使い方シリーズ第1回 Confluenceの概要

2020年08月21日
使い方シリーズ第1回 Confluenceの概要

Author

小山康由 Yasuyuki Koyama

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はじめに

Atlassian社が提供するチームのためのコラボレーションツール「Confluence」の使い方を紹介するブログシリーズ、初回は細かな操作方法ではなく「そもそもConfluenceとは何ぞや」という点について紹介したいと思います。

Atlassian社とは？

一般にはあまり知られていないかもしれませんが、ソフトウェア開発に携わる人々にはちょっと名の通った会社です。

オーストラリアに本社があるソフトウェ開発会社で、2002年にスコット・ファークァー、マイク・キャノン・ブルックスの二人のエンジニアによって創業されました。現在は、アメリカ、オランダ、フィリピン、日本などに拠点があり、横浜には日本法人アトラシアン株式会社があります。

Atlassian社の最初の製品は、プロジェクト管理ツールの定番である「Jira」でした。Jiraに続く二番目の製品として、チーム内の情報を蓄積しコラボレーションを推進するための「Confluence」です。

その後もAtlassian社は製品ラインナップを拡大し、ソフトウェア開発業や製造業など幅広い業種に製品が採用されています。バラエティ豊かな製品ポートフォリオを持つAtlassian社ですが、各製品に共通しているのは「情報を共有することで新たな価値を生み出す」という設計思想です。伝統的に、Atlassian社の製品には情報を共有する方法が数多く用意されています。これらを上手に活用することで、既存の情報から新しい価値を引き出せるようになります。

もちろん、現在のソフトウェアとして必要なセキュリティ関連の機能は一通り揃っています。しかし、製品を利用するチームのメンバーに対して、ガチガチに制限をかけることは苦手な傾向にあります。情報を「守る」ためなら、Atlassian以外の選択肢もいっぱいあります。でも、情報を「共有する」ならAtlassian製品を試してみてください。

Confluenceとは？

ドキュメントコラボレーションのためのツールがConfluenceです。

Confluenceはネットワーク上にあるサーバーで実行され、ユーザーはWebブラウザを使ってConfluenceにアクセスします。サーバーはどこにあっても構いません。セキュリティを重視するなら社内の閉じたネットワークに配置することをオススメします。逆に、いつでもどこからでもアクセスできるようにするには、クラウドベースで運用すると効果的です。

ページとスペース

Confluenceにログインしたユーザーは、「ページ」という単位で作成されたWebページを見たり、あるいは作成したり、編集したりできます。これらはすべてWebブラウザから操作できます。ページは「スペース」という単位で分類されています。例えば、チームメンバー向けのお知らせ用スペースやAプロジェクトのスペース、Bプロジェクトのスペース、プロジェクト共通のナレッジベース用スペースという具合です。

さらに、ページには階層構造を作ることができます。ナレッジベース用スペースを開くと、最初にスペースの概要を説明するページが表示され、次に分野ごとのページ、詳細な内容のページという形で、Windowsのフォルダのようなツリー（木構造）になっています。

それぞれのページは、Webブラウザから編集することができます。ページの編集画面では、一般的なワープロソフトのように見出しを作ったり、文字を装飾したりできます。ただし、Web技術をベースにしている都合上、Confluenceで表現できるのはWebページで表現できる範囲内に制限されている点にご注意ください。Microsoft Wordのように、多くの種類のフォントを駆使したり、精密なアートワークを作成したりといったことはできません。

添付ファイル

ページには、任意のファイルを添付して共有することができます。Excelのワークシート、カタログのPDFファイル、新しいUIのイメージ画像、なんでも添付できます。画像やPDFファイルなど、一部のファイルは簡単なプレビューを表示することも可能ですが、あくまでも内容確認のためのプレビューであることを忘れないでください。また、Confluenceはファイルサーバーではありません。多量のファイルを添付すると、ディスク領域を圧迫したり、動作が遅延したりすることがあります。

Confluenceを「コラボレーション」のためのツールと特徴づけている機能に「コメント」があります。ページに対して、またはページ内の要素に対して、チームのメンバーが発言できます。例えば、ミーティング議事録をConfluenceのページとして作成したとき、出席者に確認を依頼し、不備不足などあればコメントで指摘してもらうという使い方があります。Confluenceのコメントはスレッド形式にまとめられるので、並行して複数の議論が行われても見通しが悪くなることはありません。

ページの内容に疑問があるときや提案があるとき、または承認したことを知らせたいときなど、コメントは幅広く利用できます。また、「コメントを書くほどではないけど」というときは、ページに「いいね」をつけることもできます。ページを見たよ、確認したよという印で使ってもいいでしょう。

共有機能

作成したページは、さまざまな方法でチームと共有できます。代表的な方法は、ページへのリンクとコメントを添えた電子メールでしょう。ページを表示している画面から「共有」ボタンをクリックするだけで利用できます。Confluenceは電子メールの送信機能を持っているので、誰と共有したいのかを指定すれば自動的に電子メールを送信してくれます。

Confluenceのユーザーであれば、ページにコメントを記入する方法も利用できます。コメントの中で「＠メンション」と呼ばれる機能を使うと、他のユーザーをコメントでの議論に招待できます。この場合も、＠メンションされたユーザーには、自動的に通知の電子メールが送信されます。

共有されたユーザーは、電子メールで通知を受け取る以外にも、Confluence内の通知ボックスでページなどが共有されたことを知ることができます。