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2019/05/09

チケットテンプレートでWBS作成の手間を省く:りっくまのお便り投稿シリーズWBSガントチャート編11

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山本 敏裕Toshihiro Yamamoto

山本 敏裕

こんにちは。リックソフトの山本です。
この物語はJira初心者の新米プロジェクトリーダーの「りっくま」くんが、JiraのアドオンであるWBSガントチャートを使ってプロジェクトの計画を立て進捗管理をするために、リックソフトヘルプデスクへ悩みを相談しながら成長していく物語です。
今回は、りっくまくんからヘルプデスクにこんなお便りが届きました。

りっくまさん、今回もお問合せくださり、ありがとうございます。
新元号がスタートして、新しいプロジェクトでもリーダーとして活躍されるのですね。面倒と思わず、ぜひ苦労してみてください。
本題ですが、残念なことにWBSガントチャートには既存のガントをコピーする機能はありません。その代わりにWBSガントチャートには定型的な作業をあらかじめ登録しておく「チケットテンプレート」という機能があります。
こちらを使えば、りっくまさんのご希望の操作を実現できると思われます。

今回はこの便利機能、「チケットテンプレート」機能について紹介させていただきます。

1.チケットテンプレートとは

Excelでガントチャートを作成している人は既存のものをコピーしてちょこっとカスタマイズや編集をして、なんてことをされているのではないかと思います。残念ながらWBSガントチャートにはコピー機能はありません。
でも、ご心配なく。WBSガントチャートにはチケットテンプレート機能という機能があります。業種、業態を問わず、どんなプロジェクトでも、例えば「仕様書の作成」や「レビュー」、「テスト」など、定型的な作業は必ず発生します。WBSガントチャートでは、こういったものをテンプレート化してWBSを作成することができます。もちろん、期間や依存関係なども含めてテンプレート化することができます。

また既存のプロジェクトで作成したガントチャートをテンプレート化して再利用することも可能です。

2.チケットテンプレートの作成方法

まずは定型的な作業をチケットテンプレートとして作成します。チケットテンプレートを作成することができるのはプロジェクト管理者の権限を持つユーザーになります。チケットテンプレートを作成するには画面右上の歯車アイコンから「チケットテンプレート」を選択します。

操作バーの部分が黄色であることと、左上のガント名の前に「チケットテンプレート」とついているのを確認します。
この画面でチケットテンプレートを作成していきます。

左上のガント名の前に「チケットテンプレート」とついているのを確認

チケットテンプレートは操作バーの「追加」から「テンプレートを作成」をクリックして作成します。もしくはプロジェクト名を右クリックしてコンテキストメニュー内の「テンプレートを作成…」からも作成できます。

「テンプレートを作成」をクリックして作成

下図のような画面が表示されますので、テンプレート名を入力し、「作成」ボタンをクリックします。するとプロジェクト名の下にフォルダのアイコンのついたチケットテンプレートが表示されます。

「作成」ボタンをクリック

チケットテンプレート直下にWBSを作成し、期間や依存関係を引いていきます。ここで、フォルダアイコンのついた課題はテンプレート名となりますので、WBSをチケットテンプレートで作成した場合、チケット名の課題は表示されませんのでご注意ください。下図で課題の要約部分の先頭に「$」と入力されている部分は、WBSを作成するときに置き換える文字列になります。プロジェクトにより要約の名前にプレフィックスを付加する場合などに利用します。

チケットテンプレート直下にWBSを作成し、期間や依存関係を引いていきます

作成が終了したら右上の歯車アイコンから「標準」をクリックし、チケットテンプレートモードから通常のガント画面に戻ります。

歯車アイコンから「標準」をクリック

なお、プロジェクト管理者以外のユーザーがチケットテンプレートモードにすると、チケットテンプレートの作成は行えませんが、閲覧することは可能です。
チケットテンプレートからチケットを作成する前に、チケットテンプレートの中身を確認する際にご利用ください。

3.チケットテンプレートで課題(WBS)を作成する

では、実際にチケットテンプレートで課題を作成してみましょう。手順は画面左上の操作バーの「追加」から作成したチケットテンプレートを選択します。

「追加」から作成したチケットテンプレートを選択

もしくは作成したい上位課題を右クリックし、コンテキストメニューから「追加…」→「チケット…」から作成したテンプレートを選択します。

「追加...」→「チケット...」から作成したテンプレートを選択

チケットテンプレート作成時に要約名「$」を付加した部分で、置き換える文字列を入力する画面が表示されます。ここでは「フェーズ1」と入力し「作成」ボタンをクリックします。

「フェーズ1」と入力し「作成」ボタンをクリック

下図のようにWBSが作成され、期間や依存関係が一瞬で作成されます。また「$」の部分が「フェーズ1」に置き換わっていることが確認できます。

「フェーズ1」に置き換わっていることが確認

このようにチケットテンプレート機能を使うと定型作業を最初から作成する手間を省くことができ、業務効率化を実現することができます。また、他のプロジェクトで利用すれば業務の標準化も可能となります。

りっくまさん、このような回答でいかがでしょうか。追加の作業はチケットを追加することでガント上に計画として付加していくことができますので、計画時の時間を短縮することができます。チケットテンプレート機能を使えば作業効率を上げることができます。ぜひお試しください。
少し長くなりましたので、チケットテンプレートの続編についてはまた後日お話したいと思います。

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