Confluenceの「変数」を使って「テンプレート」をカスタマイズしよう!(クラウド版・初級編)

リックソフトブログ

2022年12月05日

Confluenceの「変数」を使って「テンプレート」をカスタマイズしよう!(クラウド版・初級編)

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堀田(リックソフト マーケティング部) hotta

堀田(リックソフト マーケティング部)</mt:Var>

  

*本記事は、Confluence クラウド版をお使いの方向けの記事になります。

企業向けコラボレーションツールのConfluenceをお使いのみなさま、十分に使いこなせていますでしょうか?

今回は、意外と知られていないConfluenceのおすすめ機能「テンプレート機能」と「変数」に光を照らします。

Confluenceの管理者権限がなくても、スペース管理者であれば「テンプレート」は作れます。

パーソナルスペースの権限は自分にあるので、勉強した内容を記録したりするときにひな形があると便利ですよね。

Confluenceでテンプレートを活用するメリット

テンプレートは、あらかじめページレイアウトや項目を決めることができますので、以下のメリットがあります。

ポイント

  • 情報の粒度を合わせることができる。
  • 同じレイアウトなので、閲覧者はページ内の知りたい情報の場所がすぐにわかる。
  • 書く人が「何を書くか・書かないか」などの書き込む情報の取捨選択に迷わずに済み、考えること(書き込むこと)に集中できる。

まずはどんなテンプレートがあるかチェックしよう

Confluenceで「テンプレート」ボタンを押すと、Confluence Cloudにバンドルされたテンプレートがずらりと並んでいます。

あらかじめセクション分けされたり、プレースホルダーが設計されていたり、背景色がわけられていたり見やすいテンプレートがあります。

※2022年12月現在、日本語化されていないテンプレート数あります。

チームでよく使うものには右側画面の✩マークにチェックを入れておくと、次回作成時にテンプレート一覧の上記に表示されます。テンプレートを探す時間の短縮につながります。

Confluenceテンプレートの3つの属性

テンプレートには、3つの属性のテンプレートがあります。
スペース管理者がカスタマイズできるのは「ユーザーが作成したテンプレート」と「ブループリント テンプレート」の2つです。

テンプレートの属性 説明
ユーザーが作成したテンプレート

ユーザーが独自作成したテンプレートです。

組織内の固有の文書フォーマットを簡単に作成することができます。

ブループリント テンプレート

Confluence Cloudに組み込まれているテンプレートです。ミーティング議事録、意思決定支援DACI、ふりかえりなどのテンプレートがあります。これらのテンプレートはカスタマイズすることができます。

また、自由にマクロ、説明テキスト、変数、およびその他のコンテンツを組み込んで、カスタマイズテンプレートを作成することもできます。

グローバルテンプレート

Confluenceサイト上のすべてのスペースで使用できるテンプレートです。

Confluence管理者のみが設定可能です。(スペース管理者では設定する事はできません)

おすすめのConfluenceのテンプレート・カスタマイズ術:変数を使った手順を図解

テンプレートを、Confluenceの変数機能を使って、さらに便利にしましょう。

テンプレートの追加やカスタマイズは「スペース管理者」が行うことができます。
以下の画面から「スペース設定」クリックします。

「ルック&フィール」の「テンプレート」をクリックします。

Confluenceで「新規のテンプレート」をクリックします。

今回はサンプルとして「りっくま保育園」に勤務する先生向けに、「園児のお散歩記録」テンプレートを新規で作ります。
※本来は、既存のテンプレートからカスタマイズするのがおすすめです。

日本語版のクラウド環境の方は、「/変数」と入力し、Enterキーを押すと、「新規変数」が作成できます。(英語環境の方は 「/variable」と入力しEnterキーを押してください)

エンターキーを押すと、「/変数」の表記は「variable_name| text」となります。

ペンマークをクリックすると、


このような画面が出てきます。

変数名(vuriable_name と記入されているところ)を変更し、「テキスト」となっている部分を「リスト」を選択すると、選択肢を記入することができます。


この画面では変数名を「天気」、リストを選択し、リストの選択肢を「はれ,くもり,あめ,ゆき」と設定しました。

そのほか、このテンプレートでは散歩に行くクラスと散歩コースも変数で選択式にしました。

これで、テンプレートは作成完了です。

カスタマイズテンプレートでページを作る



新たにページを作成するとき、右側のテンプレート画面に「カスタム」が追加されます。

新たに作った「りっくま保育園 記録」テンプレートを選択すると、


ページ作成前にこのような画面が出現します。変数を作ったものは、ドロップダウン形式で選択できるようになっています。

右下の「作成」ボタンをクリックすると、

変数を反映した編集エディタ画面が表示されます。このままページの編集に進めます。

奥が深い、Confluenceのテンプレート設計

このテンプレートの作成やカスタマイズは、「スペース管理者」権限をもつユーザーが可能です。それ以外にも「スペース管理者」ができることは多くあります。

テンプレートの設計は奥が深いです。チームにとって最善な情報をまとめるのに、上手に使っていきましょう。

              
                                                       

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