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2019/11/20

Alfresco 便利な機能のご紹介:Alfrescoでらくらくメール管理

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鈴山 勇生Yuki Suzuyama

鈴山 勇生

こんにちは!今回は「文書管理ツールAlfresco」×「メール」のコラボレーションについて、紹介したいと思います。

社会の情報化とともに親しまれた「メール」。初期の携帯電話に「メール」機能が実装されたとき、人々の生活をガラリと変えるインパクトを与えた記憶が今でも思い出されます。
現在でもコミュニケーションツールとして広く使われている「メール」ですが、見られなかったり、返信がなかったり、とにかく多すぎて困ったりと、いろいろなご意見をお聞きします。

「メール」は人とのやり取りが情報として記録されているツールでもあります。「メールが多すぎて困る。。でも削除するのはちょっと。。」という方もいらっしゃるのではないかなと思います。メールには重要な情報がたくさん含まれており、単なるやり取りではなくナレッジ(文書)として管理できたら皆さんの情報資産になることは間違いありません。

では、メールを文書(コンテンツ)として取り込み、文書管理ツールAlfrescoでナレッジとして管理できる機能をご紹介いたします。

1.Alfrescoにメールを取り込む

Alfrescoは文書などのコンテンツを管理するソフトウェアで、プロセスを自動化し効率の良い業務支援を実現することができます。
AlfrescoはSMTPサーバーを内蔵しており、設定するとリポジトリ内にメールをコンテンツとして直接格納することができます。

メーラーでキーワードを検索してもなかなかヒットしなかったり、ほしい情報がなかなか見つからず時間を掛け過ぎてしまった経験がある方は多いのではと予想します。Alfrescoはコンテンツ内を全文検索し、サーチ速度が速い特徴があります。検索機能については前回のこちらのブログをご覧ください。

スマートな検索で必要な情報に最速で到達!:コンテンツ管理ツール『Alfresco』の便利な使い方

メールをコンテンツとして取り込み、Alfrescoの検索機能を使うことでほしい情報へのアクセスも早くなるので効率的に業務を行うことができます。これは、メーリングリストなどのグループアドレスを使っているような場合に威力を発揮すると思います。
例えば、サブジェクトを見て関係なさそうだなと思った時にメールを開ける方は少ないと思います。そして誰かが見ているだろうから自分は見なくても、誰かから連絡を受けるだろうなんてこともあったりするかと思います。その結果、運悪く誰も見ておらず機会損失が起こったなんてことも考えられます。

検索機能を有効活用することで業務効率を上げられますが、Alfrescoにはコンテンツの自動振り分け機能があり、会社ごとにファイルを振り分けることができます(例:取引先ごと)。これらの機能を使えばメールを取引先ごとや機能別に分けることも自動で行うことができます。
また、メールの添付ファイルもコンテンツとして取り込み、それらをメール本文と添付ファイルと別々に分けることも可能です。

自動振り分け機能

自動振り分け機能

取り込んだメールプロパティを確認すると、どれがこのメールに関連しているかが分かります(残り2つの添付ファイルと、HTMLメールが結び付いている)。また、メールヘッダの情報もプロパティとして取り込まれていることも確認できます。

メールプロパティを確認

2.設定方法

メールの設定は、「http://:8080/alfresco/service/enterprise/admin」より行います。

「着信Eメール」設定のパラメータを下記に記載します。

「着信Eメール」設定のパラメータを記載

設定パラメータ

着信Eメール
有効 有効/無効を設定します
SMTP認証有効 SMTPの利用に認証が必要な場合、チェック
不明なユーザー 後述のEメールに認証グループに属していなくても、このユーザーからのメールは受信して取り込みます。
許可する送信者 特定の送信者だけを許可する場合には、ここに記述します。正規表現が利用できます。
Eメールサーバのドメイン このAlfrescoがメールサーバを持ちますが、そのドメインを設定します
ブロックする送信者 特定の送信者をブロックするには、ここに記述します。正規表現が利用できます。
重複メッセージの上書き チェックすると、重複するメッセージがある場合には、上書きします。
サーバの最大接続数 このAlfrescoにSMTP接続許可する最大数
Eメールの認証グループ ここで指定したグループに属するメンバーは、Eメールを送信してリポジトリにコンテンツを追加できます。
トランスポート層セキュリティ(TLS)
TLS対応 メールサーバ接続に、TLSを利用する場合に利用します。無効・非表示(EHLOコマンドではTLSのサーバ対応を非表示する)・有効(EHLOコマンドでTLSのサーバ対応を表示する)・必須を選択できます。

1.メールをAlfrescoに送信できるユーザーを「EMAIL_CONTRIBUTORS」のグループに追加します。

「EMAIL_CONTRIBUTORS」のグループに追加

2.メールを格納するフォルダを作成し、フォルダにEメールエイリアス(emailserver:aliasable) アスペクトを追加します。

※フォルダ作成

フォルダ作成

※アスペクトの追加

アスペクトの追加

3.Outlookとの連携(オプション機能)

「Alfresco Outlook Client」というオプション機能を追加することでOutlookと連携することができます。
このオプションを追加すると、下記のようなことができるようになります。

  • OutlookからのAlfrescoへのアクセス
  • メールのアーカイブ
  • Alfresco内の検索
  • 検索結果のプレビュー
  • メールに対するコンテンツの添付またはそのリンクの貼付け

このようにユーザーが利用しやすいところからもアクセスすることができます。

Outlookとの連携

このように上Alfrescoの機能はさまざまな利用シーンで活用することができます。
多機能で難しいと感じることがあるかもしれませんが、業務プロセスを簡素化し、効率的な業務を実現できます。今後も使える便利機能を紹介していきます。

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