【テレワーク】今すぐ使える！チームの業務見える化ツール　〜概要編〜｜Trello（トレロ）＋Slack（スラック）編

大塚和彦Kazuhiko Ohtsuka

大塚和彦

こんにちは

今回のブログは、コロナウィルス対策でテレワークをしたいけど、まだ仕組みがない組織・チームの方々へご紹介したいと思います。
海外では、オフィスが離れていても業務をこなしています。その理由はクラウドサービスによって情報共有や業務の見える化ができているからです。

このようなクラウドサービスを利用することは働き方を変えるという意味でも大きなメリットがあります。

以前のブログでは、「TrelloのPower-Upを試してみた」でTrelloのPower-Up（アドオン）についてご紹介しました。

今回のブログでは、ビジネスコミュニケーションツール「Slack」と連携するPower-Upを使って、テレワークに活用できる仕組みを作りたいと思います。

どんなことができるか？

テレワークの懸念事項は、メンバーの仕事状況や進捗状況が見えなくなることで、仕事の納期の遅延や品質が低下することです。

テレワークを行なっていたとしても、メンバーが担当する業務の進捗状況が見える化され、適切なタイミングで報告・連絡・相談が行われるのであれば問題ないと言えます。

部門長／マネージャーから現場メンバーへの業務依頼から完了までの流れを記載してみました。

多くの部門長／マネージャーの方々はメールで「タスクの依頼」を行い、依頼した相手が「受け取ったのか？」「相手が仕事内容を理解できているのか？」「仕事に着手しているのか？」「いつ終わるのか？」など不安に思い、何度も状況確認をしてしまうという覚えはありませんか？

このような不安を解消する方法として「タスク管理ツール：Trello」と「ビジネスコミュニケーション：Slack」を組み合わせた活用が素晴らしい効果を生み出します。

タスク管理ツール：Trello

ビジネスコミュニケーション：Slack

タスクの依頼
部門長／マネージャーから現場メンバーへタスクを依頼します。●依頼内容

タスクを追加します。

Slack側に「3月3日」期限で「陸間たろう」さんに「見積書の作成」を割り当てされたことが通知されます。

タスクの着手
タスクを依頼された「陸間たろう」さんは、タスクを進行中に移動して、作業を開始しました。

進行中へ移動して、作業開始を宣言します。

Slack側に「未着手」から「進行中」に変わったことが通知されます。

確認依頼
「陸間たろう」さんは、仕事が完了したので部門長／マネージャーの「木月タスク」さんへ確認依頼を行います。

確認完了
部門長／マネージャーの「木月タスク」さんは、「確認中」から「完了」へ移動してコメントしました。

利用イメージからお分かりいただけたと思いますが、以下のような効果があります。

役割	こんな効果
部門長／マネージャー	目の前にいなくてもメンバーの活動状況が手に取るようにわかる。メールで仕事を依頼した場合の懸念点である、きちんと伝わっているのか？進めているのかについて、進行状況をツールが教えてくれる。
現場メンバー	自分自身が付箋などにタスクを書かなくても、依頼者がタスクを作成してくれる。自分のやるべき仕事が明確になり、仕事の効率がよくなる。ツールが部門長／マネージャーに自動的に伝えてくれるので日報などを作成する手間が軽減できる、もしくは不要になる。