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2019/04/12

日常の業務を効率化し生産性を上げる:Alfrescoで働き方改革

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夏橋 美佐Misa Natsuhashi

夏橋 美佐

こんにちは。リックソフトの夏橋美佐です。

「みなさんはファイル管理をどのようにされていますか?」
「日々の業務で場当たり的にファイルを保存していたので、気がつけばパソコンは不要なファイルで溢れ、フォルダの階層も迷路になってしまった。そのせいで欲しい情報や必要なデータが見つからないという経験はありませんか?」

保存するときは「わかりやすいフォルダ名」「検索されやすいファイル名」などで保存しているはずなのに、必要なときにファイルを探してみると、探している時間が長いなと感じます。
いつか整理しなきゃと思いつつ、日々増えていくファイルに管理を怠ってしまい、収拾がつかなくなってきています。これを簡単に管理できたら仕事がスムーズに行え、生産性も上がるのではと思いながらもなかなか手をつけられない。
いま流行りのデジタルトランスフォーメーションをしたいけど・・・。

「みなさんも同じように思われていませんか?」

今回はこういった管理を円滑に行えるコンテンツ管理ツール、「Alfresco」をご紹介したいと思います。

1.ファイル管理を行う

ファイルの管理というとふんわりとした感じがしてしまいますが、下記のようなことを円滑に行い、生産性の高い業務を行いたいという人は多いと思います。目的としてはこんな感じかと思います。

  • 欲しいファイルにすぐにたどり着く
  • 不要なファイルを持たない
  • ファイルの保存場所を間違わない

営業活動を行えば、自然とファイルは増えていきます。例えば、取引先が増えれば契約書だったり見積書だったりと何かしらのファイルが増えていきます。過去のデータは取っておくのが風習ですので、減ることはほとんどありません。膨大なファイル数から欲しいファイルを探すのは時間が経てば経つほど困難になっていきます。まずはAlfrescoを使ってどのようにファイル管理を標準化できるかを紹介します。

2.フォルダのテンプレート化

例えば取引先ごとにフォルダを作成して、その中に見積書、仕様書、設計書・・・といったフォルダを作成していくことがあったとします。よくイベントのデモでお客様から聞くお話ですが、「みんなルールを守らない。」、「ファイルを本来置く場所以外に置いたり、フォルダの構成がルール通りでない」といったお話を聞きます。

Alfrescoではフォルダをテンプレート化することができます。フォルダが作成されるのも一瞬ですので、一度ルールを決めてテンプレート化したら、それ以降は全て同じフォルダ構成になりますので業務を標準化することができます。そして、間違いを削減することができます。標準化できればファイルを探す時間も削減できますし、業務の生産性を向上させることが可能になります。

1.サイトスペースで「テンプレートからフォルダを作成する」を選択します。

テンプレートからフォルダを作成するぐ

2.「見積書」、「請求書」、「注文書」フォルダが作成されます。このようにフォルダの階層を標準化することができます。

階層を標準化

また、テンプレートにはファイルを含めることができますので、報告書の作成はこのファイル、提案書についてはこのファイルを使うようにといったことも可能です。ECRSの原則に則って標準化による業務効率化を実現できます。

3.コントロールドキュメント

企業活動を行う上で、成果物のそのほとんどがドキュメントになります。例えば設計の部門では製品を設計するだけでなく、設計仕様書や評価報告書などたくさんのドキュメントを作成することになります。プロジェクトを開始したり普段の業務を行う上で、WBSを作成したり、成果物のマイルストーンなど作業の計画を立ててから作業に取り掛かる場面を考えます。こんな時にAlfrescoのコントロールドキュメントの機能を使うと、最終成果物のひな型を簡単にリストアップすることができます。

まずはExcelでドキュメントの一覧を作成します。
リストの中にはプロジェクトの工程ごとに残すドキュメントとそのドキュメントの番号、作成担当者などの情報を含めます。

Excelでドキュメントの一覧を作成

このファイルを下記フォルダに置きます。このフォルダには他のファイルやフォルダがないことが確認できます。

他のファイルやフォルダがないことが確認

このExcelファイルをAlfresco上の該当フォルダへ格納し、アスペクトを追加します。
するとドキュメントのリストに従って文書のひな型が作成されます。

アスペクトを追加

アスペクトを追加

Alfrescoではドキュメントのプロパティでそのドキュメントにステータスを持たせることができます。ステータスはアイコン表示されますのでどのような状態かを一目で確認することができます。

ドキュメントにステータスを持たせる

また、スマートフォルダの機能を利用して承認済みのものだけを表示するフォルダや作業前のものだけを表示するフォルダでステータス情報ごとにドキュメントの進捗状況を確認することができます。
これをダッシュボードに表示すれば、グラフで進捗状況を確認することも可能になります。

グラフで進捗状況を確認

グラフで進捗状況を確認

コントロールドキュメントについてはこちらの動画もご覧ください。ドキュメントが作成される様子を動的にご確認いただけます。

スマートフォルダについては下記ブログで紹介しております。こちらも併せてご覧ください。

イベント報告:業務自動化カンファレンス2019 東京

このようにAlfrescoを導入すれば、日常の煩雑な管理を自動化でき標準化された手戻りの少ない業務を実現することが可能になります。Alfrescoで生産性の向上を実現する「働き方改革」をしてみませんか。

製品についてはこちらからご覧ください。

Alfresco

また何かご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。

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