プロジェクト成功の鍵を握る「見える化」｜
プロジェクト管理における見える化のメリットや作業のステップを解説

プロジェクト管理の「見える化」とは、プロジェクトの内容やタスクの進捗状況をグラフや数値などにより視覚的に分かりやすい状態にしてメンバー間で共有し、プロジェクトの円滑な進行を目指す取り組み、管理手法です。見える化を実現すると以下のようなメリットがあります。

業務を標準化・効率化できる

プロジェクトの見える化により、業務の5W1Hが明確になります。

• When（いつ） : 実施期間・期限
• Where（どこで） : 場所・部門
• Who（誰が） : メンバー
• What（何を） : 実施対象
• Why（なぜ） : 目的
• How（どのように） : 手段・方法

プロジェクトに関する内容や手段が明確になることで、業務が標準化され誰もが作業を行える環境を整えることができます。業務を引き継ぐ際にも、進捗が見える化されているため引継ぎもスムーズになり、業務の属人化を防ぐことができるのがポイントです。

また見える化によりメンバー全員が作業の進捗状況を把握していれば、誰かが問題に気付きトラブルになる前に対応することもできるので、業務内容の改善にもつながります。

タイム・コストマネジメントがしやすくなる

プロジェクトの見える化をすることで、各プロセスを進めるために必要な作業量が可視化され、目標を達成するためのスケジュールの調整が容易になります。遅延が見込まれる工程にはあらかじめリソースを振り分ける、優先順序に応じて投入人員を増減させるなど、全体を俯瞰した管理がしやすくなるでしょう。プロジェクトを重ねるごとに管理のノウハウが蓄積されていくと、過去に各プロセスへ要した時間やコストから反省点を見出したり改善策を生み出したりできるのもメリットの一つです。

またプロジェクト全体を大局的に見ることで、必要以上に時間やコストを掛けすぎている箇所の特定や見直しが実行しやすくなります。無駄なコストが削減できればプロジェクトの成功にも貢献できるでしょう。

能力や残タスクに合わせた業務の割り当てができる

プロジェクトの見える化により、各メンバーの作業内容をチーム全体で把握することが可能となります。そのため特定のメンバーへ過剰な負担が発生することや問題を抱えている場合の改善がしやすくなります。作業の負担が適切に分散されていれば、急なメンバーの離脱などのアクシデントの際にもメンバーと作業の再配置によりプロジェクトの遅延を極力抑えることができるでしょう。各メンバーの進捗状況を可視化することで、誰がどの能力に優れているかという適性が把握しやすくなるのもメリットです。

プロジェクトの見える化を実現するには、限られた人員と時間の中でポイントを押さえながら進めていくことが大切です。プロジェクトにおいて見える化を実現し、成功へと導くために押さえておくべきポイントを3つご紹介します。

ステップ1.何を見える化するかを決める

プロジェクトを見える化する目的は、メンバーが情報を共有してプロジェクトを的確に把握し、業務を効率化していくことです。そのために何を見える化すべきなのか決めるのが重要となります。

見える化すべきもの：タスク

プロジェクトを見える化するには、まず業務の工程ごとにタスクを設定します。

人によってタスクの付け方が細かすぎる・おおざっぱすぎるなどの差がでないように、チームである程度ルールを決めておくのがポイントです。

次に重要度や期限、他のタスクへの影響度などにより優先順位をつけ、重要度の高いタスクから順にリソースを振り分けていきます。タスクの見える化を行うことで、作業の内容や優先度が構造化され、作業の抜けや漏れなどへの対策につながります。

見える化すべきもの：コスト

プロジェクトの成否は最終的にかかったコストも重要な判断材料のため、コストの見える化も重要です。

プロジェクト開始前には工程ごとのコストを見積ります。過去のプロジェクトのデータを参考にすれば、より正確な数値が算出できるでしょう。プロジェクトの進行中には、各工程で実際に消費しているコストを見える化して当初の予定と比較し、コストの見直しや改善を図ることができます。

見える化すべきもの：スケジュール

タスクごとに作業時間を想定し優先すべきタスクを明確にした上で、スケジュールを設定します。

スケジュールを見える化することで、どのような作業にどれくらいの工数がかかるのか把握できるようになります。先の見通しやトラブル発生時にも計画を立てやすくなるのがポイントです。プロジェクトの実施中は進捗状況を常に最新のものへと更新し、各メンバー間での共有が大切であるため、タスクごとの進捗と期日が一目でわかるガントチャートの活用が特に有効です。

