コロナ禍に注目度が高まるBCM(事業継続マネジメント)不測の事態下でもビジネスを停滞させないテレワーク術をご紹介

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さっぱりしない天候が続き蒸し暑さが続きます。みなさまいかがお過ごしでしょうか？

テレワークが急激に広まり、多くの企業が雇用体制やオフィス環境を再検討したり、働く人々にとって公私の生活に大きな変化をもたらしたきっかけにもなった新型コロナウイルス。ビジネスソフトウェアの真価が発揮されたことで、BCM（事業継続マネジメント）にも影響を与えています。

弊社においても、3月末より一斉在宅に切り替え、現在も継続中です。ビジネスソフトウェアを活用をすることで新型コロナウイルスの感染リスクから社員とその家族を守ると共に、ビジネスを加速させています。今回は、弊社が実践しているビジネスソフトウェアを活用した効率的な業務方法をご紹介させてください。

Trello(トレロ)は業務をカード(かんばん方式)単位で視覚的に管理し、チームでの効率的なタスク共有を強力に支援するタスク管理兼コラボレーションツールです。クラウド型でスマートフォンやPCからいつでもどこでも簡単にアクセスできます。さまざまな就業環境下にある複数のチームメンバーが必要な情報を共有し、チームの誰もがタスクの進行状況をすぐに把握することができます。操作性が良く、非エンジニアチームにも好評です。また、Power-Upというアドオンを利用し、さらなる機能拡張を実現できます。外部サービスとのデータ連携、ガントチャートでの日程管理、工数管理、ダッシュボード、レポーティングなどを組み合わせることもできます。

利用用途はユーザーのアイデア次第！弊社ではタスク管理はもちろん、ランニングクラブの参加管理ボード、オフィスにあったらうれしい用品ボードなど業務外での利用も盛んで、従業員エンゲージメントに一役買っているツールでもあります。

無料版が充実しているTrelloですが、ビジネス利用の際はユーザーの管理機能が充実したBusiness ClassもしくはEnterprise版をお使いください。現在、期間限定でTrelloの導入のサポートを無料で提供するキャンペーンも実施中です。くわしくは製品ページをご確認ください。

Trelloを業務利用するには

Confluence(コンフルエンス)は誰でも簡単にページを作り情報発信ができるビジネス用Wikiツールです。作成したコンテンツは、チーム内で協同作成したり、コメントを残したり、共有することができます。ナレッジを一箇所に集めて共有することで、チーム内の効率が向上します。

弊社では、”分からないことがあるとまずはConfluenceを検索する”ことが鉄則です。Confluenceで検索すると解決法がどこかに記載してあったり、他のメンバーが以前に知見をまとめてくれてたページが見つかったりと、非常に有益です。テレワーク期間が3ヶ月を突破した弊社では、毎朝全社員がConfluence上で日報を書き、上長に共有しています。また、会議の際にはチームでSlack通話をしながらConfluenceで同じページを編集することで情報やアイデアをまとめています。対面で行っていた会議の感覚となんら変わらず、テレワーク下でもチームとプロジェクトを進めることに対する不自由さを感じなくなりました。

Confluenceでオープンに情報共有をするには

Jira Software(ジラ)はアジャイルなチームに最も支持されているタスク管理ツールです。もとは開発者向けに作られたツールなので、Trelloよりもしっかりとしたタスク管理をご希望の方におすすめです。（TrelloとJiraの比較表こちら）タスクを課題（チケット）という単位で管理し、”だれが・いつまでに・なにをするのか”を可視化します。ダッシュボード機能も備わっており、チームの進捗状況もさまざまなグラフで表示できます。ワークフローも柔軟に設計できるので、多様な業務スタイルにフィットします。

弊社では、ほぼ全ての部署がJira Softwareを利用して業務管理を行っております。エンジニアの開発工程管理はもちろん、営業チームの顧客アプローチ業務や、営業事務チームの見積書の作成、マーケティングチームのイベント出展にかかる細かいタスク管理など用途は多岐に渡ります。アプリを追加することでウォーターフォール型のプロジェクトにも適応します。Jira Softwareのおかげで、進捗報告のための会議が不要になり、より多くの時間を業務に費やすことができます。

Jira Softwareでしっかりタスク管理

今回ご紹介させていただきましたツールは、使ってみてこそ効果が実感できるツールです。無料の評価利用を承っておりますので、どうぞお気軽にお問い合わせください。