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2018/09/13

新入社員が勧めるConfluenceの小技・裏技特集:テンプレート機能について

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鈴木 華Hana Suzuki

鈴木 華

こんにちは。新入社員の鈴木です。
すっかり秋めいてきましたね。1番好きな季節ハロウィンが目前に迫ってきました。

ところで、皆さんはアトラシアン製品のConfluenceは、十分に活用できていますか?

今回はConfluenceのテンプレート機能の小技をご紹介させていただきます。
利用可能なテンプレートは、作成の横にある「・・・」の部分(図.1)をクリックするとポップアップ(図.2)が表示されます。

(図.1)

(図.1)

(図.2)

(図.2)

テンプレートを利用するメリット

テンプレートは、あらかじめページレイアウトや項目を決めることができますので、以下のメリットがあります。

ポイント

  • ページ作成時間の軽減できる。
  • 情報の粒度を合わせることができる。
  • 同じレイアウトなので、ページ内の知りたい情報の場所がすぐにわかる。

このテンプレート機能は大変便利ですが、Confluenceの変数機能を使って、さらに便利にしたいと思います。

変数の活用で、さらに便利に

Confluenceの変数機能を使うとレイアウトや項目の標準化だけでなく、書き込む情報も標準化することができます。
つまり情報の粒度を、さらに合わせることの期待効果があります。

ポイント

  • 情報の表現も標準化できる。

テンプレートを追加/カスタマイズする

テンプレートの追加やカスタマイズは「スペース管理者」が行うことができます。
テンプレートを追加/カスタマイズをしたい場合は、以下の画面から「選択したスペースのテンプレートを追加/カスタマイズする」(図.3)をクリックすると「スペースツール」の「コンテンツツール」に遷移します。
「コンテンツツール」でテンプレートの追加/カスタマイズを行います。

(図.3)

(図.3)

ちなみにスペース管理者権限のある場合とない場合では、以下のように表示されます。

ある場合とない場合

コンテンツツールでテンプレートの作成/カスタマイズ

テンプレートには、3種類のテンプレートがあります。
スペース管理者がカスタマイズできるのは「ユーザーが作成したテンプレート」と「ブループリント テンプレート」の2つです。

テンプレートの種類 説明
ユーザーが作成したテンプレート ユーザーが独自作成したテンプレート。組織内の固有の文書フォーマットを簡単に作成することができます。
ブループリント テンプレート Confluenceに標準でバンドルされているテンプレートで、トミーティング議事録、意思決定支援DACI、ふりかえりなどのテンプレートがあります。これらのテンプレートはニーズに合わせてカスタマイズすることができます。また、自由にマクロ、説明テキスト、変数、およびその他のコンテンツを組み込んで、独自のテンプレートを作成することもできます。
グローバルテンプレート Confluenceサイト上のすべてのスペースで使用できるテンプレートです。Confluence管理者のみが設定可能です。(スペース管理者では設定する事はできません)

テンプレートの作成とカスタマイズを行う場合は以下をクリックしてください。

テンプレートの作成は、以下の「新規テンプレートの作成」をクリックすると作成できます。

新規テンプレートの作成

テンプレートのカスタマイズは、以下のようにカスタマイズしたいテンプレートの横にある「編集」をクリックします。

編集

テンプレートに変数を追加する

独自に作成した議事録テンプレートに開催場所をプルダウンリスト形式で入力させる変数を追加してみたいと思います。

まず、開催場所の項目に$MeetingRoomと入力して変数を作成します。

変数を作成

作成した変数をクリックして「リスト」を選択します。

「リスト」を選択

リストの入力項目に会議室の名前を入れてみます。「会議室:ロタ,会議室:プララン,会議室:カンクン,会議室:ボラボラ,会議室:社長室,会議室:その他」を入力します。

会議室の名前

これで変数の設定は完了しましたので動きを確認してみたいと思います。

変数の動きを確認

カスタマイズした議事録テンプレートの変数の動きを確認してみたいと思います。

1)テンプレートから作成

テンプレートから作成

2)さきほど設定した変数(MeetingRoom)に会議室が表示されます。

会議室が表示

3)リストをクリックすると、会議室が選択できます。

会議室が選択

4)プルダウンリストの選択して「次へ」をクリックすると情報が確定されます。

情報が確定

終わりに

このように変数を使って、プルダウンリストで定型語句を選択して情報を保存することで、個人ごとの表現や語句の違いを統制できるかもしれません。
テンプレート機能は、「業務の生産性向上させる」と「情報発見のしやすさを向上させる」という便利な機能ですので使ってみてはいかがでしょうか。
このテンプレートの作成やカスタマイズは、「スペース管理者」権限をもつユーザーが可能です。それ以外にも「スペース管理者」ができることは多くあります。

リックソフトの研修メニューには、Confluenceスペース管理者向けのオンサイト研修がありますので、ご興味のあるかたは、お気軽にご相談ください。

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