2018/04/19
第2回:Confluenceで働き方を変える：遠隔地でも効率的な情報共有
Author
松崎 郁子Ikuko Matsuzaki
こんにちは。リックソフト営業の松崎です。
前回に引き続き、「Confluenceで働き方を変える」第2回！
前回（第1回Confluenceで働き方を変える:遠隔での円滑なコミュニケーション）は、離れた場所にいる相手との会議が大変、面倒という問題点をクリアする「コメント機能」についてご紹介しましたね。
離れた場所で働くのは、それ以外にも大変なことがたくさんあります。
例えば、「「やり取りがメールで、情報を共有するのが面倒」という点です。
離れているからと言ってちょくちょく電話できるわけでもないので、やっぱりコミュニケションはメールが主流になってしまいます。
メールは基本1:1のコミュニケションになり、他の人と情報を共有しにくく、面倒になります。
Confluenceを利用すると、前回ご紹介したコメントでコミュニケーションをとって、その履歴が残ることは言うまでもなく、ページやそのコメント含めて、第3者に共有すること簡単にできます。
Confluenceで働き方を変える
【共有機能】
Confluenceにはページを共有する機能があります。
ユーザーやグループを選択して、共有することが簡単にできます。これを押すと、コメントと共にURLがメールで通知されます。
これは、例えば社内規定が変更になりました、という時にいちいちメールで案内しなくても、簡単に共有することができます。
【いいね】
共有しても、本当に見てくれてるのかな、と不安になることもあるかもしれませんが、そんな場合は「いいね」機能を活用してみてはいかがでしょうか。
リックソフトでは、ページを共有されたときや、なにかコメントをされて特に返信をしなくてもいいけど、見たよと伝えたい時に「いいね」を押すようにしています。
そうすると、共有した人が確認してくれたかな～とやきもきすることもなくなり、押す方もコメントする時間が省けます。
【ウォッチ機能】
その他、ウォッチ機能というものもあり、最新情報を追いかけておきたいスペースやページをウォッチすることができます。
ウォッチしておくと、何か変更があった場合など通知が届きますので、最新情報をキャッチすることができます。
今回はもう一つ！
離れていて困ること、「「複数名で1つの資料を作るのが大変」ということです。
今までは、隣に座っていた人と「あーでもない、こーでもない」と作っていた資料も、離れているとそうはいきません。
個々にに作業することが増えますが、誰かが資料を編集していると、別の人が編集できず、待たなくてはなりません、
また他の人がどこを変更したのか、またなんで変更したのかわからなくて、その確認にも時間がかかってしまいます。
Confluenceを使うと、それが解決できます。
【同時編集機能】
Confluenceには、同時編集機能があり、同じページの別の場所を作成、編集することができます。
誰かの編集、保存待ちという無駄な時間も無くなり、思い立ったときに対応することができますね。後で修正しよう・・といって何度忘れたことか。
仕事にはスピードも重要ですから、これは嬉しい機能です。
【編集履歴】
Confluenceでは、ページの編集履歴を確認することができます。
誰かがページを編集しても、変更履歴を確認することで誰が、いつ、どこを編集したかを確認することができます。
そして私がその時、「なぜ」編集したかや、コメントを残すよう、心がけています。
特に他の人が中心となって作成していたものを勝手に変更されたら、きっといい気はしないと思います。
変更した理由を書いたりや一言添えることで、コミュニケーションのズレや無駄な衝突がぐっと減ります。
顔が見えないところで仕事をしているからこそ、そういった心遣いは重要になってきますね。
このようにConfluencenには遠隔では取りにくくなったコミュニケーションを、スムーズにとるための機能がたくさん備わっています。
でも、あくまで機能、ツールです！
私が言うまでもありませんが、コミュニケーションは気遣いや相手を思うこが大切なので、それは忘れないようにしたいですね。
ご不明な点がございましたら、お気軽に弊社にお問合せください。
また３０日の無料評価ライセンスがありますので、ぜひお試しください。
