リックソフトが完全テレワークに移行してから早4ヶ月。
顔を合わさないことでちょっと寂しさもありますが、チームメンバーが別々の場所でも円滑に業務を遂行できているのは
チームコラボレーションツール「Confluence」が大きなポイントとなっています。
今回は「Confluence」の使い方の第一歩である、ページの作成方法をご紹介します。
ステップ1.Confluenceでページを作成する
Confluenceはチームやプロジェクトだけでなく企業全体で情報共有できるコラボレーションツールです。
コンテンツを作成することで、他の方と共有し、議論することができます。また、そのコンテンツは誰でも検索できるのでチームのナレッジとして蓄積できます。
Confluenceには作成できるコンテンツには以下の2種類があります。
- ブログ
- ページ
リックソフトではブログ機能を使って、「今日のゴール」と呼んでいる日報を作成しています。
誰でも閲覧できるのでチームメンバーに限らず別の部署が「今日どんな仕事をするのか」「実際に何をしたのか」を知ることができます。
それぞれが別の場所で働く今だからこそ、こうした情報に誰でもアクセスできるのが仕事を円滑に回すポイントだと思います。
コンテンツ作成にはページを使用します。ページはナレッジベースや仕様書などのようなコンテンツを体系立てて管理し長期的に利用するのに適しています。
では、早速Confluenceでページを作成してみましょう。
Confluenceでページを作成するのはとても簡単です！
トップバーにある「作成」ボタンをクリックするだけです作成することができます。作成される場所は、現在作業しているページの子ページとして作成されます。下図の例では「マクロ」ページの子ページとして作成されます。
「作成」ボタンでは下図のような空白のページを作成します。
ステップ2.テンプレート機能を活用してみる
Confluenceにはテンプレート機能があり、テンプレートからページを作成する場合は、下図の「・・・」ボタンをクリックします。
クリックすると様々なテンプレートが出てきます。
今回は「ミーティング議事録」のテンプレートをクリックしてみましょう。
クリックすると、下記のようなページが自動で作成されます。
あとはこのページを埋めるだけなのでとっても簡単です。
ミーティングを円滑に行うポイントは「いかに事前に議事録を埋めておくか」です！
私が所属している広報チームでは毎週定例会議を行っているのですが、議事録に事前にトピックごとに報告内容を記載し、気になる点があればコメントを書いていくようにしています。
そうすることで、「報告」にかかる時間はかなり短縮できるので、"次のステップで何をするか" "今困っていることをどう解決するか"についての「議論」をする時間が多く取れます。
Counfluenceを活用して、生産性の高いミーティングを行いましょう！
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応用になりますが、テンプレートはカスタイズや新規で作成することも可能です。テンプレートの作成方法については下記ブログで紹介しております。
ぜひConfluenceでどんどんコンテンツを作成し、チームとしてのナレッジをためていきましょう！
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