メールマガジン｜2018.08.07 プロジェクトの進捗把握の負担を軽くしませんか/無料セミナーご案内

プロジェクトの進捗把握の大変さについて

私達はお客様とお話をする機会が多くあります。「今の業務を改善するためにどうしたら良いか」というご相談を受けるのですが、そんなお客様がよく言われるのは、

• プロジェクトの進捗状況を更新するのに時間がかかってしまい、プロジェクト進行作業の負荷も高い

という点です。多くのお客様は、Excel でプロジェクト計画（スケジュール）を立案して共有されています。はじめにスケジュールを立てるのも大変ですが、さらに大変なのはプロジェクト期間を通じて情報を更新し続ける点です。メンバーからの進捗報告の反映、スケジュールの遅れや追加で必要になった作業の調整、担当者の調整など。

このためExcelファイルが個人毎に複製されていたり、様々なバージョンが作成されたりして収集がつかなることがあります。現実と資料が乖離して最後は誰もメンテナンスしなくなったりという事もよく聞きます。

さらにスケジュールを修正したら、変更箇所の情報共有、進捗情報なども集計して報告する必要もあります。そういう資料作成にも時間がとられてしまって、本来のプロジェクト管理業務に時間が割くことができません。

WBS ガントチャートを導入すると

WBS ガントチャートは、 プロジェクト管理ツールである JIRA ファミリーの機能を拡張するアドオン製品で、当社が開発した製品です。
スケジュールの作成と共有、進捗情報の入力や共有ができます。 スケジュールを修正して保存したタイミングで、担当者には通知が送信され、変更箇所を共有することができます。

WBS ガントチャートを導入すると、「進捗情報の収集」、「資料の共有」などのプロジェクト管理者の負荷を減らす事ができます。

WBS ガントチャートのWBS とスケジュール画面

担当者が自分のタスクの状況を登録しますと、スケジュール情報に反映れます。
プロジェクト管理者は進捗状況を確認し、必要なら担当者に直接状況を確認したりという本来のPMの業務に専念する事ができます。

また、WBS ガントチャートには Excel ファイルにエクスポートする事もできますので、プロジェクトのある時点の断面を保管したり、外部の人への報告用に Excel 資料を利用する事もできます。

ツール効果的に導入するために

WBS ガントチャートを導入して業務の効率化に成功している事例は多数あります。

ご参考：導入事例 - 三井生命保険株式会社様

ですが、ただ導入しただけでは業務は改善しません。ここで効果的に導入するためのポイントをご紹介します。

WBS ガントチャートで進捗会議を

新しいツールを導入して、情報を入力するというのは、やらされる側にとっては面倒です。誰も役に立つかどうか解らない情報の登録はやりたがらないものです。そのためにまず、進捗会議ではWBS ガントチャートの情報を元に状況を確認する事をお奨めします。

担当者の進捗登録時に、情報は共有されていますので、進捗会議では本来の目的である「遅れの原因の共有」や「今後の対応」についてより時間を割けるようになり、進捗会議の時間も短くできます。

プロジェクト管理、進捗管理に役立つとわかってもらえれば、情報は自発的に登録されていくでしょう。

ベースラインとマイルストーンの活用

WBSガントチャート導入の一番のメリットは「プロジェクトの終了がいつになるかの予測ができる」という点です。

• タスクのスケジュールを変更すると、影響をうける後続のタスクはリスケされますので、一つのタスクの影響がどのようになるのかを把握できます。
• プロジェクト期間中にスケジュールを変更した場合、元の予定と比較したい場合があります。その場合は、ベースラインという機能で元の予定と比較をする事ができます。
• スケジュールの中には「この日までに設計作業をすべて終わらせて仕様を Fix しなければいけない」というマイルストーンが設定されます。WBSガントチャートにはマイルストーンを表示する機能もあります。

進捗の管理が大変だ、脱Excelしたい、ガントチャートを使いたいなどございましたら、お気軽にお試しください。

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ただ今、WBS Gantt-Chart for Jira割引キャンペーン実施中ですので、この機会にぜひお試しください。

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