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2019/12/17

権限設定の落とし穴!?知っておきたいマメ知識なんだクマ~!?:りっくまのお便り投稿シリーズConfluence編14

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山本 敏裕Toshihiro Yamamoto

山本 敏裕

こんにちは。リックソフトの山本です。
Jira初心者の新米プロジェクトリーダーの「りっくま」くんが、今度はConfluenceを使用してプロジェクトでの情報共有を円滑に進め、効率よく仕事をし、Confluenceの機能や使い方を習得するために、リックソフトヘルプデスクへ悩みを相談しながら成長していく物語です。
今回は、りっくまくんからヘルプデスクにこんなお便りが届きました。

りっくまさん、ご無沙汰していますね。今回もお問い合わせいただきありがとうございます。

Confluenceはコラボレーションツールなので情報を共有したり、記録に残したり、議論したり・・・etc、といったことが得意な反面、共有しないといった制限を掛けることが苦手というか、制限することが思想にないように感じます(例:ページ制限の「制限を掛ける人」を設定するのではなく、「制限を掛けない人」を設定する点など)。Atlassian社の「オープンな共有」といった言葉からも裏付けられるかと思います。ただ、権限の設定方法は非常に簡単でわかりやすいので使い勝手は他のツールよりも優れていると感じています。
今回はよく質問される「権限やページ制限のあるあるネタ」について紹介したいと思います。

でも、いつものごとくクマ語が多いので質問内容を整理すると、

  • Confluenceの権限やページ制限の設定で注意することを知りたい

それではConfluenceの権限について紹介いたします。

0.はじめに

Confluenceの権限設定は3段階あり、グローバル権限、スペース権限、ページ制限の3つがあります。
Confluenceのスペースとは作業場所ですので、スペースの権限がないとそのスペースでは作業ができなくなってしまいます。こんなときにページ制限を使用します。いくつか注意したい点がございますので、下記に紹介いたします。

1.ページの移動権限

コンテンツを作ったときに、「作るスペースを間違えた」とか「こっちのスペースにあった方がよいかな・・」といったときにページを移動したいことがあるかと思います。もしかしたら「移動ができないなぁ・・」と思ったことがある方もいらっしゃるかもしれません。
実はページを他のスペースに移動したい場合、下記のスペース権限が必要となります。

  • 移動元のスペース権限:ページの削除
  • 移動先のスペース権限:ページの追加

ページの移動権限

忘れやすいのは「ページの削除」権限。移動元のページの削除権限がないと移動先のスペースを選択することができません。

「ページの削除」権限

ここで、下記の3項目については削除権限がなくても移動先のスペースにページとともに移動します。

  • 添付ファイル
  • コメント
  • 制限

恐らく、ページという箱の中に入っている部品の行き先がなくなってしまうので、箱と一緒に移動させようというイメージかと思います。わかりづらい例えで申し訳ありません。
ここで、「制限」のスペース権限については注意が必要となります。これについては次の章でご紹介します。

2.親ページを移動したら閲覧権限のない子ページはどうなるか

ここでは運用する上で、権限設定で注意が必要な2つの例を紹介します。

2-1.ページ制限のかかったページを他スペースへ移動する ~ その1 ~

ここでは下記のような状態で制限のかかったページを他のスペースへ移動した場合の動作を考えます。

  • 移動元スペースでは「制限」の権限あり
  • 移動元スペースでは「制限」の権限なし

この状態で、移動元に制限をかけた状態で移動先のスペースへ移動させます。
移動するページの構成は下図のようになっており、「03.評定」以下の配下のページすべてを含めたものとします。

移動先のスペースへ

このとき、このスペース「りっくまの野望」でページ制限を掛け、他のスペースに移動するユーザーは「武田りっくま」とします。
「武田りっくま」のスペース権限は下図のようにスペース「りっくまの野望」での「制限」の権限が付与されていることが確認できます。

権限が付与されていることが確認

では、「03.評定」をスペース「りっくまの野望」からスペース「地炉の間」へ移動します。下図のように設定し「移動」ボタンを押下します。

「地炉の間」へ移動

ユーザー「武田りっくま」は移動先スペース「地炉の間」の「制限」の権限が付与されていません。下図のようにエラーメッセージが表示され、移動することができません。

移動することができません

権限設定を見てみると、下図のようにユーザー「武田りっくま」に制限の権限が付与されていないことが確認できます。

権限が付与されていない

このように移動元のスペースでページの「削除」権限があったとしても、移動先スペースに移動することができないといったケースがあります。
その場合は権限を設定しているページかを確認していただけたらと思います。

