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リックソフトブログ

2019/08/19

はじめてのWorkato勉強会:業務部、マーケティングチーム編 〜簡単なレシピを作ってみよう〜

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Author

渡辺 裕美Hiromi Watanabe

渡辺 裕美

リックソフトでは、働き方改革として、各部署の業務の効率化を推進しています。
Workatoは、様々なアプリケーションをプログラミングすることなく統合して業務プロセスを自動化することができるツールですが、特筆すべきは、非エンジニアでもレシピを作成して、アプリケーションを組み合わせて自動化することができる点です。
そこで各部署の業務効率化に役立ててもらいたいという思いから、「Workatoのレシピ作り」を体験してもらう勉強会を開きました。

今回は、業務部、カスタマーサポート部のマーケティングチームのワーキングメンバーが集い、Workatoの簡単なレシピ作りを体験してもらいました。マーケティングチームの私も参加しましたので、本日はその模様をお伝えしたいと思います。

Workato勉強会概要

講師 樋口晃
アジェンダ
  1. Workato の 概要説明
  2. ハンズオンコーナー:Workatoの機能を理解して頂くために簡単なレシピを作ってみましょう。
  3. どの業務に自動化レシピが使えるのか話し合ってみよう。

1. Workatoの概要説明

こちらは資料をダウンロードサイトより「製品紹介資料」から『Workato』を選んでダウンロードできますのでお試しください。

資料ダウンロード

2.ハンズオンコーナー:Workatoの機能を理解して頂くために簡単なレシピを作ってみましょう

今回の作成するレシピは、下記の通りです。

  • 『Jira』の課題が更新または作成されたら、『Slack』に通知される。

シナリオ

  • ユーザーが課題を作成する。
  • 報告者が自分の場合だけ、『Slack』 で自分にDMで通知する。メールでも配信する。

トリガー

  • 課題が作成または更新された時

レシピ完成品はこちら

非エンジニアの私も30分ほどで、『Jira』と『Slack』の項目を割り当てて、選択した項目を『Slack』に通知し、同様にメールにも配信するという、レシピを作成することができました。

Workatoのレシピ画面

Workatoのレシピ画面

Slackにも通知されました。絵文字も入れられます。もっとたくさんの項目を指定すれば、より詳細な情報を通知できますね。
私は個人的に、納品日(終了日)を確認しながら、仕事を担当者に振り分けることができるので、使いやすさを感じでいます。

Slackにも通知

メールにも通知できました。こちらはすでにテンプレートが用意されており、それを使いました。

メールにも通知

3.どの業務に自動化レシピが使えるのか話し合ってみよう。

業務部門では、Webサイトからの評価ライセンス依頼でJira課題が作成され、担当者が承認処理をして課題が完了になったら(トリガー)

  1. ユーザーにメールでライセンス送信する
  2. ヘルプデスクにユーザーを登録する。

上記の作業をWorkatoレシピで実現できないか、他に営業プロセスを自動化することができるのではないかと話し合っていました。

マーケティング部門ではというと、Amazonにガイドブックの注文があったら、現在手動で行なっているJiraへの起票をWorkatoで連携して自動化し、 Slackで担当者をアサインして、ガイドブック発送担当へ通知できないかどうかを話し合いました。

部署間をまたぐ業務は、Workatoで連携して、Slackで通知するのが効率的で、漏れがありませんね。
また、議事録などもSlackで招集したメンバーや、Zoomなどから録音したものをWorkato経由で自動作成できるみたいです。

まとめ

働き方改革ですから残業しないで帰りましょうと言われても、実際の作業を効率化させられなければ作業量は変わらずジレンマがストレスになったり、ツールを導入してもなかなかみんなが使ってくれないなどの課題もよく聞きます。

今回のように勉強会でWorkatoのレシピ作りを実際に体験することで、その現場や部門にいる人にしかわからない課題や悩みがあると思いますので、各々の部署が自発的に考えて進めていくきっかけになれば、またツールもうまく部署へ浸透していくのかなと思いました。

下記の予定で無料セミナーを行いますので、もし少しでもご興味のある方は、是非ご参加ください。

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製品についてはこちらをご覧ください。

Workato

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