、担当していたユーザが退職や長期離脱でそのユーザを非アクティブ化することがあります。Jiraでは非アクティブユーザの課題をJQLで検索することが可能ですが、Confluenceのタスクレポートマクロでは、非アクティブにした後にそのタスクを探したい場合、タスクレポートマクロの担当者ではユーザを検索することができません。

その場合は、いったん非アクティブユーザを有効化し、タスクレポートマクロで担当者に割り当て再度ユーザを非アクティブ化するといったあまり現実的ではない手段となってしまいます。

動作は保証できませんが、タスクレポートマクロを組み込む形で以下のユーザマクロを作成し対応することができます。

## @param UserName:title=ユーザ名|required=true|type=string
## @param TaskStatus:title=タスクステータス|type=enum|enumValues=incomplete,complete|required=true
 
#set($userKey = $userAccessor.getUserByName(${paramUserName}).getKey())
<ac:structured-macro ac:name="tasks-report-macro" ac:schema-version="1">
 <ac:parameter ac:name="assignees">
  <ri:user ri:userkey="${userKey}"/>
 </ac:parameter>
<ac:parameter ac:name="status">${paramTaskStatus}</ac:parameter>
</ac:structured-macro>

こちらはサポート対象外ですので、ご利用の場合は十分な検証を行っていただき、自己責任にてお願いいたします。

りっくまさん、このような回答でいかがでしょうか。個人のTo Do管理には、Confluenceのタスク機能はとても適した機能と言えます。リックソフトでは日報の作成に使う人も多くおります。プロジェクトのメンバーの方に教えてあげてください。
チーム内やプロジェクト内でタスク機能とステータスマクロを組み合わせて進捗管理といった運用もチケット駆動型のタスク管理が浸透しない場合には有効な活用法だと思います。ぜひご参考にしていただけますと幸いです。

また何かお困りのことがございましたらお問い合わせください。

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