TrelloとConfluenceでシームレスなタスク管理を実現

リックソフトブログ

2020年11月05日

TrelloとConfluenceでシームレスなタスク管理を実現

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鈴木 華 Hana Suzuki

鈴木 華</mt:Var>

こんにちは。リックソフトの鈴木華です。今回はTrelloを使った、一歩先をいくタスク管理を紹介したいと思います。

Trelloは作業やタスクをカード型で表現した、チームやプロジェクトを最適化するタスク管理ツールです。
ホワイトボードに付箋を貼ったり、動かしたりする進捗管理を行った経験のある方もいらっしゃるとおもいますが、それがパソコンの画面の中にあって、それを操作して管理するイメージと捉えてください。
また、Trelloはスマートフォンでも接続可能で、自宅や外出先からでも簡単に操作・閲覧ができるので、時間や場所の制約のない使い勝手の良い魅力的なツールといえます。

1.Trelloの基本的な使い方

Trelloは下記3つで構成されています。とても簡単な作りになっています。

  • ボード:プロジェクト、チーム(部署)
  • リスト:進捗(ステータス)
  • カード:タスク(作業)

Trelloはボードごとに管理していきます。ボードはユーザーが見ている画面と捉えてください(ホワイトボードに付箋を貼ってタスク管理している、そのままのイメージです)。このボード上に状態や状況を表すリストを配置して、その中に実際に行う作業やタスクをカードで作成します。画面イメージは下図を参照してください。

trello-confluence01.png

上記の例でいうと、上記の画面がボードで、「Backlog」や「To Do」がリストになります。リストの中にあるカードがタスクに該当し、カードをある状態を表すリストへドラッグアンドドロップで移動させることでタスクが今どんな状態にあるかを可視化することができます(リストは画面右の「+もう1つリストを追加」で自由に追加可能)。

また、タスクに完了予定の期限を設定することで、期限が近づいたり過ぎたときに色で警告が表示されます。複数の方で作業に取り組む場合は、チェックリストという機能があり、作業を細分化(階層化)することができます。作業内容の重みづけはできませんが、3/4終わったといった感じで進捗度がバーで表示されますので作業の進み具合を視覚的に確認することができます(下図参照)。

trello-confluence02.png

項目を入力するだけで作業の予定や計画を立てることができ、リマインド機能もついているのでチームで作業を行う場合、チームの見える化を図ることができ最適なチーム運営を実現することができます。また、Excelにタスク情報を一覧でエクスポートできますので、データの再利用や加工にも柔軟に対応できます。

2.Trelloのシームレスな使い方

一般的に、普段の業務におけるアウトプットとしてドキュメントがつきものと思います。例えば開発部門においては各種仕様書や報告書であったり、総務部であれば各種おしらせといったものを作成することなどがあると思います。その他にも定例会などで進捗確認を行う際にミーティング議事録を作成したり、その他にも日常の業務では何かしらのドキュメントが作成されているかと思います。

Trelloでタスク管理をする際に、これらのドキュメントとタスクをどのように紐づけるかを考えると、ファイルを添付することが考えられます。

例えばWordやテキストで作成したファイルを添付してタスクを完了にするようなルールでチームを運営するのはあまり障壁がないと思うのですが、添付ファイルはどれが最新版か分からなくなったり、バージョンが増えていったり、上書きされてファイルが壊れたりと管理が煩雑になってしまうことがあります。みなさんもこのような経験をされたことはありませんか?

テレワークやリモートワークで情報共有ツールをお使いになられた方も多いと思いますが、ここではTrelloと同じAtlassian社の情報共有ツールConfluenceを利用したシームレスな使い方を紹介したいと思います。

3.タスク(カード)にConfluenceのページを紐づける

作業の報告にタスクの内容をまとめた資料を添付するのもありますが、Confluenceで作った報告書やナレッジページを紐づけることでその作業に対するアウトプットや参考資料などをタスクに関連付けて残すだけでなく、リンクをクリックすればページに遷移することができます。また、Confluenceのページには作成者と作成日が表示されますのでガバナンスやコンプライアンスの面からも後でタスクを追うときに意識することなくきちんと履歴管理を行うことができます。このようにタスクをTrelloで管理してそのアウトプットをConfluenceで確認できれば、シームレスなタスク管理をおこなうことができます。

今回はConfluence CloudのPower-Up(フリーのPower-Up)を使用しました

trello-confluence03.png

カードにはConfluenceのアイコンが表示されるので、ボード上にこのアイコンがあることで資料やドキュメントもどれくらいできているのかを確認することができます。

trello-confluence04.png

4.ConfluenceにTrelloのボードを表示する

まずはConfluenceにTrelloのボードを表示してみます。Confluenceのページにマクロを追加するだけで簡単に表示することができます。

操作手順は、画面上部の「+」ボタンをクリックして、「Trello Board」を選択します。

trello-confluence05.png

Trello Boardマクロの編集画面が表示されますので、該当するTrelloボードのURLを入力してマクロを保存しページも保存します。

trello-confluence06.png

ページにTrelloボードが表示されていることを確認できます。

trello-confluence07.png

ConfluenceのページにTrelloボードを表示させるメリットは、TrelloボードをConfluenceのページ上で操作できることです。そのため、例えば定例会議などで進捗確認を行うときにこのページを見ながら(もしくはアジェンダにマクロを配置しておく)Trelloのボードで進捗確認をしながら議事メモをとることもできますし、Trelloのカードにコメントを残したりして指示を出すこともその場でワンストップで行うことができます。

このように、その都度Trelloボードやカードに移動することなくページ内で操作を完結できるのは、ストレスフリーで時間も短縮できてシームレスな運用や管理を実現することができます。

trello-confluence08.png

5.おわりに

Trelloはとても分かりやすいツールで操作も簡単ですので、チームを最適化する上でとても有効なツールです。TrelloにはFree , Business Class , Enterprise の3つのプランがありますが、フリープランでは使用できる機能も限定されています。中でもセキュリティ面の機能はあまり提供されていないので、取り扱いには注意する必要があります。例えば、ボードを「公開」すると、インターネットのWebサイト検索で、意図しないボードが表示されることがあります。

そのためリックソフトではビジネスや業務での利用については有償プランでのご案内をさせていただいております。セキュリティだけでなくガバナンスも求められるニューノーマルなワークライフをTrelloを使ったコラボレーションDXへの取り組みで実現してはいかがでしょうか。

                                               

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