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2020/03/05

【テレワーク】今すぐ使える!チームの業務見える化ツール 〜概要編〜|Confluence(コンフルエンス)+Slack(スラック)編

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Author

樋口 晃Akira Higuchi

樋口 晃

こんにちは。リックソフトでプリセールスをやっている樋口です。COVID-19 の影響でテレワークが推奨されるようになりました。私は仲間と練習して準備していた丸の内駅伝 が中止になりがっかりしています。リックソフトでは、取り扱っている Confluence、Slack、Trello などのツールを日頃からビジネスに利用しています。テレワークになっても、多くのビジネスを継続できています。今回のブログでは、無料で使えてテレワークで利用できるツールをご紹介します。今日ご紹介するツールは、文書共有ができる Confluence と チャットやWeb会議ができる Slack です。パソコンとインターネットが有れば利用開始できますので、テレワークでメールと添付ファイルの共有にお疲れの方はお試し下さい。

実際の設定については、【テレワーク】今すぐ使える!チームの業務見える化ツール ~ 設定編 ~|Confluence+Slack編 をご参照下さい。

ちなみにこのブログも、自宅に居たら Slack で作業依頼が来たので書き始めました。自宅で作成して、Slackでレビュー依頼、公開依頼などをテレワークで作業しています。

     

どんなことができるか?

私もリックソフトに入社する前は、メールに資料を添付して共有していました。面倒だけれど仕方がないと思って諦めていましたが、今から考えると良くやっていたと思います。もう、あの頃の作業方法には戻れない気がします。

Word,Excelなどの資料をメールに添付して共有した場合 ConfluenceとSlackを利用した場合
  • 資料のバージョン管理が大変
  • 資料の変更箇所が解らない
  • 資料の整理が大変
  • 作成した文書をメールに添付して
    共有するのがそもそも面倒
  • メンバー全員が最新版を共有できます。
  • 変更履歴は簡単に解ります。
  • 階層構造で管理できます。
  • Slack で共有できます。

     

Confluence 利用の Before – After はこのようなイメージです。

Confluence 利用の Before - After

     

Confluence と Slack の利用イメージのご紹介

次に、実際の画面のイメージを見て頂きたいと思います。

     

文書の共有

Confluence を利用して一番便利なところは インターネット上で文書を共有できるところです。メールに添付して共有する必要は無くなりますので、煩わしいファイルの管理は不要になります。ブラウザーから Confluence にログインして、ページをWord の様なインタフェースで作成できます。作成した文書は、Confluence に保存されチームのメンバー間で共有できます。

文書の共有

     

ページは階層構造で管理する事ができます。階層構造の位置は後で変更する事もできます。

ページは階層構造で管理

     

ページには添付ファイルを添付する事も可能です。ただし、Confluence 全体で 2GB ですのでご注意下さい。

添付ファイルを添付する事も可能

Confluence 全体で 2GB

     

変更箇所もこの様に、いつだれかがどこを修正したのかを確認できます。この機能を使うと、他の人がどんな変更をしたのかを簡単に把握できるので、テレワークでは有効だと思います。

変更箇所もこの様に、いつだれかがどこを修正したのかを確認できる

他の人がどんな変更をしたのかを簡単に把握できる

     

コメントで指摘、Slack で共有

Confluence でページを作った後、チームのメンバーに見て貰いたくなります。また、他のメンバーが作成したページについて指摘したい事や質問した事が有ります。同じオフィスにいれば、簡単に聞けますがテレワークだとできません。Confluence にはコメントの機能が有ります。これを利用すると、Slackでメンション通知されるので気づきやすく、コミュニケーションもスムーズになると思います。

Confluence のコメント機能

Slackでメンション通知される

     

WEB会議

Slack でのチャット会話にも限界が有ります。話が嚙み合わなくなった場合は、Slack でWEB会議をできます。

Confluence には同時編集も可能ですので、Slack で会話しながら Confluence で一つの文書を2人で編集という事もできます。

Slack でWEB会議

Confluence には同時編集も可能

     

こんな効果があります

今回の仕組みの利点をまとめると下記の様になります。

メリット 説明
テレワークのメンバー間で、共同で文書を作成できる。 Atlassian は Confluence の事を、コラボレーションツールと呼んでいます。使ってみると解りますが、単なる文書管理のWikiを超えています。完成した文書を共有するシステムではなく、一つの文書を共同で作成する事ができます。
文書の変更、文書への指摘に素早く気づける。 Confluence 単体でもメールで通知を受け取る事はできますが、チャット に比べると気づくのが遅くなりがちです。またメールは単発なので、そこで終わってしまいますが、チャットには流れが有り続けて会話をする事ができます。また、SlackからConfluence のコメントに返信する事ができます。
文書の内容についてメンバー間でチャットできる。 Confluence の「コメント」機能を利用すれば、文書の内容について議論する事ができます。でも、会話はチャットの方がスピーディーでスムーズにできます。文書の中のコメントに比べて、時系列に全てのコメントが見えるので一覧性も良くなります。また、Slack では1対1の音声会話もできますので、チャットだけに頼らず、必要な時はすぐに音声会話をすることができます。

     

おわりに

今回は無料で始められて、リモートワークで有効なツールをご紹介しました。少しでも皆様のお役に立てれば幸いです。

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