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リックソフトブログ

2018/12/13

Confluenceの大量なメールを減らしたい:りっくまのお便り投稿シリーズConfluence編7

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山本 敏裕Toshihiro Yamamoto

山本 敏裕

こんにちは。リックソフトの山本です。
Jira初心者の新米プロジェクトリーダーの「りっくま」くんが、今度はConfluenceを使用してプロジェクトでの情報共有を円滑に進め、効率よく仕事をし、Confluenceの機能や使い方を習得するために、リックソフトヘルプデスクへ悩みを相談しながら成長していく物語です。
今回は、りっくまくんからヘルプデスクにこんなお便りが届きました。

りっくまさん、今回もお問い合わせいただきありがとうございます。
前回もお話しましたが、ウォッチ機能はとても便利な機能です。ただし、この機能は乱用するとメールが大量に送られてくるというデメリットがあります。必ずしも全てを満たすことはできないかもしれませんが、大量に送られてくるメールを削減する方法について説明させていただきます。

でも、いつものごとくクマ語が多いので質問内容を整理すると、

  • Confluenceで大量に送られてくるメールを削減したい

それでは、Confluenceで送られてくるメールを削減する方法について紹介させていただきます。

1.ウォッチ機能の弊害

ウォッチ機能は、ウォッチしているページ、ブログ、スペースに変更があった場合にメールで変更の通知を受け取ることができる機能です。そのためウォッチしているページが多かったりすると大量のメールが送られてくることがあります。また、変更のたびにメールが送られてきます。この変更は句読点を「、」から「。」に変更しただけでもメールが送られてしまいます。

もし100ページをウォッチしていてその100ページが編集されたりコメントがついたりした場合にメールが100件送られてくることになります。そのためメールボックスがいっぱいになってしまったり、重要なメールが埋もれてしまい見落としてしまう可能性があります。

ConfluenceではJiraのように通知スキームなどでイベントの管理を行っていないため、変更があればその分メールが送られてしまうので「ウォッチする」の設定には注意が必要となります。
ただし、そうはいっても気になるページについてのウォッチ機能は変更通知を受け取れるというメリットがあります。設定する/しないの判断は使う人によって異なるため、一概にウォッチしない方が良いと言い切るのはとても難しい問題です。

もしメール通知が多くてお困りの場合はウォッチしているコンテンツを減らすことをお勧めします。ウォッチしているページやブログなどのコンテンツが減るだけで、その分メールも削減されます。ウォッチしているページは気になるページであったり、よく読まれていたり注目されているページであることが多く、コメントが追加されたり、なにかしらの変更が発生する可能性が高いからです。

2.恐怖の「自動ウォッチ」機能

Confluenceには「自動ウォッチ」という機能があります。これはどのような機能かというと、「ページやブログを作成したユーザや編集、コメントしたユーザをウォッチャーとして自動で設定してくれる機能」です。そのためメールが送られてくる確率がとても高くなります。しかもこの「自動ウォッチ」の設定はデフォルトでONになっています。そのためこの機能がONの状態で下記のユーザには大量にメールが送られてくることになります。

自動ウォッチでウオッチャーとして追加されるユーザ:

  • ページやブログを作成したユーザ
  • ページやブログに編集を行ったユーザ
  • ページやブログにコメントを追加したユーザ

自分でウォッチしていなくても、自動ウォッチ機能がONになっているとConfluenceがウオッチャーに追加してくれます。メールが多いと思ったときはこの設定を確認してみてください。ただし、自動ウォッチ機能がONになっていると変更を見逃すことなく確認することができます。メールが多くて埋もれてしまうのか、変更を見逃してしまうのか、使うシーンによって異なると思いますのでそれぞれのシーンで設定の有無をご判断いただけたらと思います。

その他にもConfluenceには下記のようなメール設定があります。

メール設定 説明 備考
日々の更新を配信登録 コンテンツの更新情報(あなたのユーザー権限で閲覧可能なものに限る)を、毎日メールで受信できます。
  • 追加、編集、削除が行われたページやブログ投稿
  • ページやブログ投稿で追加、編集、削除が行われたコメント
  • 個人プロファイルを変更したユーザーによる更新
すべてのブログ投稿を購読 ウォッチしていないスペースも含め、全てのブログ投稿の更新情報をメールで受信できます。ただし、コメントの追加やブログの変更については通知されません。
  • 追加、編集、削除が行われたブログ投稿
ネットワークに参加する 閲覧権限があるコンテンツに、フォローしているユーザーが変更を行った際にメール通知を受信します。
  • 追加、編集、削除が行われたページ
  • 追加、編集、削除が行われたブログ投稿
  • 追加、編集、削除が行われたコメント
新たに注目しているユーザーの通知を購読 誰かが自分のフォローを選択した際にメールを受信します。
自分の操作を通知 (オプション) 他のユーザーの変更に加えて、自身の変更の通知を受け取ります。
  • ウォッチしているすべてのページおよびスペース
  • すべての配信登録設定に影響します
変更されたコンテンツを表示 (オプション) 通知メールの編集で加えられた変更を表示します。
  • ページおよびブログ投稿に行われた編集
お勧め更新の配信登録 表示権限のあるスペースから、自分に関係のあるトップコンテンツを記載したメールメッセージを毎日または週単位で受信します。 Confluenceは下記をもとに選定します。

  • 最近いいね!が押されたページおよびブログ投稿
  • 最近コメントされたページおよびブログ投稿
  • 最近作成されたページおよびブログ投稿

3.Slackと連携

メールでの通知を全てやめて、Slackへ全ての更新情報を通知する運用も可能です。
ConfluenceとSlackを連携すると、ページの作成や更新、コメントの追記といったイベントをSlackへ通知することができます。
今回はConfluenceのアドオン「Slack Connector for Confluence」を利用して連携してみました。

Confluenceでページを作成すると、Slackへ下記のように通知がとびます。通知にはConfluenceのページのリンクが表示されるので(スペース名と投稿したユーザも通知されます)、クリックするとすぐに該当ページへ遷移するので作成されたページを確認することができます。

コンテンツと会話をつなぐ

コメントを追記してみます。

コンテンツと会話をつなぐ

下記のようにSlackへコメントの内容が通知されます。

コンテンツと会話をつなぐ

Confluenceのコメントなどは見られるまでに時間がかかることがありますが、Slackのようなチャットツールはほとんどの方がリアルタイムで見る傾向にあります。
Slackへ通知する運用方法が議論したりコミュニケーションをとったりすることが円滑になり生産性を上げられるかもしれません。

りっくまさん、このような回答でいかがですか。Confluenceは基本思想として共有することが前提となっています。そのためどうしてもメールの通知が多くなってしまいます。
運用での対応となりますが、メール設定を精査したり、Slackを使った共有などもご検討いただけたらと思います。

また何かお困りのことがございましたらお問い合わせください。

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また、2019年2月6日(水)にSlackさんと共催セミナーを開催予定です。
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