Slackのワークフロービルダーを利用して業務の効率化を図ろう

リックソフトブログ

2021年12月08日

Slackのワークフロービルダーを利用して業務の効率化を図ろう

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大薗 輝久 teruhisa ohzono

大薗 輝久</mt:Var>

  

普段のコミュニケーションから業務報告や申請など、様々な用途で利用することができるSlackですが、更に業務を効率的にすることができる「ワークフロービルダー」というとても便利な機能があります。

名前の通りワークフロービルダーでは、業務の簡易化・自動化させるワークフローを作成することができ、その作成したワークフローは、設定したチャンネルごとにコメントのショートカットから呼び出し、利用することができます。

今回のブログでは、この「ワークフロービルダー」に触れていきたいと思います。

■ワークフロービルダーで何ができるの?

ワークフロービルダーを使ってワークフローを作成することで、普段、業務を行なっている中でよく発生するタスクを簡易化したり、関係者への周知を自動化することができます。
ワークフロービルダーの設定はslackの有料メンバーならだれでもできます。

ここではまず、Slackのワークフロービルダーが用意しているテンプレートの一部を抜粋してご紹介したいと思います。

(下図はワークフロービルダーのテンプレート画面)


【情報を簡単に送る方法】

設定したチャンネルのメッセージに対して、指定した絵文字が投稿された場合、そのメッセージを質問とみなし、ワークフローのトリガーとなって、事前に登録してあるメンバーに通知(メンション)が届けることができます。


【チームのステータス更新】

設定したチャンネルのショートカットから、ワークフローを呼び出すことで専用入力フォームが表示され、本日業務する場所や関連情報をお知らせすることができます。

このようなテンプレートが用意されており、すぐに利用することができます。

もちろん、テンプレートではなく新規でワークフローを作成していくことができます。カスタマイズの活用方法は無限です。ここからは、新規でワークフローを作成する流れを説明していきたいと思います。

■新規ワークフローを作ってみよう

ここでは、サンプルとして、Google スプレッドシートとの連携ケースを紹介します。
Slackの特定のチャンネルに業務日報を入力すると、その内容が自動的にGoogleスプレッドシートに反映されるワークフローを作ってみたいと思います。


【1.新規ワークフローの作成】

Slackのワークスペース名から「ツール」・「ワークフロービルダー」をクリック、ワークフロービルダー画面を表示。

画面右上の、「作成」ボタンを押すことで新規のワークフローを作成することができます。

作成するワークフローの名前を入力します。


【2.ワークフローを利用できるチャンネルを指定する】

作成したワークフローをどのチャンネルのショートカットで呼び出せるようにするか指定します。


【3-1.ワークフローを構築する】

次に、ワークフローでどんな処理を実行するか、ステップを選択します。

ここでは、まず入力フォームを呼び出したいため、「フォームを送信する」を選択します。


【3-2. 入力フォームを作成する】

入力して欲しい項目の題名、項目の種類を選択し、適切な入力フォームを作成していきます。


【4-1.Googleスプレッドシートに値を反映する処理を追加する】

入力フォーム作成後、次のステップにフォームに入力された内容をGoogleスプレッドシートに反映させる処理を追加します。

ここでは、Googleスプレッドシートに行を追加したいため、「Add a spred」を選択します。

※SlackにGoogle Spreadsheet Appをインストールする必要があります。
※入力フォームの値を反映させるため、保存先のスプレッドシートファイルシート、列の項目名を入力しておく必要があります。


【4-2.Googleスプレッドシートの選択と値の反映処理を作成する】

入力フォームの値を反映させる「スプレッドシート」「シート」を選択します。

その後、「シート」内にある「列の項目名」に入力フォームのどの値を挿入するか、紐付けをします。

上図の場合、シート内の「日付」列には入力フォームの(返信元:)「日付」の値を挿入するという処理になります。

紐付けが完了したら、保存をクリックします。

その後、ワークフロービルダーの「公開する」ボタンをクリックすると、設定したワークフローが利用可能になります。

■ワークフローを呼び出して利用してみよう

作成したワークフローを呼び出して、実際に入力してみたいと思います。

指定したチャンネルのコメントにあるショートカットからワークフローを呼び出します。

フォームにしたがって、値を入力して「Submit」ボタンを押下します。

入力後、DMに入力した内容がメッセージで届きます。

指定したスプレッドシートを確認すると、フォームで入力した情報が反映されているのが確認できました。

このように、入力フォームに従って日報を入力するようになるだけではなく、Googleスプレッドシートに日報の内容を自動集計させることができました。

■まとめ

Slackからワークフローを呼び出し、日報の入力。
入力した内容が、指定したGoogleスプレッドシートに反映されているところまでを試してみました。

想像以上に、簡単に作れることがお分かり頂けたのではないでしょうか?

今回は、日報報告というワークフローを作成しましたが、例えば、営業の数値報告のワークフローを作成し、数値を報告させ、スプレッドシート側で集計するなどのワークフローも構築することができます。

ぜひ、ワークフロービルダーを導入して、いろんなワークフローを構築し、業務の効率化を図ってみてください!

                                         

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