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2016/10/31

JIRA Service Deskの承認機能:JIRAServiceDesk 3.2 リリースの目玉機能の1つ!

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犬杜inumori

犬杜

こんにちは!リックソフトの犬杜です。

2016年8月23日に JIRA Service Desk3.2.0 がリリースされて、早二ヵ月が過ぎました。
この間、2回のリリースがあり、情報としては若干鮮度が落ちる感じは否めませんが、ソフトウェアはこなれてきた頃が一番美味しくいただける。
ということで、JIRAServiceDesk 3.2 の目玉の1つ「承認機能」についてご紹介します。

従来のJIRA Service Deskでは、リクエスト元のユーザーは専用のポータル画面(以下、カスタマーポータル)から、「リクエストの作成」、「リクエストの参照」、「コメント」の3つのアクションしか実行できませんでした。

JIRA Service Deskを問い合わせのやりとりだけに利用している場合、この3つのアクションで不足は無いと思います。

では、JIRA Service Deskを使って、「申請」手続を行う場合はどうでしょうか?
申請手続きには、承認処理が付き物ですが、従来のJIRA Service Deskでは、カスタマーポータルから承認処理を実行することができません。
もちろん、「エージェント」ライセンスが割り当てられたユーザーは、JIRAのプロジェクト内で課題の承認などのステータス変更処理を実行できるのですが、承認者は一般的に申請者の上長や申請先の上長となるケースが多く、承認処理を行うためだけにエージェントライセンスを消費するのは勿体ないな、と思ってしまいます。

社内の様々な申請処理をJIRA Service Deskで実施できれば、申請の証跡が残せ、申請状況の見える化が図れるのでとても便利そうですが、エージェントライセンスを余分に購入する予算も無いし・・・
この悩みを解決してくれるのが、新しく追加された「承認機能」です。

この機能が追加されたことにより、カスタマーポータルからリクエストの承認が実行できるようになりました。

承認機能の追加はとても簡単です。

ワークフローのステータスに対して、Add Approval(承認処理の追加)を設定するだけでカスタマーポータルに承認プロセスを組み込むことができます。

下記の例では、課題作成後の「AWAITING APPROVAL」ステータスに対して承認処理を追加しています。
このように、任意のステータスに対して承認処理を追加することができます。

承認処理を追加

承認内容には、下記の設定をしました。

承認内容

項目 説明
Get approvers from 承認者設定用のフィールドを指定します。 ユーザピッカーベースの任意のカスタムフィールドが指定できます。
Consider approved after トランジション実行に必要となる承認者の数を指定します。
Transition when approved 承認者がカスタマーポータルのApprovedボタンを押下した際に実行するトランジションを指定します。
Transition when declined 承認者がカスタマーポータルのDeclinedボタンを押下した際に実行するトランジションを指定します。

設定はこれだけで完了です。

次に、リクエスト~承認の流れを見ていきたいと思います。

1.リクエスト作成

申請者はリクエストを作成する際、承認者を指定します。

承認者を指定

2.承認一覧の表示

承認者に指定されたユーザは、カスタマーポータルの承認一覧画面から、承認処理が必要なリクエストを確認することができます。

承認一覧の表示

3.リクエストの承認

承認者に指定されたユーザは、リクエストの詳細画面から、「Approve(承認)」、「Decline(却下)」を実行できます。
今回は承認処理の完了に2名の承認が必要となる設定をしています。
兎谷さんの承認が完了しているので、熊野さんが承認するとリクエストが承認完了後のステータスに遷移します。

リクエストの承認

今回は、JIRA Service Desk3.2から追加された承認機能についてご紹介しましたが、このほかにもカスタマポータルから「Close」、「REOpen」などのトランジションを実行する機能も追加されています。

カスタマポータルで実行できる処理が増え、ますます便利になったJIRA Service Desk
新しいJIRA Service Deskを使うと社内の細々とした申請処理をJIRA Service Deskに統合することができるかもしれません。

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