アリゾナ大学、JiraとTempoを使い大規模リソースとロードマップの課題を解決

大規模組織の中で製品開発をする際、

• 情報共有の横連携＋その速度（プロジェクトのサイロ化を防ぐ）
• リソースプランニング
• チームメンバーの時間管理

が製品開発プロジェクト成功の最も重要な点になります。

そこで、アリゾナ大学で、タスクマネジメントツールであるJiraと、JiraのアプリであるRoadmunk、Tempo Planner、Tempo Timesheetを使用し、チーム全体で劇的な改善ができた例をご紹介したいと思います。

このブログはTempo社の こちらのブログ を翻訳したものです。

日本の大規模な組織にも参考になる かと思いますので、ぜひご覧ください。

米国最大の公立研究大学の一つであるアリゾナ州立大学（以降ASU）は、キャンパスで78,000人、オンラインで58,000人の学生にサービスを提供しています。ASUは複雑な組織であるため、何万人もの学生、そして教職員にサービスを提供するための強力なソリューションが必要です。

ASUのユニバーシティ・テクノロジー・オフィス（UTO）は、大学全体を支えるデジタル・エコシステムを提供していますが、他の企業の製品開発組織と同じような課題に直面しています。複数のチームが相互に関連するイニシアチブで協力する必要があります。この組織は、複雑な製品開発に取り組んでおり、複雑な計画、コラボレーション、リソース管理のニーズに対応しなければなりません。 

Roadmunk,、Planner、 Timesheets の3つのTempo製品により、ASUは最も困難な課題を解決し、技術チームだけでなく大学全体の努力を促進することができました。 

Roadmunkによるロードマップ作成と優先順位の設定 

ASUのMary Lou Fulton Teachers Collegeは、教育関係者や地域の人々を支援するための新たな提供物を模索する製品開発の取り組みを開始しました。 

そこで、どの製品をどのような順序で作るかを決めるために、ロードマップツールが必要となりました。ASUのプロダクトマネージャーであるポール・ストロング氏は、Roadmunkのおかげで、チームが常に最新のロードマップを共有できるようになったと述べています。 

Roadmunkは、大規模な組織における製品開発でよく見られる、チームやプロジェクトがサイロ化するのを防ぐのに役立っています。ロードマップがあれば、製品チームは目標、リクエスト、機能の進捗を一箇所で確認することができます。 

Roadmunkの機能は、これらのロードマップを製品チームやその他の関係者のための強力なコミュニケーションツールに変えます。例えば、フィルタリング機能により、製品チームはロードマップを共有し、見る人の役割に応じて、関連する詳細情報のみを表示するようにカスタマイズすることができます。「Roadmunkを使えば、さまざまなチームに合わせたコミュニケーションをとることができます」とストロング氏は述べています。 

さらに、Roadmunkのアイデアと優先順位付けの機能を使えば、チームが何をどのように構築するかを決める際に、優先順位を絞るためのガイドラインを作成することができます。 

Tempo Plannerによる最適なリソースプランニングと割り当て

プロジェクトがロードマップ化されると、製品を提供しイニシアティブを満たすために、リソースを割り当てることが次のステップになります。UTOはTempo Plannerによって、重要なリソースを必要に応じて異なるチームや製品に割り当てるために必要なデータを手に入れたと、UTOのシステムアナリストであるエドウィン・アマドール氏は説明します。

リソースプランニングページのようなTempo Plannerの機能により、リソースやキャパシティの問題が発生しても、簡単に解決することができるとアマドール氏は言います。スキルや経験などのプランナー機能は、UTOがリソースの割り当て方法を決定するのにとても役に立ちます。

タイムシートのデータに関する重要な問題やギャップの解決

プロジェクトが一度動き出すと、効果的なリソース配分のために時間を監視し、そのデータからプロジェクトの詳しい状態を知ることが非常に重要になります。UTOは、Tempo Timesheetsを使用して問題のあるデータギャップを解決し、UTOチームメンバーが特定のプロジェクトにどれだけの時間を費やしているかについての詳細な洞察を得るために使用しています。 

アマドール氏は「我々はTempo社と幅広く協力し、時間管理に関連するデータの課題を解決してきました」と言っています。つまり、ASUは十分な情報に基づいた予算決定を行うために必要なデータを手に入れることができ、これはUTOと大学全体の両方にとって有益なことだと、彼は付け加えました。 

UTOはTempoを使うことで、プロジェクトや生産の結果に基づいて、必要に応じてチームやリソースを調整することが容易になりました。また、UTOは各チームメンバーの仕事を状況に合わせて表示することが容易になりました。

アマドール氏は、「Tempoは、ギャップの特定やスターの発掘に役立っています」と述べています。「最終的には、自分たちの仕事を見せることができるようになり、チームはとても満足しています。自分の仕事が見られている、考慮されていると感じているのです。 」

アマドール氏のチームはPlannerをより活用し、より良い意思決定に必要な指標に簡単にアクセスするために、Tempoの顧客チームを頼りにしています。

「Tempo社の人々との関係は、ツールそのものと同じくらい重要です」とアマドール氏は言います。「成功するカスタマーサービスチームがあなたを導き、成功するために必要なものを確実に得ることができます。」