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2019/05/28

チームカレンダーとJiraを連携してスケジュール管理を:りっくまのお便り投稿シリーズConfluence編11

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山本 敏裕Toshihiro Yamamoto

山本 敏裕

こんにちは。リックソフトの山本です。
Jira初心者の新米プロジェクトリーダーの「りっくま」くんが、今度はConfluenceを使用してプロジェクトでの情報共有を円滑に進め、効率よく仕事をし、Confluenceの機能や使い方を習得するために、リックソフトヘルプデスクへ悩みを相談しながら成長していく物語です。
今回は、りっくまくんからヘルプデスクにこんなお便りが届きました。

りっくまさん、今回もお問い合わせいただきありがとうございます。
リックソフトにも今年も新入社員の方々が入社されました。私もその方々に説明する気持ちでりっくまさんに回答したいと思います。

でも、いつものごとくクマ語が多いので質問内容を整理すると、

  • チームカレンダーについて知りたい。
  • チームカレンダーとJiraを連携してスケジュール管理したい。

それではチームカレンダー(Team Calendars for Confluence)について紹介させていただきます。

1.チームカレンダー(Team Calendars for Confluence)とは

Confluenceはチームやプロジェクトなどの組織で情報共有できるコラボレーションツールです。Confluence内にコンテンツを作成し、他の方と共有し、議論することができます。
定例会議のような繰り返し発生するイベントも、繰り返し入力ができるので簡単に予定を計画することができます。

チームカレンダー(Team Calendars for Confluence)とは

予定にはConfluenceのページのリンクや外部のWebサイトのURLを入力することができます。表示されている予定をクリックすると、Confluenceのページのリンクも表示されるので、どのような予定なのかいち早く情報を取得でき、生産効率を向上させることができます。また、リマインダー機能があるので予定を見逃してしまうリスクを低減することができます。

Confluenceのページのリンクや外部のWebサイトのURLを入力する

チームカレンダーでは複数のスペースに作成されているカレンダーを1つの場所に集約することができます。複数のチームが運用しているカレンダーを集約することでリソースの一元管理も可能となります。また、Googleカレンダーにも配信することが可能です。

複数のスペースに作成されているカレンダーを1つの場所に集約

2.カレンダーを作成しページに表示する

ここでは、カレンダーの作成方法を紹介します。新しくカレンダーを作成するには画面上部の「+」ボタンをクリックし、プルダウンメニューから「Team Calendar」を選択します。

「Team Calendar」を選択

下記のウィンドウが表示されますので、「新しいカレンダーの追加」をクリックします。

新しいカレンダーの追加

カレンダー名を入力し、必要に応じて説明を入力し「OK」ボタンを押下します。するとカレンダーマクロが挿入されます。カレンダーマクロをクリックして「編集」ボタンを押下します。

「編集」ボタンを押下

マクロの編集ウィンドウが表示されますので、表示したい形式に設定し「保存」ボタンを押下します。ページにも保存して閲覧モードにします。

表示したい形式に設定し「保存」

カレンダーへ予定を入力するのは閲覧モードで行います。下記は週次のカレンダーになりますが、予定を入力するには画面右上の「イベントの追加」か入力したい時間帯をドラッグします。

カレンダーへ予定を入力

下記のようなウィンドウが表示されますので、必要事項を入力して「OK」ボタンを押下します。

必要事項を入力

下記のようにタイムラインに予定が表示されます。

タイムラインに予定が表示

入力した予定は自由に色を変更することができます。お好みの色合いで予定表を作成しましょう。

お好みの色合いで予定表を作成

表示したくない予定については、チェックボックスを外してフィルタリングすることができます。ぜひ、色も自由に変更して見やすい予定表を作成してみましょう。

チェックボックスを外してフィルタリングト

3.Jiraと連携する

チームカレンダーはJiraと連携するとその威力を発揮します。課題管理をJiraで行っている人にはJiraの課題をそのままチームカレンダー上に表示することができるので非常に便利です。
設定方法はイベントを作成するときにイベントタイプに「Jira課題の日付」を選択します。ここではJiraの課題に設定されている期限で表示したいので下記のように「課題の期限日」を選択します。とくにイベントを手入力することなく、Jiraの課題の要約部分をカレンダー上に表示してくれます。

Jiraの課題の要約部分をカレンダー上に表示

下図の赤枠で囲った箇所がJiraの課題となります。課題キーが先頭についているのが分かります。

課題キーが先頭

Jiraと連携することで、とても良いのは完了した課題のイベントは色が変わり進捗状況を一目で確認することができる点です。予定を立てるだけでなく、進捗状況がカレンダー上で把握できるのは作業を効率化してくれます。

Jiraと連携

また、チームカレンダーでは閲覧、編集できるユーザーを制限することができます。スケジュール、プロジェクト、チームカレンダーの重要なイベントなどを制御することができます。

りっくまさん、このような回答でいかがでしょうか。チームカレンダーは個人でも自由に作成できますし、他のカレンダーを自分のカレンダー内に表示することもできます。制限も柔軟に設定できるのがAtlassian製品の特長の1つでもあります。Confluenceのページもリンクでき、生産性を向上できますので、ぜひこの機会にご利用いただけたらと思います。

個人的にはJiraとの連携がとても良く、一番利用している機能になります。

こちらからぜひお試しください。

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