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リックソフトブログ

2020/05/13

社員の体調不良を素早くキャッチ!ツールを活用して適切な勤務方法を支援しよう!

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Author

近藤 哲也Tetsuya Kondo

近藤哲也

こんにちは、リックソフトの近藤です。

リックソフトでは、全社員の一斉在宅勤務が開始されて1か月が経とうとしていますが、みなさんの中にはテレワークのしやすい方もいれば、どうしてもオフィスに出勤する必要のある方も居るかと思います。

普段であれば顔色の悪い社員を見かけて気遣うこともできましたが、テレワークではなかなかそうも行かず、社員の体調の状況が把握しづらくなっていないでしょうか。社員の体調が把握できない状況で体調の悪い社員がオフィスに出社することは、感染リスク拡大につながり、本人にとっても会社にとっても幸せなことではありません。

今回のブログでは、ビジネスコミュニケーションツール「Slack」とビジネス自動化と統合を実現するプラットフォーム「Workato」を利用した、社員の体調管理を効率よく行える「体調管理ボット」をご紹介したいと思います。

実際に社内でも新型コロナウイルス対策の一環としてこの「体調管理ボット」を利用した社員の体調管理が行われています。

体調管理ボットで出来ること

今回ご紹介する「体調管理ボット」を利用することで…

  • 使い慣れた Slack で体調、勤務方法の管理を行うことが出来ます
  • 体調不良の社員に対して自動応答による一次対応を行ったり、自宅待機を指示したりするなど、素早く確実にフォローが出来ます
  • 全社員の体調や勤務方法を集計して全社的な対策方針に役立てることができます
  • 今後情勢が変化しても Workato でタイムリーにセルフ自動化を実現できます

体調管理ボットで出来ること

使い慣れたツールで体調報告

全社員に気持ちよく毎日の体調を入力してもらうためには、普段から使い慣れたツールを利用するのが理想的です。
毎朝の忙しい時間に手間のかかるツールではどうしても入力が億劫になってしまいます。

「体調管理ボット」は指定された時間に社員に対してダイレクトメッセージ(DM)で体調報告入力フォームを送信します。
社員はこの入力フォームのいくつかのセルフチェック項目に対して自身の体調を入力して報告を行います。

使い慣れたツールで体調報告

使い慣れたツールで体調報告

使い慣れたツールで体調報告

私の場合はだいたい朝食中にSlackから通知が届くため、片手間でスマートフォンを操作しながら報告しています。
(※朝食後は体温が上昇するため、あまり望ましいタイミングとは言えませんが。。)

報告入力フォームは以下のような項目と選択肢になっています。

体調項目 入力内容
体調
  • 良い
  • 悪い
倦怠感
  • あり
  • なし
喉痛
  • あり
  • なし
味覚・嗅覚以上
  • あり
  • なし
体温
  • 平熱
  • 微熱
  • 高熱
体温(℃) 測定した体温
勤務地
  • 本社
  • 西日本支社
  • 在宅勤務
その他
    自由入力欄

体調不良者に対する素早く確実なフォロー

体調不良の社員がいる場合は、そのまま無理して出社したりしないよう素早くフォローする必要があります。
「体調管理ボット」では体調不良者本人に即座に連絡する自動応答と、管理者に対して通知を行い体調不良者への連絡を促す二つ方法で素早く確実にフォローすることが出来ます。

以下のように「体調管理ボット」からのDMに対して社員が体調報告を行うと、「体調管理ボット」はその報告内容から体調を点数化して体調不良を察知し、社員に対して自動応答メッセージを送信します。

体調不良者に対する素早く確実なフォロー

その日の体調が悪いときだけでなく、連続して発熱が続いている場合についても自動応答メッセージを送信することができます。

自動応答メッセージを送信

体調不良の社員がいる場合、体調不良者に対する自動応答と並行して、管理者用のチャンネルに体調不良者の情報が通知されます。
管理者は管理者用チャンネルに報告された内容を見ながら本人に連絡をすることで素早い対応が可能になります。
個人の体調情報は管理者用チャンネルに通知されるため、不必要に情報が公開されることはありません。

管理者用チャンネルに通知

管理者用チャンネルに通知

また、既に本人に連絡済みの報告はメッセージの表示が変わるため、連絡したかどうかが一目でわかるようになっています。
管理者が体調不良の報告を見逃すことが無いように工夫されています。

本人に連絡済みの報告はメッセージの表示が変わる

体調や勤務方法の集計報告

報告された体調や勤務方法の情報は集計されて、毎日管理者用チャンネルに報告されます。
管理者は集計情報を確認しながら、全社員の体調や勤務方法の状態を把握することが出来ます。

体調や勤務方法の集計報告

このような定期的な報告は全社員の症状別の集計報告となっていますが、もちろん任意のタイミングで集計結果を表示することも可能です。
「体調管理ボット」に対して以下のようなメンションをすることで、それぞれ症状別・勤務地別の集計を表示することが可能です。

症状別・勤務地別の集計を表示

症状別・勤務地別の集計を表示

コマンドによる任意集計では、全社員の症状別の集計報告だけでなく、勤務地別の集計や過去報告の集計、所属部署による社員のフィルタリングを行うこともできます。

コマンドによる任意集計

コマンドによる任意集計

Workato でタイムリーにセルフ自動化

今後の情勢次第で体調管理したい内容が変わってくる可能性は大いにあります。
このブログを書いている段階でも、「37.5度以上が4日以上」の基準について議論がされていました。

Workato はエンジニア/非エンジニアに関わらず、誰でも簡単に統合と自動化ができるツールで、実際に「体調管理ボット」は Workato の Workbot 機能を利用してノンプログラミングで作成されています。
今回はご紹介を省略いたしましたが、人事系のシステムと連携して社員情報を取得して体調報告対象とする等、それぞれの企業のプロセスに沿った形で Workato で作成してご利用いただくことができます。

Workato でタイムリーにセルフ自動化

Workato でタイムリーにセルフ自動化

本情報はブログを公開した時点の情報となります。

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