情報共有促進のコツ – リックソフト公式ブログ（Ricksoft Blog）

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2018/09/19
情報共有促進のコツ

Author

渡辺裕美Hiromi Watanabe

渡辺裕美

～自己流ではなく、みんなで正しい使い方を知れば、情報共有を促進できます～

今回のお話は、リックソフト株式会社と株式会社インターネットイニシアティブ（IIJ）が一緒になって、あるお客様に「情報共有の活性化による働き方の変革」をテーマに、情報共有ツールのConfluenceを紹介させて頂きました。これをキッカケにお客様では「業務標準化による働き方改革」を目的としてConfluenceの導入をいただきました。

ですが、ツール導入といっても単にユーザーにツール利用を開放するだけでは効果を出すことはできません。
ツール導入を成功させるには、自己流の使い方ではなく正しい使い方を理解することが大切です。

費用をかけて導入しても、みんなが使ってくれなかった（＝社内に浸透しなかった）、それぞれ個人が異なった使い方をしてしまったことで、せっかく保存した情報が探しにくくなってしまい生産性があがらなかった（＝効果がでなかった）、その結果、ツールが使われなくなってしまったというのでは意味がありません。
正しいツールの使い方を知れば、ツール活用が促進され、情報共有の活性化から業務の生産性向上に至ることができます。

～ツール活用を促進する例～

「ツールを導入したけれど、社員に使ってもらえるかが心配です。」という質問をいただくことがよくあります。
導入後、うまくツールを活用されている企業様では、さまざまな工夫をされているようです。
その中の一例をご紹介します。

今回のお客様では、「環境を変える＝環境のリノベーション」ではなく、「仕事を変える＝仕事のリノベーション」を推進しています。
社員が自分達で、自分達のためにいかに快適に仕事が出来るようになるかを考え、仕事を変え、会社を変えていく。
まず最初の取り組みはインフラとしてのオフィス改革でした。ほんの数年で社内は目を見張る程の様変わりを実現させていきました。

そしてConfluenceを紹介されたことにより、次に担当チームメンバーが目をつけたのが、社員を支える働き方の指針となるドキュメントの管理です。
日常で利用されていた膨大な数のマニュアル、申請方法等、あらゆるところに散らばってしまった情報の数々をツール導入により集約し、より業務を快適にスムーズに変えていく。
そのため、ツール導入にはツールを現場へリリースするだけではなく、現場への効果のでるツールの使い方をリリースするという考え方を企業として持っています。

私たちは、そのような考えをもったお客様の「社内向けConfluenceの導入説明会」に同席の機会をいただきましたので、少しだけご紹介させていただきます。

～Confluenceの導入説明会の実施～

今回の説明会の内容は、

ツール導入の経緯・目的の説明
Confluenceについての説明
動画で基本操作を理解する
実際にやってみる

というものでした。

まず、導入担当チームのリーダーよりConfluenceについての概要説明がありました。
次に操作説明動画を見てもらい基本操作を理解する。（動画はリックソフトで作成のお手伝いをさせていただきました。）
質疑応答や具体的な操作に関しては、担当チームメンバーがみんなで行い、当社のトレーナーがサポートします。

紹介した操作の一例

ページを作成する
ページを編集する
ページ履歴を確認する
添付ファイルのバージョン管理を確認する

覚えておいたほうが良い機能の紹介として

ページをウォッチする
ページにコメントする
テンプレートからページを作成する
ページを移動する>

最後にハンズオン形式でConfluenceを参加者の皆さんに直に動かしてもらいました。

ハンズオン形式ですので、ここでもチームメンバーと当社のトレーナーがサポートを行います。

ページを作成する
ページを編集する
ページに表を挿入する
ページにファイルを添付する

～ Confluence導入説明会参加者の感想～

Confluence導入説明会に参加した社員の方の感想は、

ワードのように使えて簡単。
PDFの文章まで検索対象になるのはいいね。
ドロップダウンでファイルが添付できるのが楽。
エクセルシートの一部を貼り付けて、そのまま表になるんだね。

などなど、「使いやすい」「簡単」など好印象をいただきました。
参加者のITスキルは様々でしたが、新しいツールに臆することなく皆さん楽しんで体験していただけた様子でした。

これからコメントなど情報共有する機能などを利用されるようになると、もっとメリットを感じていただけるのではないでしょうか。

～新しい取り組み～

元々は通常の個社研修を行う予定でのご相談だったのですが、講師スケジュールなどの都合からご要望をお伺いするうちに動画作成案が出てきました。
動画は、時間と場所にとらわれずに、しかも繰り返し学ぶことができます。【リノベーションを継続する】ために”説明したら終わり”にしない。
このことにより単なるツール操作説明ではなく、企業としてどうしていきたいのかという方向付けを重点的に説明が行われました。

また、今回の説明会に参加出来なかった支店・海外メンバー・更には将来的に新しく加わるメンバーに対して自分達で説明し、共有、理解してもらえる様にしたい。
メンバーの意識がどんどん高まっていったことが感じられました。

とても印象的だったのは、説明会用に推進チームの皆さんが前もって各部署のスペースを用意されており、どのように使うかが明確になっていて、そのためのテンプレートも用意されていたということでした。
テンプレートは、書式の統一、情報の項目・粒度を標準化するのに役立ちます。
この１時間半ほどの説明会を十数回繰り返し開催し、社内の半数以上の方に実際にConfluenceを触っていただくことができました。

～みんなに笑顔でツールを使ってもらうために～

なかなか社内に浸透しない理由の一つとして、何をどのように使ったら良いかわからない点にあると思います。
使う理由を明確にすることで、皆さんがスムーズに使い始めることができるのではないでしょうか。

また何よりもConfluenceのメリットを理解してもらうもっとも早い方法は、まずみんなに触れてもらう、使ってもらうことだと思います。

～おわりに～

いかがでしたでしょうか。

今回はツールをうまく活用する企業様の様々な取り組みの一例としてご紹介させていただきました。
また他の企業様の例といたしまして、社内向けの製品ガイド動画をオンラインで用意しているというお客様もいらっしゃるようです。
以前ご紹介させていただきました社内勉強会についてもブログで公開しておりますので、ぜひご覧ください。