2-2.ページ制限のかかったページを他スペースへ移動する ~ その2 ~

次に下記のような状態で制限のかかった子ページを含んだページを他のスペースへ移動した場合の動作を考えます。

  • 移動元スペース「りっくまの野望」でページにユーザー「武田りっくま」が閲覧制限を掛けます。
  • 移動元スペース「りっくまの野望」からページ「03.評定」配下のページを含めてユーザー「飯富くま昌」が移動先スペース「地炉の間」へページ移動を実行します。

     

     

タイトル 移動元スペース 移動先スペース
制限を掛けるユーザー 武田りっくま
移動するユーザー 飯富くま昌

ここでユーザー「武田りっくま」が「03.評定」配下のページ、「2019-10月度 評定記録」に閲覧制限(下図の赤い部分)、「2020年の大評定について」に編集制限(下図の緑部分)をかけます。

編集制限

ここで、移動元スペースでは移動するユーザー「武田りっくま」が閲覧制限をしました。「2019-10月度 評定記録」に閲覧制限を掛けたのでユーザー「飯富くま昌」はこのページを見ることができませんし、ページ「10月の事故報告書」も見ることができません(下図参照)。

閲覧制限

ユーザー「飯富くま昌」がページ「03.評定」以下の全ページをスペース「地炉の間」に移動します。
なお、ページ移動するユーザー「飯富くま昌」は移動先スペース「地炉の間」で「制限」の権限が付与されています。

「制限」の権限が付与

では、移動してみます。
下図のように移動先スペース「地炉の間」にページ移動することができました。でもページ数が足りないことに気づきます。

ページ数が足りない

では他にあった2ページを移動元のスペース「りっくまの野望」で探してみます。
しかし、どこにも見当たりません。なお、閲覧制限を掛けたユーザー「武田りっくま」でもシステム管理者ユーザーの山本でもページツリー内で見ることができません。

ページが探せない

では、このページはどこに行ってしまったのか?削除されてしまったのか?
答えは移動元のスペースの「孤立したページ」となってしまいます。そのためホームページ内に存在していないということになります。

「孤立したページ」

「スペースツール」→「ページの順序変更」でページ移動していただき、ホームページ内に戻すか、移動する場合は制限を外して移動を行ってください。
スペースをまたいだページ移動はこのように制限のかかったページが移動されずに、孤立したページとなり忘れられた存在になることがあります。ページ移動と制限についてはこのように注意することがありますので、覚えておいていただけたらと思います。

※孤立したページについては下記ブログもご参考ください。

りっくまのお便り投稿シリーズConfluence編3:ごみ箱から復元したページが見つからないクマ~!?

3.ごみ箱ネタ

最後に、私がリックソフトのFAQサイトでハマってしまった事例を紹介します。
実行する操作としては、下図にあるページ「03.評定」に閲覧制限を掛けてそのページを削除したら(ごみ箱に入れた)どうなるかといった問題です。
(左図は閲覧できるユーザー、右図は閲覧制限のかかっているユーザーです。)

ごみ箱ネタ

ごみ箱ネタ

  

では、この状態で「03.評定」のページのみ(配下のページは残す)を削除してみます。

「03.評定」のページのみを削除

「03.評定」のページのみを削除

  

閲覧できるユーザーと閲覧制限のかかっているユーザーともに、配下にあった全子ページがホームページ直下に移動していることが確認できます。
ではそれぞれのページを選択してみます。ここではサイドバーの「2019-12月度 評定記録」のページを選択してみます。

ホームページ直下に移動

ホームページ直下に移動

結果は上記の通りになります。実はごみ箱に入ってそれだけではなく、権限もきちんと継承された状態でごみ箱に入っています。
そのため上の右図で「Request access」で依頼を掛けても、依頼を受けたユーザーはごみ箱に入っているので制限を外したり、権限を付加してあげることができない状態になります。
制限を開場する場合、子ページが多ければ多いほど、面倒な作業が待っていますので、このような操作を行いたい場合は削除する前に十分お考えいただき操作をしていただきたいと思います。

りっくまさん、このような回答でいかがでしょうか。
実は知られていない権限や制限の仕様がありますので、十分にご注意いただけたらと思います。
また何かお困りのことがございましたらお問い合わせください。

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権限については、リックソフトが提供しているJira、Confluenceの入門ガイドブックで詳しく紹介しています。
さらに詳しく知りたい方は、こちらからお買いお求めください。

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またお会いできるのを楽しみにしております。

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