見える化すべきもの：品質

プロジェクトの成果物が求められている品質を満たしているか、工程ごとに定期的なチェックをする必要があります。

検査により品質が基準を下回っている場合には、その要因や対策を分析した上で、該当する工程の作業内容を見直すことが必要です。このような検査を記録してメンバーで共有・蓄積していけば、プロジェクト終了後の振り返りや、将来のプロジェクトでトラブルが発生した際に生かすことができます。

見える化すべきもの：過去のやりとりの明文化（コミュニケーション）

共有すべき情報が各メンバーへと確実に行き渡るためには、コミュニケーションが重要です。

効果的なコミュニケーションを行うために、進捗報告用のテンプレートなどを用いて作業の簡易化をしたり、リアルタイムで情報を共有できる環境を作ったりすることが有効です。質問などメンバー間のやり取りを記録として可視化しておけば、新しいメンバーが加わる際の業務の認識に役立てることができます。

見える化すべきもの：要員（リソース）

見える化においてメンバー（要員、リソース）が現在どのようなタスクを持っているのか、作業の進捗状況はどうなっているかを把握する必要があります。

これにはリソース別ガントチャートが有効です。進捗の遅延や過度の負荷が認められる場合、さらに計画に変更が発生した場合も、見える化によりメンバーの割り当て変更を効率よく行えます。

ステップ2.問題や改善方法を全員に共有する

上述したプロジェクトの見える化を実施した結果、問題点や課題点が浮き彫りとなった場合、それらをチーム全員が認識しましょう。

情報共有をすることでメンバー内から改善方法や業務の効率化について案が出てきたり、改善策や回避策などを組織のナレッジとして蓄積したり、マニュアル作成時に活用できたりします。また作業の属人化を防ぎ、各メンバーのスキルアップにもつながります。

雇用形態の変化により人材が流動化しやすく、テレワークなどの労働環境の変化により働き方の多様化が求められる現代では、このようなナレッジの共有と蓄積はより一層意味を持つと言えるでしょう。

ステップ3.管理フォーマットやルールを統一する

情報を記録する際のフォーマットが統一されていないと、体系的なナレッジとしてまとめ上げることは困難です。さらにプロジェクトの課題や改善案をメンバー同士で共有する際に、記録に時間と手間がかかってしまうと、労力を掛けるのをためらうメンバーもいるかもしれません。このことから管理フォーマットやルールは統一することが推奨されています。

またドキュメントやファイルがあちこち散らばっている状態では、必要なときに検索ができず、せっかくの記録が埋もれてしまいます。これらの問題を避けるためには、一からルールを策定したりフォーマットを作ったりするよりも、情報を整理して共有・検索ができる機能を持つプロジェクト管理ツールを導入するほうが労力がかかりません。

ここまでプロジェクト管理を見える化するメリットや実現へのステップについてご紹介しました。見える化を実現しプロジェクトを包括的に管理したいとお考えの方は、プロジェクト管理ツールの「Jira Software」がおすすめです。

Jira Softwareは、以下のような機能で効率的なプロジェクト管理をサポートします。

• プロジェクト全体の進捗状況を可視化できるスクラムボード、カンバンボード、ロードマップ機能
• 優先順位を可視化できるスプリントやバックログによるタスクごとのスケジュール管理機能
• 目的の課題を探しだすための高速で柔軟な検索機能とフィルター機能
• 状況を可視化し、リアルタイムに共有ができる豊富なレポート機能
• 簡単に情報の共有やディスカッションが可能になるコメントやメンション機能

問題を見つけたときの改善策をメンバーに共有したり、フォーマットを統一したナレッジづくりを整備したい組織は、Jira Softwareと合わせて「Confluence（コンフルエンス）」の導入がおすすめです。Jira Softwareを使ってプロジェクトマネジメントをしている多くの組織が、仕様書をConfluenceにまとめています。

• 進捗報告用のテンプレート作成などのテンプレートのカスタマイズが可能
• メンション機能・コメント機能でコミュニケーションが可能
• Jira との相互連携機能が充実。そのほか、SlackやTeams、BOXや各種Googleサービスの取り込みが容易
• バージョン（変更履歴）管理ができる

相互引用・図の埋め込み可能！Jiraで開発しているなら仕様書はConfluece（コンフルエンス）にまとめるべし～2023秋

ira Software（ジラ・ソフトウェア）でプロジェクト管理をしているけれども、仕様書管理やミーティング議事録、振り返りのまとめ等は他ツールで使っているという方へ。Jiraでプロジェクト管理をしているならば、社内Wiki「Confluence（コンフルエンス）」の併用をおすすめします。

プロジェクト管理や作業の見える化を実践し、常に変化するプロジェクトの状況を把握したいとお考えの際は、ぜひJira SoftwareとConfluenceの導入支援を行っているRicksoftへご相談ください。